Opracowanie formularza EcoVadis zajmuje kilka miesięcy. Firma, która nie zacznie przygotowań odpowiednio wcześnie, ryzykuje złożeniem kwestionariusza w pośpiechu, niepełną dokumentacją i wynikami poniżej oczekiwań kluczowych kontrahentów. W branżach produkcyjnych, gdzie wynik EcoVadis staje się warunkiem wejścia do łańcucha dostaw globalnych producentów, braki w przygotowaniu mogą mieć bezpośrednie konsekwencje handlowe. Poniższy artykuł przedstawia strukturę cyklu raportowania EcoVadis, wskazuje kluczowe etapy przygotowań i wyjaśnia, jakie działania należy podjąć w poszczególnych fazach roku, aby wynik oceny odzwierciedlał rzeczywisty poziom dojrzałości ESG organizacji.
Czym jest EcoVadis i jak działa ocena
EcoVadis jest platformą oceny zrównoważonego zarządzania (Sustainability Management Rating), która certyfikuje firmy w czterech obszarach tematycznych: środowisko, prawa pracownicze i warunki pracy (Labor and Human Rights), etyka biznesu oraz zrównoważone zakupy (Sustainable Procurement)¹. Ocena opiera się na podstawie analizy kwestionariusza wypełnianego przez firmę oraz dokumentów potwierdzających deklarowane działania, a nie wyłącznie na podstawie odpowiedzi opisowych.
Wynik mieści się w przedziale od 0 do 100 punktów. Progi medali są publicznie opublikowane przez EcoVadis:
- poziom Brązowy (Bronze): co najmniej 45 punktów
- poziom Srebrny (Silver): co najmniej 55 punktów
- poziom Złoty (Gold): co najmniej 65 punktów
- poziom Platynowy (Platinum): co najmniej 75 punktów¹
Karta wyników (scorecard) pozostaje ważna przez 12 miesięcy od daty wydania, po czym firma musi przystąpić do ponownej oceny (renewal assessment), aby utrzymać aktualny status.
EcoVadis ocenia ponad 130 000 firm z ponad 200 kategorii zakupowych w 175 krajach¹. W branżach produkcyjnych ocena ta jest traktowana przez część globalnych koncernów jako minimalne kryterium kwalifikacji dostawców. Brak aktualnej karty wyników lub wynik poniżej wymaganego progu może wtedy skutkować wykluczeniem z przetargu lub rozwiązaniem kontraktu.
Kiedy firma otrzymuje zaproszenie do oceny
EcoVadis stosuje model zapraszający (invitation-based): firma nie może samodzielnie przystąpić do oceny, lecz musi otrzymać zaproszenie od swojego nabywcy (kupującego), który zarejestrował ją w platformie. Zaproszenie zawiera unikalny link aktywujący konto i wskazuje termin, do którego firma powinna przesłać wypełniony kwestionariusz wraz z dokumentacją.
Czas na wypełnienie kwestionariusza wynosi zazwyczaj od 3 do 6 miesięcy od aktywacji konta, w zależności od konfiguracji zaproszenia przez nabywcę. Po przesłaniu dokumentacji EcoVadis realizuje ocenę w ciągu 4 do 6 tygodni. W praktyce od aktywacji konta do otrzymania karty wyników mija od 4 do 7 miesięcy, jeśli firma przesyła kwestionariusz blisko terminu.
Firmy, które wcześniej przeszły już ocenę, otrzymują zaproszenie do jej odnowienia (renewal) zazwyczaj od 2 do 3 miesięcy przed wygaśnięciem aktualnej karty wyników. Ten czas jest wystarczający do aktualizacji dokumentacji, ale niewystarczający do wdrożenia nowych działań ESG, których efekty będą widoczne w ocenie. Cykl przygotowań do EcoVadis powinien zatem trwać przez cały rok, a nie tylko w miesiącach poprzedzających termin złożenia kwestionariusza.
Harmonogram przygotowań do oceny EcoVadis
Cykl oceny EcoVadis jest powiązany z datą zaproszenia, a nie z rokiem kalendarzowym. Strukturę przygotowań można jednak ułożyć w fazy dopasowane do dowolnego momentu w roku. Poniższy harmonogram zakłada, że firma planuje złożenie kwestionariusza lub odnowienie oceny w ciągu najbliższych 12 miesięcy.
Faza 1 (miesiące 1-3): analiza luk i gromadzenie danych
W pierwszej fazie celem jest zrozumienie wymagań bieżącego cyklu oceny EcoVadis i porównanie ich z aktualnym stanem dokumentacji organizacji. EcoVadis regularnie aktualizuje metodologię oceny (Scoring Methodology), dlatego firmy przystępujące do odnowienia powinny pobrać najnowszą wersję przewodnika dla dostawców (Supplier Guide), dostępnego na platformie po zalogowaniu.
Na tym etapie należy zebrać dane dotyczące zużycia energii, emisji gazów cieplarnianych (GHG) w zakresach 1 i 2 (Scope 1 i Scope 2), danych dotyczących zużycia wody, gospodarki odpadami oraz dokumentację polityk środowiskowych i społecznych. Dla firm raportujących na podstawie standardu GHG Protocol Corporate Standard² emisje pośrednie (Zakres 3, Scope 3) powinny być przynajmniej częściowo policzone, szczególnie w obszarach zakupów i logistyki, które EcoVadis traktuje jako priorytetowe dla firm produkcyjnych.
Faza 2 (miesiące 3-5): opracowanie i weryfikacja dokumentacji
Druga faza obejmuje przygotowanie lub aktualizację dokumentów, które bezpośrednio wpływają na wynik EcoVadis. Ocena ta wymaga nie deklaracji zamiarów, lecz potwierdzonych działań. Polityki środowiskowe i społeczne muszą więc być formalnie zatwierdzone przez zarząd, opatrzone datą wydania i zgodne z opisem w kwestionariuszu.
W tej fazie konieczna jest weryfikacja dokumentacji przez wewnętrznych specjalistów firmy odpowiedzialnych za zgodność z przepisami ESG (a nie analityków EcoVadis). Ich zadaniem jest sprawdzenie, czy dokumenty są aktualne (obejmują dane za ostatnie 12 miesięcy), spójne z odpowiedziami w kwestionariuszu i wystarczająco szczegółowe, aby przejść weryfikację analityków EcoVadis. EcoVadis odrzuca dokumenty ogólne lub niezawierające danych ilościowych, jeśli pytanie kwestionariusza tego wymaga.
Jeśli firma posiada certyfikaty ISO 14001 (system zarządzania środowiskowego) lub ISO 45001 (bezpieczeństwo i higiena pracy), powinny one być aktualne i obejmować zakład lub lokalizacje ujęte w ocenie. Certyfikacja ISO nie zastępuje dokumentacji środowiskowej wymaganej przez EcoVadis, ale znacząco podnosi ocenę w odpowiednich obszarach.
Faza 3 (miesiące 5-6): złożenie kwestionariusza
Kwestionariusz EcoVadis składa się z pytań tematycznych, do których firma dołącza dokumenty potwierdzające. Każda odpowiedź powinna być powiązana z konkretnym dokumentem, a liczba dołączonych plików jest ograniczona na poziomie kategorii. Zasada, którą warto stosować: jeden dokument powinien potwierdzać możliwie wiele odpowiedzi, co zwiększa spójność oceny.
Po złożeniu kwestionariusza firma nie może modyfikować przesłanych danych ani dokumentów. EcoVadis weryfikuje kwestionariusz przez 4 do 6 tygodni. W tym czasie mogą pojawić się pytania od analityków EcoVadis (Clarification Requests), na które firma ma zazwyczaj 5 dni roboczych na odpowiedź.
Faza 4 (miesiące 7-8): analiza wyników i plan naprawczy
Po otrzymaniu karty wyników (scorecard) należy przeprowadzić szczegółową analizę wyników w podziale na 4 obszary tematyczne. Karta wyników EcoVadis wskazuje nie tylko ocenę sumaryczną, ale szczegółowe wyniki w każdym temacie i podtemacie, co pozwala zidentyfikować obszary o największym potencjale poprawy.
Na podstawie wyników należy opracować plan działań naprawczych (Corrective Action Plan, CAP), który obejmuje konkretne inicjatywy z przypisanymi terminami i osobami odpowiedzialnymi. Firmy, które chcą poprawić wynik w kolejnym cyklu oceny, powinny wdrożyć inicjatywy w ciągu 6 do 9 miesięcy przed planowanym złożeniem kolejnego kwestionariusza, tak aby efekty działań były udokumentowane w momencie oceny.
Faza 5 (miesiące 9-12): wdrożenie ulepszeń i przygotowanie do kolejnego cyklu
Ostatnia faza roku to czas wdrożenia inicjatyw ESG i systematycznej aktualizacji dokumentacji. Kluczowym elementem jest zapewnienie ciągłości zbierania danych środowiskowych i społecznych: miesięczna lub kwartalna aktualizacja wskaźników GHG, energii, odpadów i wody pozwala unikać sytuacji, w której dane za cały rok muszą być odtworzone retrospektywnie.
W tym okresie warto przeprowadzić wewnętrzny przegląd przygotowania do oceny (Internal ESG Review), który symuluje proces wypełniania kwestionariusza EcoVadis na podstawie aktualnej dokumentacji. Wynik takiego przeglądu pozwala zidentyfikować braki z wystarczającym wyprzedzeniem, aby uzupełnić je przed złożeniem kwestionariusza.
Kluczowe dokumenty wymagane przez EcoVadis
Wynik oceny EcoVadis zależy bezpośrednio od jakości i kompletności przesłanej dokumentacji. Poniżej wskazano najważniejsze kategorie dokumentów:
- Polityki środowiskowe i energetyczne (Environmental Policy, Energy Policy) zawierające zobowiązania, wskaźniki efektywności (KPI) i zakres zastosowania.
- Raport z emisji gazów cieplarnianych (GHG Report) obejmujący Zakres 1 i 2 (Scope 1 i 2), przygotowany zgodnie z metodologią GHG Protocol lub ekwiwalentnym standardem².
- Certyfikaty ISO 14001 i ISO 45001 lub inne certyfikacje środowiskowe i społeczne, jeśli firma je posiada.
- Polityki etyki biznesu (Code of Ethics, Code of Conduct, Anti-Corruption Policy) z potwierdzeniem dystrybucji wśród pracowników.
- Polityki i procedury w obszarze zrównoważonych zakupów (Sustainable Procurement Policy) wraz z dowodem na ocenę dostawców pod kątem ESG.
- Dane środowiskowe za ostatnie 12 miesięcy: zużycie energii, wody, ilości odpadów z podziałem na rodzaje i sposoby zagospodarowania.
Dokumenty powinny być datowane, podpisane przez zarząd lub osobę upoważnioną i obejmować zakres działalności zgodny z opisem w kwestionariuszu. EcoVadis odrzuca dokumenty bez daty lub obejmujące wyłącznie jednostki organizacyjne wyłączone z oceny.
Najczęstsze przyczyny niskiego wyniku EcoVadis
Na podstawie publicznie dostępnych raportów EcoVadis dotyczących wyników w łańcuchu dostaw³ można wskazać obszary, w których firmy produkcyjne najczęściej uzyskują niski wynik:
- Brak danych ilościowych w obszarze środowiskowym: polityki bez konkretnych wskaźników emisji, energii lub odpadów.
- Dokumentacja niekompletna lub przeterminowana: polityki z datą sprzed 3 lub więcej lat, bez aktualnych danych operacyjnych.
- Brak programu zarządzania dostawcami pod kątem ESG: obszar zrównoważonych zakupów jest najczęściej pomijanym elementem oceny przez małe i średnie firmy produkcyjne.
- Nieaktualne certyfikaty ISO: certyfikat ISO 14001 lub ISO 45001 z nieaktualną datą recertyfikacji nie jest uznawany przez EcoVadis jako dowód wdrożenia systemu.
- Rozbieżność między kwestionariuszem a dokumentami: odpowiedzi opisowe, które nie są poparte dołączonymi dokumentami, są oceniane nisko lub pomijane przez analityków EcoVadis.
Wsparcie EFF przy przygotowaniu do oceny EcoVadis
W EFF wspieramy firmy produkcyjne na każdym etapie cyklu raportowania EcoVadis: od analizy luk i przeglądu dokumentacji, przez przygotowanie kwestionariusza, po opracowanie planu działań naprawczych po otrzymaniu karty wyników. Zakres wsparcia obejmuje między innymi mapowanie danych środowiskowych na wymagania EcoVadis, weryfikację zgodności dokumentacji ze standardami GHG Protocol i CSRD⁴ oraz zarządzanie procesem komunikacji z analitykami EcoVadis.
Skontaktuj się z zespołem EFF, aby omówić harmonogram przygotowań do najbliższego cyklu oceny: Raportowanie do EcoVadis i CDP.
FAQ
Jak zaplanować harmonogram raportowania EcoVadis w pierwszym roku oceny?
W pierwszym roku oceny zaleca się podzielenie przygotowań na 5 faz rozłożonych na 12 miesięcy: analiza luk i gromadzenie danych (miesiące 1-3), opracowanie dokumentacji (miesiące 3-5), złożenie kwestionariusza (miesiące 5-6), analiza wyników i plan naprawczy (miesiące 7-8) oraz wdrożenie ulepszeń i przygotowanie do kolejnego cyklu (miesiące 9-12). Kluczowe jest rozpoczęcie zbierania danych środowiskowych co najmniej 6 miesięcy przed planowanym złożeniem kwestionariusza.
Czy firma może samodzielnie zarejestrować się w EcoVadis bez zaproszenia od nabywcy?
Nie. EcoVadis stosuje model zapraszający: firma nie może zainicjować oceny samodzielnie. Ocenę inicjuje nabywca, który rejestruje dostawcę w platformie i wysyła zaproszenie z linkiem aktywacyjnym.
Jak długo trwa ocena po złożeniu kwestionariusza?
EcoVadis realizuje ocenę w ciągu 4 do 6 tygodni od daty złożenia kwestionariusza. W przypadku pytań wyjaśniających (Clarification Requests) termin może ulec wydłużeniu o czas odpowiedzi firmy, który wynosi zazwyczaj 5 dni roboczych.
Ile miesięcy przed wygaśnięciem karty wyników należy zacząć przygotowania do odnowienia?
Przygotowania do odnowienia oceny (renewal) należy rozpocząć co najmniej 6 miesięcy przed wygaśnięciem aktualnej karty wyników, szczególnie jeśli firma planuje wdrożenie nowych inicjatyw ESG, które mają znaleźć odzwierciedlenie w wyniku. EcoVadis wysyła przypomnienie o odnowieniu zazwyczaj 2 do 3 miesięcy przed wygaśnięciem, ale ten czas jest zbyt krótki na wdrożenie zmian.
Czy certyfikat ISO 14001 zastępuje raport z emisji GHG wymagany przez EcoVadis?
Nie. Certyfikat ISO 14001 potwierdza wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego, ale nie zastępuje danych ilościowych o emisjach, zużyciu energii i odpadach. EcoVadis traktuje certyfikat ISO 14001 jako element uzupełniający, a nie substytut danych środowiskowych.
Jak EcoVadis traktuje dane dotyczące pośrednich emisji gazów cieplarnianych (Zakres 3)?
EcoVadis ocenia wysiłki firmy w obszarze policzenia i redukcji śladu węglowego w Zakresie 3, ale nie wymaga obliczenia wyniku dla wszystkich 15 kategorii emisji Zakresu 3. Na wynik pozytywnie wpływają: identyfikacja materialnych kategorii Zakresu 3 (dla firm produkcyjnych zazwyczaj 3 do 5 kategorii spośród 15), wdrożenie programu oceny dostawców pod kątem emisji oraz publicznie zadeklarowany cel redukcji emisji pośrednich.
Czy firma może poprawić wynik EcoVadis bez udziału w kolejnej ocenie?
Nie. Wynik jest ważny przez 12 miesięcy i w tym czasie nie można go zmienić. Można go poprawić tylko przez wypełnienie nowego kwestionariusza, przy odnowieniu oceny lub gdy nową ocenę zleci inny nabywca.
Jakie są konsekwencje braku aktualnej oceny EcoVadis dla dostawcy?
W branżach, gdzie nabywcy wymagają aktualnej karty wyników EcoVadis jako warunku kwalifikacji dostawcy, brak oceny lub wygaśnięcie karty wyników może skutkować wstrzymaniem zamówień, wykluczeniem z przetargu lub obowiązkiem uzupełnienia oceny w określonym terminie pod rygorem rozwiązania umowy.
Źródła
¹ EcoVadis. (2024). EcoVadis Scoring Methodology Overview. EcoVadis. https://ecovadis.com/solutions/ecovadis-csr-assessment/
² GHG Protocol. (2004, zaktualizowano 2015). Corporate Accounting and Reporting Standard. World Resources Institute (WRI) i World Business Council for Sustainable Development (WBCSD). https://ghgprotocol.org/corporate-standard
³ EcoVadis. (2024). Sustainability Risk and Performance Index: Insights from Global Supply Chain Ratings. EcoVadis. https://ecovadis.com/resources/research/
⁴ Parlament Europejski i Rada Unii Europejskiej. (2022). Dyrektywa 2022/2464 w sprawie sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD). EUR-Lex. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:32022L2464
