Zgodnie z europejskimi regulacjami (Dyrektywa 2014/55/UE) elektroniczna faktura to dokument tworzony, przesyłany i odbierany w formie cyfrowej, który jest na tyle ustrukturyzowany, że umożliwia automatyczne przetwarzanie. W Polsce, aby odróżnić je od wcześniej stosowanych e-faktur, nazywa się je fakturami ustrukturyzowanymi.
E-invoicing w Europie
Rynek europejski stopniowo adaptuje się do korzystania z fakturowania elektronicznego. Przykładowo, Włochy wprowadziły obowiązek korzystania wyłącznie z e-faktur dla podmiotów mających stałą siedzibę działalności lub zakład podatkowy we Włoszech, co zaowocowało wydaniem ponad 2 miliardów takich dokumentów od stycznia 2019 do kwietnia 2020. Jednym z najbardziej zaawansowanych rynków w kwestii e-invoicingu są Węgry, gdzie wystawione faktury należy przesyłać w ciągu 24h do lokalnego Urzędu Skarbowego. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować mandatami skarbowymi. Inne kraje europejskie znajdują się na różnych etapach implementacji tej technologii; w niektórych e-faktury nadal są ograniczone tylko do transakcji z sektorem publicznym.
E-invoicing w praktyce
Elektroniczne fakturowanie, zwane też e-invoicingiem, pozwala na rezygnację z przechowywania papierowych dokumentów, które są niezbędne do spełnienia przepisów dotyczących podatku VAT (Value Added Tax). W 2001 roku Komisja Europejska wprowadziła dyrektywę, która miała na celu umożliwienie przedsiębiorstwom automatyzacji procedur fakturacji oraz użycie wersji elektronicznych faktur do celów związanych z rozliczeniami VAT i audytami. Dyrektywa ta początkowo miała numer Rady 2001/115/EC (znana również jako EU115) i została później zaktualizowana do dyrektywy 2006/112/EC.
Zasadniczym celem tej regulacji jest uproszczenie, modernizacja i unifikacja procesu wystawiania faktur w kontekście podatku od wartości dodanej w ramach Unii Europejskiej. Od 2004 roku dyrektywa dotycząca e-invoicingu weszła w życie, wymuszając na wszystkich krajach członkowskich akceptację faktur elektronicznych. W ramach tej dyrektywy istotne dla
przestrzegania przepisów są dwa elementy: autentyczność faktury (zapewnienie, że faktura wyszła od określonego nadawcy) oraz jej integralność (zapewnienie, że zawartość faktury nie została zmodyfikowana).
Do głównych metod zapewnienia zgodności z dyrektywą należą: zaawansowane podpisy elektroniczne, elektroniczna wymiana danych (EDI) oraz inne metody elektroniczne, które są akceptowane w zależności od decyzji poszczególnych krajów członkowskich.
