Procedura OSS (One Stop Shop) upraszcza rozliczenie sprzedaży transgranicznej do konsumentów, jednak nie eliminuje wszystkich sytuacji, w których konieczna jest rejestracja VAT w państwie konsumpcji. Wiele firm błędnie zakłada, że przystąpienie do OSS zamyka temat rejestracji za granicą, podczas gdy określone transakcje i modele logistyczne nadal wymagają lokalnego numeru VAT. Dotyczy to przede wszystkim sprzedawców korzystających z magazynów lokalnych lub realizujących transakcje objęte szczególnymi zasadami. Ryzyko polega na rejestracji wstecz, odsetkach i karach administracyjnych, gdy obowiązek zostanie rozpoznany zbyt późno.
Poniżej wyjaśniamy, kiedy OSS nie wyłącza obowiązku rejestracji lokalnej, jakie transakcje go generują i jakie są skutki opóźnionej rejestracji.
Kiedy OSS nie wyłącza obowiązku rejestracji lokalnej?
OSS obejmuje sprzedaż na odległość do konsumentów, ale nie dostawy, które z perspektywy podatku są transakcjami krajowymi w danym państwie. Jeżeli towar znajduje się już w kraju konsumenta w momencie sprzedaży, transakcja jest traktowana jako dostawa krajowa i wymaga lokalnej rejestracji VAT oraz rozliczania podatku w tym państwie.
Najczęstszym źródłem takiego obowiązku jest magazynowanie towaru za granicą, w tym korzystanie z usług fulfillment (obsługi logistycznej zamówień przez zewnętrzny magazyn) oraz programów logistycznych platform sprzedażowych. W takiej sytuacji firma rozlicza sprzedaż transgraniczną przez OSS, a jednocześnie musi posiadać lokalną rejestrację dla dostaw realizowanych z magazynu w danym kraju.
Jakie transakcje generują obowiązek rejestracji mimo OSS?
Obowiązek rejestracji powstaje przy kilku powtarzalnych rodzajach transakcji, które wykraczają poza zakres procedury uproszczonej:
- sprzedaż z magazynu zlokalizowanego w kraju konsumenta, traktowana jako dostawa krajowa,
- przemieszczenie własnych towarów do magazynu w innym kraju Unii, które może powodować obowiązki VAT w tym państwie,
- niektóre dostawy na rzecz podmiotów innych niż konsumenci oraz transakcje objęte odrębnymi zasadami.
Wspólnym mianownikiem tych sytuacji jest obecność towaru lub działalności firmy w danym kraju w sposób, którego OSS nie obejmuje. To właśnie lokalizacja towaru, a nie sam fakt sprzedaży transgranicznej, najczęściej decyduje o obowiązku rejestracji.
Jakie konsekwencje ma opóźniona rejestracja?
Opóźnienie oznacza, że firma prowadziła sprzedaż wymagającą lokalnego numeru VAT bez jego posiadania. W takim przypadku organy mogą wymagać rejestracji wstecz, rozliczenia zaległego podatku oraz naliczenia odsetek, a także zastosować sankcje administracyjne.
Dla sprzedawcy działającego przez platformy sprzedażowe pojawia się dodatkowe ryzyko, ponieważ brak wymaganej rejestracji może wpływać na możliwość prowadzenia sprzedaży w danym kraju. Z tego powodu obowiązek rejestracji warto rozpoznać przed rozpoczęciem korzystania z zagranicznego magazynu, a nie po pierwszej kontroli lub blokadzie konta.
Podsumowanie
Rejestracja VAT w państwie konsumpcji pozostaje obowiązkowa mimo OSS wszędzie tam, gdzie pojawiają się dostawy krajowe lub magazynowanie towaru za granicą. OSS i rejestracja lokalna nie są rozwiązaniami alternatywnymi, lecz często działają równolegle. Najwięcej ryzyka generuje opóźnione rozpoznanie obowiązku.
W EFF analizujemy model logistyczny i sprzedażowy, wskazujemy, gdzie rejestracja lokalna jest konieczna, i prowadzimy ją w krajach Unii. Jeśli korzystasz z zagranicznych magazynów lub planujesz ich użycie, sprawdź naszą obsługę rejestracji do VAT.
Najczęściej zadawane pytania
Czy po przystąpieniu do OSS muszę jeszcze rejestrować się lokalnie? W wielu modelach tak. OSS nie obejmuje dostaw krajowych ani magazynowania towaru za granicą, które wymagają lokalnej rejestracji.
Dlaczego magazyn za granicą uruchamia obowiązek rejestracji? Ponieważ sprzedaż z takiego magazynu jest dostawą krajową w kraju jego lokalizacji, a nie sprzedażą transgraniczną rozliczaną przez OSS.
Czy przemieszczenie własnych towarów do innego kraju trzeba rozliczyć? Tak. Przemieszczenie własnych towarów do magazynu w innym kraju Unii jest czynnością podlegającą rozliczeniu i może wymagać rejestracji.
Co grozi za zbyt późną rejestrację? Rejestracja wstecz, rozliczenie zaległego podatku, odsetki oraz sankcje administracyjne, a niekiedy ograniczenia w sprzedaży przez platformy.
Źródła
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, przepisy o miejscu dostawy towarów i procedurach szczególnych. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040540535
- Dyrektywa Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=celex%3A32006L0112
