Blog

Raportowanie emisji oraz zagadnień związanych z ryzykiem klimatycznym stało się obecnie niezwykle ważnym obowiązkiem dla firm produkcyjnych działających na terenie Unii Europejskiej. Przepisy prawne ewoluują, a do tego dochodzi coraz większa presja ze strony inwestorów i klientów – wszystko to sprawia, że przedsiębiorstwa muszą przywiązywać większą wagę do zarządzania swoimi danymi środowiskowymi. Jednym z najbardziej rozpoznawalnych i powszechnie stosowanych systemów w tej dziedzinie jest CDP, czyli Carbon Disclosure Project. Jest to platforma, która od wielu lat wyznacza światowe normy w kwestii transparentności i obniżania emisji.

Dobrze opracowany harmonogram raportowania w ramach CDP to dziś coś więcej, niż tylko sposób na spełnienie wymogów prawnych. To także ważny element strategii związanej z ochroną klimatu, która może pomóc firmie w rozwoju, ograniczeniu ryzyka i wzmocnieniu jej pozycji w całym łańcuchu dostaw.

Czym jest CDP i jak wygląda proces raportowania?

CDP (Carbon Disclosure Project) jest globalną platformą ujawniania danych klimatycznych, która umożliwia przedsiębiorstwom raportowanie emisji gazów cieplarnianych we wszystkich trzech zakresach:

• Scope 1 – emisje bezpośrednie wynikające z działalności operacyjnej przedsiębiorstwa,
• Scope 2 – emisje pośrednie związane z zakupem i zużyciem energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej,
• Scope 3 – emisje generowane w całym łańcuchu wartości, obejmujące dostawców, transport, użytkowanie oraz utylizację produktów.

Raportowanie w ramach CDP umożliwia firmom szczegółową identyfikację źródeł emisji, ocenę ryzyka klimatycznego i opracowanie strategii dekarbonizacji. Na podstawie otrzymanych wyników inwestorzy, instytucje finansowe czy partnerzy biznesowi często podejmują decyzje dotyczące inwestycji albo zawierania umów. Tak przedstawione dane pomagają im zorientować się, czy firma rzeczywiście działa na rzecz ochrony środowiska.

Harmonogram działań – jak zaplanować działania raportowe w ciągu roku?

Skuteczne raportowanie CDP wymaga pracy rozłożonej na cały rok. Harmonogram powinien być zsynchronizowany z procesami finansowymi i operacyjnymi firmy.

I kwartał – przygotowanie danych i identyfikacja ryzyk

Na początku roku zwykle zbiera się informacje dotyczące zużycia energii, paliw, surowców oraz emisji, które powstają w danym okresie. Warto wtedy przyjrzeć się różnym źródłom emisji i spróbować określić, jakie ryzyka związane z klimatem mogą się pojawić. To też dobry moment, aby odświeżyć polityki środowiskowe firmy i ułożyć plan działań mających ograniczyć negatywny wpływ na środowisko. Wszystkie te informacje będą musiały zostać opisane w raporcie rocznym.

II kwartał – konsolidacja danych i weryfikacja

W drugim kwartale otwarte zostaną formularze CDP (maj–czerwiec). Firmy wprowadzają zebrane dane do systemów raportowych, najczęściej zgodnych z metodologią Greenhouse Gas Protocol (GHG).

W tym czasie firma zleca weryfikację danych swoim audytorom ESG lub korzysta z pracy wewnętrznych zespołów. Sprawdzają oni poprawność informacji oraz ich zgodność z wytycznymi Science Based Targets initiative (SBTi) i wymaganiami dyrektywy CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive).

Dobrze przeprowadzona weryfikacja pozwala uniknąć błędów, które mogłyby wpłynąć na wynik końcowy raportu.

III kwartał – raportowanie i wewnętrzna analiza

Najbardziej intensywny etap przypada na okres lipiec–wrzesień.

W połowie września firmy składają w systemie CDP raport obejmujący dane o emisjach, ryzykach klimatycznych i działaniach redukcyjnych. W tym samym czasie zespoły finansowe i ESG analizują te informacje wewnętrznie, zwracając uwagę na koszty, efektywność energetyczną oraz plany dekarbonizacji.

Na podstawie tych analiz powstaje wstępny plan działań korygujących i inwestycji, który będzie rozwijany po otrzymaniu oficjalnej oceny od CDP.

IV kwartał – oficjalna ocena CDP i planowanie nowego cyklu

W IV kwartale firmy otrzymują oficjalną ocenę CDP (score) za złożony raport. To moment, w którym organizacja konfrontuje swoje wewnętrzne wnioski z feedbackiem CDP: identyfikuje luki, priorytety i obszary wymagające przyspieszenia.

Na tej podstawie aktualizowane są wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators — KPI), wyznaczane nowe cele redukcji emisji oraz dopracowywane strategie długofalowe, spójne z polityką klimatyczną Unii Europejskiej.

Jak przygotować dane i wykorzystać narzędzia

Przygotowanie rzetelnego raportu CDP wymaga spójnych danych z całej organizacji. Najczęściej korzysta się z planowania systemów przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning – ERP) i narzędzi zgodnych z metodologią GHG Protocol, które umożliwiają automatyczne przeliczanie emisji na tzw. ekwiwalent dwutlenku węgla (CO₂e). Jest to wspólna jednostka przeliczeniowa, która pozwala ująć różne gazy cieplarniane w jednej wartości, wyrażając ich wpływ na klimat jako równoważną ilość emisji CO₂.

Coraz więcej firm wdraża także wewnętrzne systemy do raportowania i analizy danych ESG, pozwalające na bieżące monitorowanie postępów redukcyjnych oraz symulowanie efektów inwestycji w efektywność energetyczną.

Żeby wyniki były wiarygodne, dane powinny być potwierdzone audytem wewnętrznym lub zewnętrznym. Dobrą praktyką jest też korzystanie z wytycznych SBTi, które określają, jak wyznaczać realistyczne cele redukcji emisji.

Supplier Cascade i zrównoważone finansowanie

Jednym z najważniejszych trendów w raportowaniu CDP jest model kaskadowy (model Supplier Cascade). Zakłada on, że duże korporacje przenoszą wymagania środowiskowe na swoich dostawców, tworząc efekt kaskadowy w całym łańcuchu wartości.

Dzięki temu nie tylko własne emisje firmy, ale także te generowane przez partnerów handlowych, są objęte planem redukcji i raportowaniem.

Coraz częściej elementem tego modelu staje się również zrównoważone finansowanie łańcucha dostaw (Sustainable Supply Chain Finance). Jest to mechanizm, w którym warunki finansowe zależą od wyników środowiskowych dostawcy. Firmy z wyższą oceną CDP mogą liczyć na lepszy dostęp do kapitału lub preferencyjne stawki kredytowe.

Takie podejście wzmacnia odpowiedzialność w całym łańcuchu dostaw i jednocześnie przyspiesza proces dekarbonizacji w sektorze przemysłowym.

Podsumowanie

Raportowanie danych na platformie CDP to coś więcej niż tylko formalność czy zwykłe spełnienie wymagań. To narzędzie, które pomaga firmom zaplanować i wdrożyć działania dekarbonizacyjne i zbudować na tym przewagę konkurencyjną. Przemyślany harmonogram raportowania daje lepszą kontrolę nad ryzykami klimatycznymi i ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych opartych na danych. Efektem jest wyższa efektywność energetyczna oraz większa transparentność wobec inwestorów i klientów. Coraz częściej firmy wspierają ten proces dedykowanym oprogramowaniem ESG, które porządkuje dane środowiskowe i ułatwia ich wykorzystanie nie tylko w CDP, lecz także w innych obowiązkowych i dobrowolnych raportach.

Dane dotyczące emisji stały się de facto walutą zaufania w relacjach biznesowych. Dlatego właśnie konsekwencja i dokładność w raportowaniu na poziomie CDP mogą przesądzić o pozycji przedsiębiorstwa w globalnych łańcuchach wartości.

Podobnie jest z oceną kredytową z tą różnicą, że w tym przypadku dotyczy to kredytu zaufania na rynku ekologicznym. W ten sposób odpowiedzialne firmy budują swój wizerunek, a także realne fundamenty pod przyszły rozwój.

Źródło:

CDP & HSBC. (2024). CDP Global Supply Chain Report 2024: Scope 3 rising – navigating the path to supplier climate action. CDP Worldwide.

Amazon to dziś globalny ekosystem handlu elektronicznego, a nie tylko „duży sklep internetowy”. Jako sprzedawca, możesz dotrzeć tam do setek milionów aktywnych klientów, niezależnie od tego, czy prowadzisz lokalną markę, czy działasz w kilku krajach. Dla Twojej firmy to bardzo silny kanał sprzedaży, którego nie warto ignorować.

Podobnie działają inne marketplace’y, takie jak Allegro czy eBay. Niezależnie od rynku schemat jest podobny: Twoja firma oferuje produkty za pośrednictwem platformy, a transakcja finalizuje się po stronie klienta końcowego. Z punktu widzenia VAT taki układ często tworzy tzw. model łańcuchowy, w którym musisz dobrze zrozumieć, kto za co odpowiada i gdzie faktycznie powstaje obowiązek podatkowy.

Amazon w Europie – jeden ekosystem, wiele rynków

Amazon w Europie to przede wszystkim jeden wspólny ekosystem sprzedaży. Jako sprzedawca możesz korzystać z jednego konta, żeby działać na dziesięciu europejskich sklepach Amazona (m.in. Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it, Amazon.es, Amazon.pl, Amazon.nl, Amazon.se, Amazon.com.be i Amazon.ie). Wszystkim zarządzasz z jednego panelu – ofertą, cenami i stanami magazynowymi.

Dzięki temu zyskujesz potencjalny dostęp do ponad 500 mln konsumentów w 14 krajach Europy i około 200 mln aktywnych użytkowników. To skala, którą samodzielnie trudno byłoby Ci osiągnąć, zwłaszcza w krótkim czasie.

W 2024 roku przychody firmy wyniosły ok. 638 mld dolarów, a prognozy na koniec 2025 roku mówią już o poziomie ok. 700 mld dolarów. Platforma ma ponad 310 mln klientów na świecie, a jej strony są odwiedzane ponad 2,5 mld razy miesięcznie. To skala, do której dołączysz jako sprzedawca, wchodząc na ten kanał sprzedaży. Twoja firma też może być jedną z nich, jeśli dobrze zaplanujesz wejście na ten kanał sprzedaży.

Ekosystem narzędzi Amazona – operacje, widoczność i wiedza

Poza dostępem do klientów Amazon daje Ci również narzędzia, które ułatwiają codzienne zarządzanie sprzedażą i operacjami. Dzięki nim, nie musisz budować własnych systemów od zera, tylko korzystasz z gotowej infrastruktury platformy.

Punktem wyjścia jest panel Seller Central. To Twoje “centrum dowodzenia”, gdzie ustawiasz ofertę, monitorujesz stany magazynowe, zarządzasz cenami i promocjami. Masz też dostęp do raportów, które pokazują m.in. kondycję zapasów, wiek towaru i rotację asortymentu. Dzięki temu szybciej identyfikujesz obszary ryzyka wystąpienia niedoborów oraz te, w których nadmierne stany magazynowe zamrażają kapitał.

Bardzo ważnym ogniwem całego systemu jest program Fulfillment by Amazon (FBA). W tym modelu wysyłasz swoje produkty do centrów logistycznych Amazona, a platforma przejmuje magazynowanie, kompletację, pakowanie, wysyłkę, obsługę klienta i zwroty. Korzystasz więc z rozbudowanej sieci logistycznej bez inwestowania we własną infrastrukturę. W zamian musisz trzymać się zasad etykietowania, przygotowania przesyłek i zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach.

Warstwę popytową wspierają narzędzia reklamowe Amazona. Sponsored Products to reklamy rozliczane w modelu CPC, które promują konkretne oferty w istotnych momentach ścieżki zakupowej i są nastawione na bezpośredni wzrost sprzedaży. Sponsored Brands pozwala z kolei budować markę. Korzystasz z banerów z logo, nagłówkiem i zestawem produktów, które pojawiają się w widocznych miejscach wyników wyszukiwania i dobrze współgrają z Twoim Brand Store.

Całość domyka Seller University, czyli bezpłatne centrum wiedzy z kursami, materiałami wideo, przewodnikami i webinarami. Możesz tam przejść przez podstawy, takie jak wystawianie produktów, ustalanie cen czy wybór sposobu realizacji zamówień. Z czasem nauczysz się optymalizacji wyników i przygotowywania reklam. Z perspektywy modelu łańcuchowego ten ekosystem jest ważny, bo pokazuje, które funkcje sprzedażowe, logistyczne i marketingowe realizujesz Ty, a które przejmuje Amazon.

Sprzedaż na marketplace’ach w modelu łańcuchowym

Kiedy wchodzisz na Amazona lub inny marketplace, Twoja sprzedaż przestaje być prostą relacją „sprzedawca–klient”. Z perspektywy VAT często zaczyna przypominać model łańcuchowy.

W takiej sytuacji w jedną fizyczną dostawę towaru jest zaangażowanych kilka podmiotów. To możesz być Ty jako sprzedawca, ale też pośrednicy, operator logistyczny, podmiot pobierający płatność czy dostawca usług reklamowych.

Na gruncie prawa podatkowego występują tu odrębne czynności opodatkowane: dostawa towarów i świadczenie usług. Dla klienta końcowego nadal wygląda to jednak jak jedno, proste zamówienie na Amazonie.

W takim układzie formalnie sprzedajesz towar klientowi końcowemu (B2C). Jednocześnie kupujesz od Amazona cały pakiet usług, takich jak:

•  dostęp do marketplace’u,
•  obsługa płatności,
•  fulfillment (magazynowanie, kompletacja, wysyłka),
•  obsługa zwrotów,
• kampanie reklamowe,
• dodatkowe usługi promocyjne.

Każda z tych usług jest osobno fakturowana i rozliczana w określonej jurysdykcji podatkowej. Ma to bezpośredni wpływ na miejsce powstania obowiązku podatkowego, a także na konstrukcję ewidencji i deklaracji VAT po stronie Twojej firmy

Logistyka transgraniczna w modelu FBA

Dodatkową warstwę komplikacji wprowadza logistyka transgraniczna, szczególnie w modelu FBA. Towary często przemieszczają się między magazynami Amazona w różnych państwach UE. Fizycznym przemieszczeniem zarządza platforma, ale skutki podatkowe obciążają Ciebie jako właściciela/kę towaru.

Z perspektywy VAT może to oznaczać m.in.:

• wewnątrzwspólnotowe przemieszczenia własnych towarów,
•  obowiązek rejestracji VAT w kilku krajach,
• korzystanie z procedur takich jak OSS,
• konieczność precyzyjnego przypisania transportu do właściwej „dostawy” w łańcuchu.

Kontrola podatku w takim modelu nie sprowadza się tylko do poprawnego wystawienia paragonu lub faktury dla klienta. Musisz nadzorować cały łańcuch transakcji. Zaczynasz od konfiguracji konta i parametrów logistycznych (np. w jakich krajach przechowywany jest towar), przechodzisz przez analizę raportów Amazona, a kończysz na poprawnym rozliczeniu poszczególnych usług i przemieszczeń w rejestrach VAT.

Podsumowanie

Na marketplace’ach takich jak Amazon dostajesz coś więcej niż „miejsce na ofertę”. Korzystasz z gotowej infrastruktury: magazynów, logistyki, systemów płatności, reklam i narzędzi analitycznych. Często jedno konto sprzedawcy wystarczy, żeby skalować sprzedaż na kilka krajów, bez budowania całego procesu od zera po swojej stronie.

Z punktu widzenia VAT wchodzisz jednak w model łańcuchowy. Obok Twojej sprzedaży B2C pojawiają się usługi świadczone przez marketplace i transgraniczne przemieszczenia towarów. Dlatego musisz dokładnie wiedzieć, kto w tym łańcuchu za co odpowiada, gdzie powstaje obowiązek podatkowy i jak to poukładać w systemie VAT. Dzięki temu rozwijasz sprzedaż na marketplace’ach, a jednocześnie zachowujesz pełną kontrolę nad rozliczeniami podatkowymi.

W momencie gdy wychodzisz ze sprzedażą poza Polskę, sam produkt i logistyka to za mało. Musisz zdecydować, jak poukładać rozliczenia podatkowe w różnych krajach. Na tym etapie pojawia się temat VAT OSS i lokalnej rejestracji VAT.

Nie chodzi o wybór „albo–albo”. W praktyce łączysz oba rozwiązania: korzystasz z VAT OSS tam, gdzie to możliwe, a lokalne numery VAT wykorzystujesz tam, gdzie wymagają tego przepisy i model działania Twojego e-commerce. Dzięki temu budujesz system rozliczeń, który nadąża za rozwojem Twojej sprzedaży, zamiast ją ograniczać.

Czym jest VAT OSS? 

VAT OSS (One Stop Shop) to system, który pozwala Ci rozliczać VAT od sprzedaży do konsumentów w innych krajach UE za pomocą jednego, zbiorczego rozliczenia. Zamiast rejestrować się osobno w każdym państwie, w którym masz klientów, korzystasz z elektronicznego portalu w jednym kraju, tzw. państwie identyfikacji.

System VAT OSS zastąpił wcześniejszy MOSS (Mini One Stop Shop) i ma szerszy zakres. Obejmuje trzy schematy: non-Union, Union oraz importowy (IOSS). Dzięki temu możesz objąć OSS-em zarówno usługi, jak i sprzedaż towarów na odległość, w zależności od tego, gdzie masz siedzibę i jak sprzedajesz.

W praktyce wygląda to tak, że rejestrujesz się do odpowiedniego schematu OSS w jednym państwie. Następnie składasz tam elektroniczne deklaracje VAT OSS (co kwartał lub co miesiąc – zależnie od schematu) i wykazujesz w nich sprzedaż do klientów z innych krajów UE. Ten urząd przekazuje dalej informacje i należny VAT do właściwych państw konsumpcji.

VAT OSS – dobrowolny system, konkretne obowiązki

Korzystanie z VAT OSS jest dobrowolne, ale jeśli się na niego zdecydujesz, musisz zgłaszać w nim wszystkie transakcje, które podlegają danemu schematowi. Nie można dowolnie decydować, że część sprzedaży będzie rozliczana w ramach OSS, a część lokalnie.

Ważne jest też to, że VAT OSS nie zastępuje Twoich standardowych obowiązków w kraju siedziby. Nadal składasz „zwykłą” deklarację VAT w swoim państwie, a deklaracja OSS jest dodatkiem, który obejmuje tylko transakcje kwalifikujące się do systemu.

Bez VAT OSS musisz rejestrować się do VAT w każdym państwie, w którym sprzedajesz towary lub usługi do konsumentów. OSS pozwala Ci tego uniknąć, upraszcza rozliczenia i ogranicza liczbę kontaktów z zagranicznymi urzędami skarbowymi, przy zachowaniu zgodności z przepisami w całej Unii Europejskiej.

Kiedy potrzebna jest lokalna rejestracja VAT?

VAT OSS nie zastępuje krajowych obowiązków podatkowych. To tylko dodatkowy schemat, który obejmuje wybrane transakcje B2C, a pozostałe nadal rozliczasz w „zwykłych” deklaracjach VAT w danym państwie.

Lokalna rejestracja VAT jest Ci potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy:

• masz siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności w danym kraju – sprzedaż do konsumentów w tym państwie rozliczasz w lokalnej deklaracji, bo takie transakcje nie mogą być raportowane w schemacie unijnym OSS;
  
• przechowujesz towary i sprzedajesz je jako dostawy krajowe z magazynu w danym kraju – takie transakcje mają charakter lokalny i nie kwalifikują się do OSS, więc wymagają lokalnego numeru VAT;
  
• świadczysz usługi B2C, dla których miejsce opodatkowania przypada na państwo, w którym posiadasz siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności (np. z lokalnego oddziału) – te usługi musisz wykazać w krajowej deklaracji VAT, a nie w OSS;
  
• realizujesz transakcje spoza zakresu OSS, takie jak część dostaw towarów spoza UE, towary akcyzowe czy sprzedaż B2B – tu zawsze obowiązują standardowe zasady rejestracji i raportowania w danym kraju.
  

W efekcie możesz równolegle korzystać z VAT OSS do sprzedaży transgranicznej B2C i jednocześnie możesz być zarejestrowany do VAT tam, gdzie prowadzisz realną działalność. 

Hybrydowy model rozliczeń – kiedy to najlepsze rozwiązanie?

Hybrydowy model oznacza, że część sprzedaży rozliczasz przez VAT OSS, a część w lokalnych deklaracjach VAT. W praktyce łączysz więc uproszczony system unijny z klasycznymi rozliczeniami w państwach, w których jesteś zarejestrowany/a.

Model hybrydowy jest konieczny, gdy OSS nie obejmuje wszystkich Twoich transakcji. Dzieje się tak np. gdy masz siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w kilku krajach. Korzystasz z lokalnych magazynów albo realizujesz dostawy i usługi, które trzeba wykazać w krajowej deklaracji VAT, a nie w OSS.

Taki układ jest dla Ciebie szczególnie korzystny, gdy rozwijasz sprzedaż B2C w UE, ale równolegle obsługujesz sprzedaż krajową lub B2B w różnych państwach. OSS przejmuje wtedy rozliczenia transgraniczne, a lokalne deklaracje obejmują dostawy krajowe i inne transakcje spoza zakresu systemu.

Jeśli prowadzisz szerszą działalność, np. sprzedajesz towary z magazynów w kilku krajach, korzystasz z importowego IOSS dla przesyłek do 150 euro. Równoczesne prowadzenie klasycznej sprzedaży krajowej sprawia, że hybrydowy model staje się de facto standardem. Najważniejsze jest to, żebyś miał/a jasny podział: które transakcje raportujesz w OSS, a które w lokalnych deklaracjach, zgodnie z zasadami każdego państwa.

Różnice między krajami – dlaczego jeden model nie wystarczy?

Każde państwo członkowskie UE, a także kraje spoza wspólnoty, stosują własne przepisy dotyczące rejestracji VAT, progów sprzedaży i zasad raportowania. Dlatego hybrydowe podejście do rozliczeń VAT OSS i lokalnych rejestracji jest często nie tylko korzystne, ale wręcz konieczne:

• Niemcy – to kierunek ekspansji dla polskich e-commerce. Każdy sprzedawca, który przechowuje towary na terytorium Niemiec (np. w ramach Amazon FBA), musi zarejestrować się lokalnie do VAT już od pierwszej transakcji. Nie obowiązuje tu żaden próg sprzedaży dla firm zagranicznych. Dodatkowo niemiecki fiskus wymaga prowadzenia ewidencji w języku niemieckim.
• Hiszpania – kraj o zerowym progu rejestracyjnym dla zagranicznych podmiotów. Nawet pojedyncza sprzedaż lokalna, realizowana z hiszpańskiego magazynu, wymaga numeru VAT ES. Dodatkowo obowiązuje tu system elektronicznego raportowania SII (Immediate Information Supply), który wymaga bieżącego przekazywania danych o transakcjach.
• Norwegia – mimo że nie należy do UE, jest atrakcyjnym rynkiem zbytu. Obowiązek rejestracji VAT powstaje po przekroczeniu 50 000 NOK rocznej sprzedaży. Przedsiębiorcy spoza Norwegii muszą ustanowić lokalnego przedstawiciela podatkowego. W tym przypadku procedura VAT-OSS nie ma zastosowania, dlatego rozliczenia odbywają się zgodnie z norweskimi przepisami krajowymi.

Takie różnice powodują, że przedsiębiorstwa prowadzące sprzedaż transgraniczną nie mogą polegać wyłącznie na jednym systemie. Hybrydowy model pozwala im działać elastycznie, dostosowywać się do wymogów poszczególnych administracji podatkowych i jednocześnie utrzymywać porządek w raportowaniu.

Podsumowanie 

VAT OSS i lokalna rejestracja VAT to elementy jednej układanki. Dzięki nim możesz obsłużyć sprzedaż transgraniczną B2C, a także działalność prowadzoną lokalnie w poszczególnych krajach.

Jeśli działasz na kilku rynkach, naturalnie wchodzisz w model hybrydowy. Część obrotu wykazujesz w deklaracjach OSS, a część w lokalnych rozliczeniach zgodnie z zasadami danego państwa. To zapewnia Ci porządek w danych, przewidywalność i mniejsze ryzyko sporów z administracją.

Warto, żebyś traktował/a wybór modelu rozliczeń jak decyzję strategiczną, a nie tylko techniczny obowiązek. Dobrze zaprojektowane połączenie VAT OSS i lokalnych rejestracji sprawia, że księgowość nadąża za skalą Twojej sprzedaży, zamiast być dla niej barierą operacyjną.

Literatura

European Commission, Directorate-General for Taxation and Customs Union, Guide to the VAT One Stop Shop (applicable from 1 July 2021), Brussels, March 2021.

Co jest wykazywane w deklaracji PIT-11?

• przychody,
• koszty uzyskania przychodu,
• dochody,
• pobrane zaliczki na podatek dochodowy,
• składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
• przychody zwolnione z opodatkowania: ulga dla młodych, ulga dla powracających, ulga rodzina 4+, ulga dla seniorów.

Ulga dla młodych polega na zwolnieniu z podatku dochodowego określonych przychodów uzyskanych przez podatnika do ukończenia 26 roku życia. Ulga obejmuje wyłącznie przychody uzyskane ze stosunku pracy, z umowy zlecenia, praktyki absolwenckiej, stażu uczniowskiego lub zasiłku macierzyńskiego. Limit przychodów objętych ulgą wynosi 85 528 zł, nadwyżka ponad ten limit opodatkowana jest zgodnie ze skalą podatkową. Podatnik po przekroczeniu limitu przychodów ma także prawo do skorzystania z kwoty wolnej od podatku dochodowego, która wynosi 30 000 zł. Aby z niej skorzystać powinien złożyć wniosek o niepobieranie zaliczki na podatek dochodowy na formularzu PIT-2. Brak złożenia wniosku spowoduje, że płatnik będzie pobierał zaliczki na podatek dochodowy, a ewentualna nadpłata zostanie rozliczona w zeznaniu rocznym. Korzystanie z ulgi nie zwalnia płatnika z obowiązku sporządzenia deklaracji PIT-11.

Jakie są terminy przekazania deklaracji?

Pracodawcy zobowiązani są do przesłania deklaracji PIT-11 za rok 2025:

• do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika – do 2 lutego 2026 r. (z uwagi na fakt, że 31 stycznia przypada w sobotę)
• do podatników – do 28 lutego 2026 r.

Według obowiązujących przepisów płatnicy muszą przesłać deklaracje do urzędów skarbowych wyłącznie w formie elektronicznej, natomiast przekazanie do podatników możliwe jest w formie papierowej lub elektronicznej.  

W jakich przypadkach płatnik nie wystawia PIT-11?

Istnieją wyjątki, w których pracodawca zwolniony jest z obowiązku składania PIT-11. Dotyczy to sytuacji w których podatnik otrzymywał wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło, nie był pracownikiem płatnika, a wartość wynikająca z umowy nie przekracza kwoty 200 zł brutto. W takim przypadku pracodawca odprowadza zryczałtowany podatek dochodowy, który wykazuje się w deklaracji PIT-8AR.

Co obecnie wliczane jest do stażu pracy?

Do stażu pracy aktualnie wliczane są jedynie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Co zmieni się od 2026 roku?

Do okresu zatrudnienia wliczać się będzie:

• Okres służby (art.. 302 KP)
• Okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe lub wypadkowe
• Okresy wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami KC stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz umowy agencyjnej – w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
• Bezskładkowe okresy wykonywania pracy przez osobę fizyczną (studenta) umowy zlecenia (w tym przypadku należy pamiętać, że okresy nie są kumulowane i nie mogą się na siebie nakładać – gdy student uzyskuje wykształcenie wyższe i w tym samym czasie równocześnie świadczył pracę, bierze się do kalkulacji korzystniejszy dla niego wariant)
• Okres pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i/lub spółdzielni kółek rolniczych w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym
• Okresy prowadzenia działalności gospodarczej i współpracujące przy prowadzeniu działalności gospodarczej (osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym – pewne wyjątki m.in. udokumentowane okresy, o których mowa w 1 i 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów, okres o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy [ulga na start])
• Udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą u pracodawcy zagranicznego

Jakie są zasady?

• W przypadku nakładania się okresów zaliczanych do stażu, bierze się pod uwagę okres najkorzystniejszy dla osoby, dla której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia
• Istnieje możliwość zastosowania prawa wstecz, pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania okresów przepracowanych przed 2026 rokiem (zaświadczenie wydane przez ZUS – wnioskowanie przez pracownika poprzez PUE – zaświadczenie elektroniczne z nadrukowanym imieniem i nazwiskiem) – pracownicy mają 24 miesiące od dnia wejścia w życie ustawy na zgłoszenie odpowiednich dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy pracy
• Nowe okresy zatrudnienia będą miały wpływ nie tylko na staż pracy, który ma wpływ na uprawnienia związane ze stosunkiem pracy ustalane na podstawie wszystkich okresów pracy, ale również będzie miał wpływ na przywileje ze stosunku pracy u pracodawcy (m.in. dłuższy wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe)

Kluczowe informacje na temat zmian w zwolnieniach lekarskich od 2026 roku

• ZUS będzie wypłacać zasiłek chorobowy od pierwszego dnia zwolnienia
• Pracownicy otrzymają 100% wynagrodzenia za czas choroby
• ZUS zyska szersze uprawnienia kontrolne dotyczące prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich

Szczegółowe informacje o zmianach

Wypłata zasiłku chorobowego od pierwszego dnia

• Obecnie: pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni (lub 14 dni dla osób powyżej 50 roku życia)
• Planowane (od 2026 roku): ZUS przejmie wypłatę zasiłku chorobowego od pierwszego dnia zwolnienie lekarskiego, niezależnie od stażu pracy i wieku pracownika

100% wynagrodzenia za czas choroby:

• Projektowane przepisy: przewidują wypłatę 100% wynagrodzenia podczas zwolnienie lekarskiego, w przeciwieństwie do obecnych 80%
• Cel: zmotywowanie pracowników do pełnego wyzdrowienia bez obawy o utratę znacznej części dochodów

Większe uprawnienia kontrolne ZUS:

• Powód: przejęcie przez ZUS pełnej odpowiedzialności za wypłaty zasiłków skutkuje przyznaniem mu szerszych uprawnień kontrolnych
• Konsekwencja: możliwe jest nasilenie i zaostrzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, kontroli podlegać będzie prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby albo orzekania o konieczności osobistego sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad chorym członkiem rodziny
• Nowe uprawnienia ZUSu:
  • Skierowanie ubezpieczonego na badanie do lekarza orzecznika
  • Skierowanie ubezpieczonego na badania pomocnicze
  • Żądanie od wystawiającego zaświadczenie lekarskie udostępnienia dokumentacji medycznej stanowiącej podstawę wydania zaświadczenie lekarskiego
  • Żądanie wyjaśnień od ubezpieczonego

Elastyczniejsze zasady w trakcie zwolnienie lekarskiego:

• Liberalizacja przepisów: wprowadzenie pewnej elastyczności w korzystaniu ze zwolnienia
• Przykłady:
  • Sporadyczne odebranie telefonu od przełożonego lub odpowiedź na e-mail nie zawsze będzie skutkować utratą prawa do zasiłku
  • Planowane jest umożliwienie łączenia pracy u jednego pracodawcy z pracą w czasie zwolnienia z innego, pod pewnymi warunkami (przykład: w przypadku złamania nogi pracownik nie ma możliwości wykonywania pracy chirurga, co jednak nie koliduje z wykonywaniem pracy jako wykładowca na medycznych kursach online)

Utrata prawa do zasiłku:

• W przypadku wykonywania pracy zarobkowej podczas orzeczonej niezdolności do pracy i/lub podejmowania aktywności niezgodnej z celem zwolnienia

Wnioski

Zmiany te mają na celu usprawnienie systemu, zapewnienie lepszego wsparcia finansowego pracownikom podczas choroby oraz zwiększenie efektywności nadzoru nad prawidłowością korzystania ze zwolnień lekarskich. Należy pamiętać, że są to projekty legislacyjne i ostateczne szczegóły mogą ulec zmianie.

Czy raportowanie ESG nadal Cię dotyczy? 

Zgodnie z aktualnymi propozycjami: 

• CSRD obejmie firmy zatrudniające powyżej 1000 pracowników i osiągające ponad 450 mln euro obrotu netto. 
• CSDDD dotyczyć będzie firm z ponad 5000 pracownikami i obrotem powyżej 1,5 mld euro. 

Dla firm poniżej tych progów oznaczałoby to jedno: formalny obowiązek raportowania może zniknąć. Ale to nie znaczy, że temat ESG przestaje mieć znaczenie. Wręcz przeciwnie. 

Raportowanie ESG pozwala nie tylko spełnić oczekiwania rynku, ale przede wszystkim zidentyfikować zagrożenia, które mogą przełożyć się na realne straty finansowe – od przerw w dostawach surowców po wzrost kosztów energii czy nawet utratę kontraktów. 

Dlaczego warto raportować dobrowolnie?

1. Utrzymanie pozycji w łańcuchu dostaw

Z raportu Dekarbonizacja już tu jest przygotowanego przez Fundację Climate & Strategy wynika, że 72% firm z sektora MŚP, korzystających z ich kalkulatora, deklaruje, iż klienci pytają ich o ślad węglowy — w tym 19% otrzymuje pytania regularnie1.  

Jeśli Twoja firma dostarcza produkty lub usługi większym podmiotom, warto być przygotowanym na tego typu zapytania. Brak danych może oznaczać utratę kontraktu i zastąpienie przez konkurencję, która te dane posiada.

2. Ocena ryzyka przez instytucje finansowe

Banki i fundusze inwestycyjne nadal muszą raportować ESG na podstawie własnych regulacji i nic nie zapowiada, by w najbliższym czasie miało się to zmienić. Dane od klientów są dla nich niezbędne. Oznacza to, że brak polityki ESG może wpłynąć na ocenę ryzyka firmy ubiegającej się o kredytowanie.  

Przykład? Firma budowlana bez planu adaptacji do ekstremalnych zjawisk pogodowych może zostać uznana za zbyt ryzykowną i otrzymać gorsze warunki pożyczki lub zostać całkowicie wykluczona z finansowania. 

3. Ubezpieczenia i ryzyka klimatyczne

Zmiana klimatu wpływa nie tylko na koszty energii, dostępność surowców ale również na ceny ubezpieczeń. Firmy ubezpieczeniowe coraz częściej wymagają danych ESG, by ocenić ryzyko działalności. Na przykład firma logistyczna bez analizy ryzyka klimatycznego może nie uzyskać polisy na magazyn w regionie zagrożonym powodzią. W 2022 roku największe spółki energetyczne w Polsce zapłaciły 31 mld zł za same uprawnienia do emisji CO₂ — dziewięciokrotnie więcej niż cztery lata wcześniej.

4. Wczesne wykrywanie ryzyk finansowych

Poprawnie przeprowadzona analiza śladu węglowego, zużycia zasobów czy wpływu na lokalne ekosystemy pozwala zidentyfikować zagrożenia, zanim staną się kosztowne. np. zidentyfikowanie ryzyka wzrostu cen energii elektrycznej i zainwestowanie we własne źródło OZE, pozwoli uniknąć wzrostu kosztów operacyjnych w kolejnych latach.

5. ESG jako przewaga konkurencyjna

Firmy, które raportują ESG, lepiej zarządzają kosztami, przyciągają inwestorów i budują odporność biznesową. W przetargach miejskich coraz częściej jednym z kryteriów wyboru kontrahentów jest np. konieczność elektryfikacji floty. Wyniki badania przeprowadzonego przez Ayming, opisane w raporcie Międzynarodowy Barometr ESG 20253, wyraźnie pokazują, że firmy dysponują coraz większą wiedzą na temat ESG. Na pytanie o stopień realizacji planów w zakresie wybranych rozwiązań ESG, 35% firm wskazało, że wdrożyło już e-mobilność (np. infrastrukturę dla pojazdów elektrycznych), a kolejne 48% ma takie działania w planach. Oznacza to, że chcąc utrzymać swoją pozycje na rynku, nie można pozostać obojętnym wobec działań podejmowanych przez konkurencję w obszarze zrównoważonego rozwoju. 

Co możesz zrobić już teraz?

Jeśli Twoja firma nie przekracza nowych progów, masz wybór. Ale warto podejść do niego strategicznie: 

1. Sprawdź, czy jesteś w łańcuchu dostaw większych firm 

Jeśli Twoi klienci podlegają CSRD, przygotuj się na pytania o emisje, polityki środowiskowe i ryzyka ESG. Nawet jeśli nie raportujesz formalnie, warto wdrożyć podstawowe procedury due diligence.

2. Skorzystaj ze standardu VSME

Komisja Europejska planuje udostępnić darmowy portal z instrukcjami i wzorami do raportowania dla małych i średnich firm. To dobry punkt startowy — prosty, dostępny i zgodny z oczekiwaniami rynku. 

3. Zbuduj kompetencje ESG w zespole 

Nawet podstawowy raport wymaga danych, procesów i zaangażowania. Im wcześniej zaczniesz, tym łatwiej będzie wdrożyć bardziej zaawansowane praktyki. Warto zacząć od prostych analiz – np. zużycia energii, emisji GHG w Zakresie 1 i 2, polityki różnorodności. 

4. Zastanów się nad planem transformacji klimatycznej 

Nie musisz go mieć, ale warto go stworzyć. Firmy, które mają plan, lepiej radzą sobie z rosnącymi kosztami energii, zmianami regulacyjnymi i oczekiwaniami klientów. W 2023 roku 54% firm opublikowało takie plany, a 40% zadeklarowało cel net-zero. 

5. Monitoruj zmiany legislacyjne 

Omnibus nie został przyjęty, ale kolejne głosowanie odbędzie się w listopadzie. Warto być na bieżąco. 

Podsumowanie: nie czekaj, działaj!

Zmiany w CSRD i CSDDD to nie tylko deregulacja – to sygnał, że Unia Europejska szuka równowagi między ambicjami klimatycznymi a realiami biznesu. Dla firm poniżej 1000 pracowników to moment, w którym warto podjąć świadomą decyzję. ESG nie znika. Zmienia się jego forma, zakres i tempo wdrażania. Firmy, które potraktują ten temat poważnie, zyskają nie tylko spokój regulacyjny, ale też realną przewagę rynkową. 

Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak podejść do ESG w Twojej firmie — jesteśmy do dyspozycji. Pomagamy firmom poniżej 1000 pracowników wdrażać praktyki ESG, budować odporność i przygotować się na przyszłość. 

Dowiedz się więcej: VSME: Szansa na Przejrzystość dla Małych Firm 

Czego obecnie nie uwzględnia się przy obliczaniu wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę?

W art. 6 ust. 5 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę określono składniki, których nie uwzględnia się przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia pracownika. Są to:

• nagroda jubileuszowa,
• odprawa pieniężna przysługująca pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatek do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,
• dodatek za staż pracy,
• dodatek za szczególne warunki pracy.

Co zmieni się po wejściu w życie nowych przepisów?

Na podstawie przeprowadzonych konsultacji przewidziano przygotowanie zaktualizowanego projektu ustawy, przesuwającego terminy wyłączenia poszczególnych składników z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zmiany te maja na celu zabezpieczenie środków na wynagrodzenia. Zmiana przepisów zakłada, że przy ustalaniu minimalnego wynagrodzenia nie będą uwzględniane następujące składniki.:

• dodatek funkcyjny – z 01.01.2026r. na 01.01.2027r.
• inne dodatki – z 01.01.2027r. na 01.01.2028r.
• premie i nagrody – z 01.01.2028r. na 01.01.2029r.

W uzasadnieniu projektu wskazano, iż celem proponowanej zmiany jest zapewnienie bardziej sprawiedliwej oraz przejrzystej struktury minimalnego wynagrodzenia za pracę, a także stopniowe przywracanie motywacyjnego charakteru poszczególnym składnikom wynagrodzenia – takim jak dodatek funkcyjny, specjalny oraz inne dodatki. Obecnie elementy te często pełnią funkcję uzupełnienia do poziomu minimalnego wynagrodzenia, przez co zatraciły swój pierwotny charakter gratyfikacyjny, będący wyrazem uznania dla pracownika za posiadane doświadczenie zawodowe, dodatkowe kwalifikacje czy pełnienie dodatkowych funkcji.

Co musisz wiedzieć na temat ROP jako sprzedawca, dystrybutor lub producent?

ROP nakłada na firmy odpowiedzialność za wpływ ich produktów na środowisko. Niezależnie czy jesteś producentem, czy tylko sprzedawcą musisz spełnić obowiązki, których nieprzestrzeganie może skutkować karą grzywny, zablokowaniem ofert, a nawet całkowitym zakazem sprzedaży w Niemczech. Poniżej znajdziesz wszystkie niezbędne informacje, aby działać zgodnie z przepisami.

Rozszerzona Odpowiedzialność Producenta (Extended Producer Responsibility — EPR) to zestaw regulacji prawnych, które nakładają na firmy obowiązek zarządzania produktami po zakończeniu ich cyklu życia. Dotyczy to kilku kategorii produktów: opakowania, baterie, sprzęt elektryczny i elektroniczny i jego komponenty.

W myśl zasady „zanieczyszczający płaci” — jeśli zarabiasz na sprzedaży produktów objętych regulacją, ponosisz też odpowiedzialność za ich wpływ na środowisko. Musisz zadbać o ich recykling, utylizację oraz uczestniczyć finansowo w systemach gospodarowania odpadami.

Kto musi przestrzegać przepisów?

1. Producenci i właściciele marek
   • produkują towary i sprzedają je pod własną marką,
   • zlecają produkcję innym, ale sprzedają pod własną marką (tzw. private label).
2. Eksporterzy i sprzedawcy transgraniczni
   • sprzedają bezpośrednio niemieckim konsumentom przez e-commerce,
   • prowadzą sklepy internetowe lub platformy sprzedażowe z dostawą do Niemiec.
3. Sprzedawcy detaliczni i firmy wysyłkowe działające w Niemczech
   • prowadzą sprzedaż internetową lub wysyłkową na terenie Niemiec,
   • dostarczają produkty bezpośrednio klientom końcowym.
4. Importerzy i dystrybutorzy
   • sprowadzają produkty z zagranicy do Niemiec,
   • sprzedają je dalej (hurtowo lub detalicznie).

Jeśli sprzedajesz fizyczne towary w Niemczech i generujesz odpady takie jak: opakowania, elektronika, baterie — ROP prawdopodobnie Cię dotyczy, niezależnie od lokalizacji Twojej firmy.

Jak spełnić obowiązki ROP w Niemczech? Przewodnik krok po kroku

Nowy podatek od plastiku — co warto wiedzieć?

Od 1 stycznia 2024 r. Niemcy wprowadziły opłatę środowiskową od plastiku jednorazowego użytku. Dotyczy on m.in. pojemników na jedzenie na wynos, plastikowych kubków, toreb i chusteczek nawilżanych.

Prawo to wymaga od producentów i importerów:

• Zarejestrować się w systemie DIVID.
• Śledzić ilości sprzedanych produktów od 2024 roku.
• Składać roczne raporty.
• Zapłacić wyliczoną kwotę.

Zebrane opłaty są wykorzystywane do rekompensaty kosztów ponoszonych przez gminy na zarządzanie odpadami i działania związane z ochroną środowiska, co dodatkowo podkreśla silne zaangażowanie Niemiec w zrównoważony rozwój.

Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów?

Ignorowanie obowiązków ROP może mieć poważne konsekwencje:

• Kara grzywny — wysokie kary finansowe.
• Zablokowane oferty — platformy sprzedażowe mogą zawiesić sprzedaż Twoich produktów.
• Zakaz sprzedaży — w skrajnych przypadkach całkowite wykluczenie z rynku niemieckiego.

Poza bezpośrednimi ryzykami, nieprzestrzeganie przepisów może podważyć zaufanie konsumentów i partnerów handlowych.

Nie masz pewności czy ROP dotyczy Twojej firmy? Jesteśmy tu, żeby Cię wesprzeć

Poruszanie się po obowiązkach ROP może być skomplikowane — zwłaszcza dla firm, które dopiero wchodzą na rynek niemiecki. W EFF specjalizujemy się we wspieraniu firm na każdym etapie procesu. Od rejestracji w systemach LUCID i Stiftung EAR, przez wyznaczenie przedstawiciela w Niemczech, aż po bieżące raportowanie — zapewniamy pełne wsparcie, byś mógł działać zgodnie z przepisami, umów się na bezpłatną konsultację.

Działaj teraz — Uniknij kosztów. Zyskaj przewagę. Działaj odpowiedzialnie.

Przepisy dotyczące klimatu i środowiska, takie jak ROP, nie znikają — wręcz przeciwnie, stają się coraz bardziej rygorystyczne. Rządy i konsumenci oczekują większej odpowiedzialności. Działając już teraz, możesz uniknąć ryzyk finansowych i operacyjnych związanych z brakiem zgodności, a jednocześnie zbudować pozycję lidera w obszarze zrównoważonego rozwoju.

Źródła:

– Zentrale Stelle Verpackungsregister (ZSVR). (n.d.). Verpackungsregister [Website].https://www.verpackungsregister.org/
– Stiftung elektro‑altgeräte register (stiftung ear). (n.d.). stiftung ear – Your authority for implementing ElektroG & BattG [Website]. https://www.stiftung-ear.de/en/