Osoby zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT mogą zmniejszyć należność do urzędu skarbowego, korzystając z możliwości odliczenia naliczonego im podatku. Ponadto, gdy w okresie rozliczeniowym kwota, którą mają prawo odliczyć, przewyższa należność, istnieje opcja ubiegania się o zwrot nadwyżki. Należy jednak mieć na uwadze, że nie wszystkie dokumenty zakupowe kwalifikują się do odliczeń. Aby faktura mogła być uwzględniona w procesie odliczeń, musi spełniać określone kryteria. Przedsiębiorcy powinni więc starannie weryfikować, które z dokumentów uprawniają do takich odliczeń.
Warunki odliczenia VAT
W celu skorzystania z prawa do odliczenia VAT konieczne jest jednoczesne spełnienie kilku warunków określonych przez przepisy:
- podmiot ubiegający się o odliczenie musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT,
- musi istnieć bezpośredni związek nabytych towarów lub usług z działalnością gospodarczą, która podlega opodatkowaniu VAT – przykładowo zakup musi służyć celom biznesowym, które generują obowiązek podatkowy,
- istotne jest posiadanie właściwego dokumentu (jak faktura VAT czy dokument celny), który stanowi podstawę do dokonania odliczenia podatku, wydatki nie mogą dotyczyć towarów lub usług, które są wyłączone z możliwości odliczenia przez specyficzne regulacje prawne, takie jak koszty związane z korzystaniem z usług noclegowych czy gastronomicznych na potrzeby osobiste podatnika lub związane z zakupem oraz użytkowaniem pojazdu firmowego, który jest wykorzystywany również w celach prywatnych – w takich przypadkach możliwe jest odliczenie jedynie części podatku VAT, np. 50%,
Termin odliczenia VAT
Podatek VAT można odliczyć nie wcześniej niż w deklaracji za okres, w którym ustalono obowiązek podatkowy dotyczący zakupionych lub sprowadzonych z zagranicy towarów i usług. Innymi słowy – za okres, za który dostawca musi uiścić należny VAT. Wymagane jest również posiadanie faktury lub dokumentu celnego w tym konkretnym okresie.
W sytuacji gdy nie wykorzystano możliwości odliczenia podatku VAT w pierwszym dostępnym okresie rozliczeniowym, istnieje możliwość dokonania tego w późniejszym czasie. Dla podatników, którzy rozliczają VAT co miesiąc, odliczenie można przeprowadzić w jednym z trzech następujących po nim okresów rozliczeniowych. Natomiast dla tych, którzy rozliczają się co kwartał, odliczenie VAT jest możliwe w jednym z dwóch kolejnych cykli rozliczeniowych.
Kluczowe jest śledzenie daty otrzymania takiej faktury. W przypadku gdy dokument został wydany na zakończenie miesiąca, ale jego fizyczne dotarcie do przedsiębiorcy miało miejsce w miesiącu następnym, możliwość odliczenia VAT-u przesuwa się do okresu rozliczeniowego odpowiadającego miesiącu, w którym faktycznie otrzymano fakturę. Przedsiębiorcy mają możliwość dokonywania odliczeń VAT z tytułu faktur otrzymanych do 5 lat wstecz.
Kiedy można otrzymać zwrot?
Urząd Skarbowy dokonuje zwrotu nadpłaty podatku VAT na konto bankowe danego podatnika według różnych ram czasowych w zależności od okoliczności. Standardowy okres przewidziany na zwrot wynosi 60 dni. W sytuacji gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik nie dokonał żadnej sprzedaży, wliczając w to sprzedaż niepodlegającą opodatkowaniu, i zrealizował jedynie zakupy, termin zwrotu wydłuża się do 180 dni. Okres na zwrot może zostać skrócony do 25 dni, jeżeli podatnik spełni szczegółowe wymogi, jakie określa art. 87 ust. 6 Ustawy o podatku od towarów i usług.
