Organizuj wydarzenia, które napędzają Twój biznes

Organizujesz eventy? Zadbaj o VAT na każdym etapie!

Planujesz konferencję, koncert, targi, wystąpienia artystyczne czy szkolenie w innym kraju UE? Pamiętaj – zasady VAT w branży eventowej są wyjątkowe i różnią się w zależności od lokalizacji wydarzenia. To może oznaczać konieczność rejestracji do VAT w kraju, w którym odbywa się event. 

Kiedy musisz o tym pomyśleć?

• Sprzedajesz bilety na koncert, konferencję czy targi – zarówno dla osób prywatnych (B2C), jak i firm (B2B). 
• Organizujesz wydarzenie poza Polską – np. we Francji, Hiszpanii czy Włoszech. 
• Udostępniasz wejściówki na wydarzenia – miejsce opodatkowania to zawsze kraj, w którym odbywa się wydarzenie. 

Co to oznacza w praktyce?

• Rejestrację do VAT w kraju, gdzie odbywa się event. 
• Rozliczenie lokalnego VAT według obowiązujących stawek. 
• Wystawianie faktur z lokalnym VAT – nawet dla klientów B2B (tu nie działa zasada odwrotnego obciążenia). 
• Składanie lokalnych deklaracji VAT.

Dlaczego warto zadbać o VAT od początku?

• Zminimalizujesz ryzyko dodatkowych kosztów związanych z korektami i odsetkami.  
• Unikniesz kar finansowych za brak obowiązkowej rejestracji 
• Ułatwisz sobie dalszą działalność i unikniesz niepotrzebnych problemów z lokalnymi urzędami skarbowymi 

Skup się na organizacji wydarzenia – my zajmiemy się formalnościami!

Zamiast śledzić zmieniające się przepisy w każdym kraju, możesz skoncentrować się na tym, co robisz najlepiej. My zajmiemy się całą obsługą VAT – bez względu na to, gdzie odbywa się Twój event. 

Czytaj więcej o usłudze rozliczeń VAT

Zrównoważone eventy w praktyce – od koncepcji po realizację 

Agencje eventowe, organizatorzy konferencji, festiwali, targów czy imprez sportowych mają jeden wspólny mianownik: presję czasu i wiele zmiennych wpływających na ich funkcjonowanie. Kierowanie się zasadami zrównoważonego rozwoju w tym obszarze ma pomóc w organizacji, zabezpieczać ryzyka i realnie obniżać koszty operacyjne.  

Systemowe podejście do zarządzania podwykonawcami

Na sukces wydarzenia pracuje kilkadziesiąt, czasem kilkaset podmiotów: zarządca terenu lub obiektu, technika, scenografia, agencje pracy, transport, druk, strefy partnerów. Bez odpowiedniego systemu zarządzania łatwo o wpadki – od błędów w dokumentacji po problemy przy kontroli BHP czy PIP. 

Jak pomagamy?

• Wpieramy w analizie kluczowych ryzyk operacyjnych i finansowych. 
• Tworzymy system weryfikacji dostawców: prawo pracy, warunki socjalne, praktyki zakupowe, gospodarka odpadami, ślad węglowy. 
• Pomagamy w opracowaniu kodeksu dostawcy jako elementu umowy (m.in. zapisy dotyczące zużycia paliw, źródeł energii, substytutów dla jednorazowych materiałów, minimalnych stawek dla personelu). 

Efekt? Mniej nieplanowanych kosztów, płynniejsza współpraca ze sponsorami. 

Strategia ESG dla agencji i organizatorów

Strategia zrównoważonego rozwoju ma przede wszystkim być spójna ze strategią biznesową i wspierać Twoją firmę. Projektujemy ją tak, by działała w relacjach B2B, B2C i złożonych projektach. 

Czytaj więcej

Co zyskujesz?

• Strategię ESG z mierzalnymi celami i harmonogramem wdrożenia, spójną z wymaganiami dyrektywy CSRD, ISO 20121 i wymaganiami platform ratingowych (np. EcoVadis czy CDP). 
• Polityki i standardy do świadomego zarządzania procesami.  
• Szablony pod kryteria zamówień publicznych i briefy korporacyjne – tak, by konkursy punktowały Twoje realne działania. 

Efekt? Większa wiarygodność w oczach partnerów i przewaga w konkursach ofert. 

Ślad węglowy wydarzenia – policzony, zredukowany, udokumentowany

Największy wpływ na ślad węglowy wydarzenia ma transport uczestników i ekip wykonawczych, catering oraz zużycie energii i materiałów. Wspieramy Twoją firmę w procesie liczenia i opracowania realnego planu redukcji emisji gazów cieplarnianych. 

Czytaj więcej

Jak pracujemy?

• Obliczamy ślad węglowy zgodnie z GHG Protocol (Zakres 1, 2 i 3) dla pojedynczego wydarzenia, cyklu eventów lub całej agencji. 
• Opracowujemy kalkulator emisji dopasowany do Twoich potrzeb (konferencja, festiwal plenerowy, targi, roadshow, hybryda/online). 
• Pomagamy w ustaleniu „Carbon budget” na projekt, czyli limitu emisji GHG na uczestnika oraz analizujemy różne scenariusze realizacji. 
• Tworzymy plan redukcji z realnymi do wdrożenia celami dekarbonizacji. 

Efekt? niższe koszty paliwa i materiałów, przewidywalny budżet energii, mniej kontenerów z odpadami, wiarygodny raport dla sponsorów. 

Dlaczego warto z nami współpracować?

W EFF łączymy standardy ESG z praktyką organizacji eventów. Wiemy co jest naprawdę ważne dla stage managera, działu technicznego, cateringu i sponsora. Pomagamy agencjom zdobywać punkty w przetargach, a organizatorom spełniać wymagania takie jak: redukcja odpadów, mniejszy ślad węglowy, lepsze doświadczenie uczestników i spokój przy audytach. 

Zgodność z przepisami ROP dla wydarzeń międzynarodowych

Koordynatorzy wydarzeń współpracują z dziesiątkami, a często setkami dostawców i uczestników z całej Europy oraz spoza niej. Bez właściwej koordynacji obowiązki EPR oraz dane raportowe mogą zostać pominięte na styku poszczególnych podmiotów lub pozostać bez jednoznacznie przypisanej odpowiedzialności.

Dzięki naszemu podejściu „one-stop-shop” w zakresie zgodności z EPR na terenie UE i Wielkiej Brytanii wspieramy podmioty z branży eventowej w uporządkowaniu rosnącej złożoności regulacyjnej. Zapewniamy ustrukturyzowane, kompleksowe wsparcie obejmujące cały proces, od identyfikacji obowiązków po raportowanie, zaprojektowany z myślą o wyjątkowych potrzebach oraz specyfice branży.

Odpowiedzialność bez wątpliwości

W organizację wydarzeń zaangażowanych jest wiele stron: firmy cateringowe, sprzedawcy gadżetów, wystawcy, sponsorzy czy operatorzy logistyczni. Ustalenie, kto w świetle przepisów jest prawnie uznawany za „producenta” w rozumieniu EPR, jest w takim przypadku znacznie bardziej złożone niż w tradycyjnym modelu działalności stacjonarnej i może prowadzić do powstania ukrytych zobowiązań.

Co zyskujesz?

• Klarowność co do obowiązków – analizujemy Twój łańcuch dostaw i precyzyjnie określamy, w których obszarach posiadasz status producenta (opakowania, sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie i inne regulowane strumienie).
• Uporządkowanie podziału odpowiedzialności między dostawcami – weryfikujemy umowy z dostawcami i wspieramy prawidłowe przypisanie obowiązków.
• Objęcie pełnego zakresu materiałów – dbamy o to, aby zarówno import, działania brandingowe, jak i dystrybucja na miejscu zostały ujęte w analizie i raportowaniu.

Efekt: Unikasz ukrytych zobowiązań i masz pewność, że w każdym kraju UE i UK odpowiedzialność prawna została przypisana właściwemu podmiotowi.

Spójne dane bez nieścisłości

Audyty odpadów przeprowadzone podczas dużych festiwali wskazują na istotne luki w danych: dostawcy często nie są w stanie przekazać informacji o masie odpadów opakowaniowych, składzie materiałowym czy wolumenach. Wystawcy nierzadko przekazują dane niepełne lub niespójne. Czynniki te bezpośrednio przyczyniają się do powstania ryzyka niezgodności z wymogami raportowymi EPR.

Co zyskujesz?

• Standaryzacja danych od wszystkich dostawców – dostarczamy ustrukturyzowane szablony zbierania danych dla cateringu, sprzedawców gadżetów, wystawców i operatorów logistycznych.
• Konsolidacja raportowania – przekształcamy dane od dostawców oraz dane odpadowe w raporty przygotowane do złożenia w odpowiednich systemach EPR.
• Rzetelne uzupełnianie nieuniknionych luk – w przypadku braków danych stosujemy metody szacunkowe akceptowane przez organy nadzorcze i właściwe systemy.

Efekt: Otrzymujesz kompletny zestaw danych EPR przygotowany w sposób umożliwiający jego weryfikację – nawet jeśli dostawcy nie dysponują pełnymi informacjami.

Wysoka skala, uporządkowany proces

Zgodnie z danymi AGF & European Festivals Association europejskie festiwale i koncerty generują od 2 do 5 kg odpadów na uczestnika, z czego 60–80% stanowią jednorazowe opakowania po żywności i napojach. Obecnie podlegają one krajowym systemom EPR, a opłaty – szczególnie w przypadku tworzyw sztucznych i materiałów wielomateriałowych – systematycznie rosną.

Co zyskujesz?

• Jasne określenie obowiązków dla każdego strumienia materiałowego – ustalamy, które elementy wymagają rejestracji w ramach systemów EPR w poszczególnych krajach.
• Zapewnienie poprawności raportowania – zbieramy, standaryzujemy i przygotowujemy dane opakowaniowe do zgłoszenia w odpowiednich systemach.
• Centralizacja procesów EPR – koordynujemy zgłoszenia oraz komunikację z lokalnymi organizacjami odpowiedzialności producenta (PRO, ang. Producer Responsibility Organisations) w ramach jednego, skonsolidowanego procesu.

Efekt: Zachowujesz pełną zgodność z przepisami przy minimalnym obciążeniu administracyjnym.

Regulacje pod kontrolą

Trasy koncertowe, międzynarodowe targi czy wielokrajowe wydarzenia sportowe podlegają odmiennym regulacjom EPR w każdym państwie. Różnice znacząco dotyczą m.in. definicji „wprowadzenia do obrotu”, progów rejestracyjnych, częstotliwości raportowania czy struktury opłat.

Co zyskujesz?

• Stały monitoring zmian prawnych – śledzimy regulacje EPR w UE i UK, pomagając Ci odpowiednio wcześnie reagować na zmiany.
• Precyzyjne określenie obowiązków – analizujemy Twoje materiały i procesy, aby potwierdzić zakres odpowiedzialności w każdym kraju.
• Uproszczenie rejestracji wielokrajowych – koordynujemy współpracę z lokalnymi PRO i terminy raportowe, zapewniając jedno skonsolidowane zestawienie zamiast wielu odrębnych raportów krajowych.

Efekt: Osiągasz pełną zgodność regulacyjną na wielu rynkach przy minimalnym nakładzie administracyjnym.

Dlaczego warto współpracować z EFF?

• Jeden partner dla potrzeb ESG i compliance w ramach zintegrowanego wsparcia
• Indywidualne, proaktywne wsparcie dedykowanego zespołu
• Doświadczenie w zakresie EPR, regulacji lokalnych i zgodności międzynarodowej
• Elastyczne, opłacalne rozwiązania dopasowane do rozwijających się organizacji
• Skalowalne usługi ESG dostosowane do potrzeb operacyjnych i celów zrównoważonego rozwoju

Nie pozwól, aby złożoność regulacji hamowała rozwój Twojej działalności. Skontaktuj się z nami, aby umówić indywidualną konsultację i efektywnie uporządkować proces zgodności z EPR w sposób szyty na miarę Twojej organizacji.