Organizujesz eventy? Zadbaj o VAT na każdym etapie!

Planujesz konferencję, koncert, targi, wystąpienia artystyczne czy szkolenie w innym kraju UE? Pamiętaj – zasady VAT w branży eventowej są wyjątkowe i różnią się w zależności od lokalizacji wydarzenia. To może oznaczać konieczność rejestracji do VAT w kraju, w którym odbywa się event. 

Kiedy musisz o tym pomyśleć?

• Sprzedajesz bilety na koncert, konferencję czy targi – zarówno dla osób prywatnych (B2C), jak i firm (B2B). 
• Organizujesz wydarzenie poza Polską – np. we Francji, Hiszpanii czy Włoszech. 
• Udostępniasz wejściówki na wydarzenia – miejsce opodatkowania to zawsze kraj, w którym odbywa się wydarzenie. 

Co to oznacza w praktyce?

• Rejestrację do VAT w kraju, gdzie odbywa się event. 
• Rozliczenie lokalnego VAT według obowiązujących stawek. 
• Wystawianie faktur z lokalnym VAT – nawet dla klientów B2B (tu nie działa zasada odwrotnego obciążenia). 
• Składanie lokalnych deklaracji VAT.

Dlaczego warto zadbać o VAT od początku?

• Zminimalizujesz ryzyko dodatkowych kosztów związanych z korektami i odsetkami.  
• Unikniesz kar finansowych za brak obowiązkowej rejestracji 
• Ułatwisz sobie dalszą działalność i unikniesz niepotrzebnych problemów z lokalnymi urzędami skarbowymi 

Skup się na organizacji wydarzenia – my zajmiemy się formalnościami!

Zamiast śledzić zmieniające się przepisy w każdym kraju, możesz skoncentrować się na tym, co robisz najlepiej. My zajmiemy się całą obsługą VAT – bez względu na to, gdzie odbywa się Twój event. 

Czytaj więcej o usłudze rozliczeń VAT

Zrównoważone eventy w praktyce – od koncepcji po realizację 

Agencje eventowe, organizatorzy konferencji, festiwali, targów czy imprez sportowych mają jeden wspólny mianownik: presję czasu i wiele zmiennych wpływających na ich funkcjonowanie. Kierowanie się zasadami zrównoważonego rozwoju w tym obszarze ma pomóc w organizacji, zabezpieczać ryzyka i realnie obniżać koszty operacyjne.  

Systemowe podejście do zarządzania podwykonawcami

Na sukces wydarzenia pracuje kilkadziesiąt, czasem kilkaset podmiotów: zarządca terenu lub obiektu, technika, scenografia, agencje pracy, transport, druk, strefy partnerów. Bez odpowiedniego systemu zarządzania łatwo o wpadki – od błędów w dokumentacji po problemy przy kontroli BHP czy PIP. 

Jak pomagamy?

• Wpieramy w analizie kluczowych ryzyk operacyjnych i finansowych. 
• Tworzymy system weryfikacji dostawców: prawo pracy, warunki socjalne, praktyki zakupowe, gospodarka odpadami, ślad węglowy. 
• Pomagamy w opracowaniu kodeksu dostawcy jako elementu umowy (m.in. zapisy dotyczące zużycia paliw, źródeł energii, substytutów dla jednorazowych materiałów, minimalnych stawek dla personelu). 

Efekt? Mniej nieplanowanych kosztów, płynniejsza współpraca ze sponsorami. 

Strategia ESG dla agencji i organizatorów

Strategia zrównoważonego rozwoju ma przede wszystkim być spójna ze strategią biznesową i wspierać Twoją firmę. Projektujemy ją tak, by działała w relacjach B2B, B2C i złożonych projektach. 

Czytaj więcej

Co zyskujesz?

• Strategię ESG z mierzalnymi celami i harmonogramem wdrożenia, spójną z wymaganiami dyrektywy CSRD, ISO 20121 i wymaganiami platform ratingowych (np. EcoVadis czy CDP). 
• Polityki i standardy do świadomego zarządzania procesami.  
• Szablony pod kryteria zamówień publicznych i briefy korporacyjne – tak, by konkursy punktowały Twoje realne działania. 

Efekt? Większa wiarygodność w oczach partnerów i przewaga w konkursach ofert. 

Ślad węglowy wydarzenia – policzony, zredukowany, udokumentowany

Największy wpływ na ślad węglowy wydarzenia ma transport uczestników i ekip wykonawczych, catering oraz zużycie energii i materiałów. Wspieramy Twoją firmę w procesie liczenia i opracowania realnego planu redukcji emisji gazów cieplarnianych. 

Czytaj więcej

Jak pracujemy?

• Obliczamy ślad węglowy zgodnie z GHG Protocol (Zakres 1, 2 i 3) dla pojedynczego wydarzenia, cyklu eventów lub całej agencji. 
• Opracowujemy kalkulator emisji dopasowany do Twoich potrzeb (konferencja, festiwal plenerowy, targi, roadshow, hybryda/online). 
• Pomagamy w ustaleniu „Carbon budget” na projekt, czyli limitu emisji GHG na uczestnika oraz analizujemy różne scenariusze realizacji. 
• Tworzymy plan redukcji z realnymi do wdrożenia celami dekarbonizacji. 

Efekt? niższe koszty paliwa i materiałów, przewidywalny budżet energii, mniej kontenerów z odpadami, wiarygodny raport dla sponsorów. 

Dlaczego warto z nami współpracować?

W EFF łączymy standardy ESG z praktyką organizacji eventów. Wiemy co jest naprawdę ważne dla stage managera, działu technicznego, cateringu i sponsora. Pomagamy agencjom zdobywać punkty w przetargach, a organizatorom spełniać wymagania takie jak: redukcja odpadów, mniejszy ślad węglowy, lepsze doświadczenie uczestników i spokój przy audytach.