Procedura OSS (One Stop Shop) to unijne rozwiązanie, które upraszcza rozliczanie VAT dla firm sprzedających towary i usługi w różnych krajach UE, eliminując konieczność wielokrotnych rejestracji VAT. Wprowadzona w lipcu 2021 roku, umożliwia centralne raportowanie i płatność podatku przez jeden portal elektroniczny. W artykule wyjaśniamy, czym jest procedura OSS, kto może z niej skorzystać, jak się zarejestrować, jak często składać deklaracje, jak realizować płatności oraz jakie kary grożą za uchybienia.
Czym jest procedura OSS?
Procedura OSS to system umożliwiający przedsiębiorcom rozliczanie VAT od sprzedaży transgranicznej B2C (business-to-consumer) w jednym państwie członkowskim, tzw. państwie identyfikacji. Procedura OSS obejmuje:
- sprzedaż usług (np. cyfrowych, telekomunikacyjnych) dla konsumentów w UE;
- wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość (WSTO) powyżej progu 10 000 EUR rocznie;
- import towarów o wartości do 150 EUR (schemat importu – IOSS).
Zastępuje wcześniejszy system MOSS, rozszerzając jego zakres na więcej transakcji.
Kto może skorzystać z OSS?
Z procedury OSS mogą korzystać:
- przedsiębiorstwa z UE: firmy zarejestrowane dla celów VAT w UE, prowadzące sprzedaż B2C w innych krajach UE (schemat unijny);
- przedsiębiorstwa spoza UE: firmy bez siedziby w UE, sprzedające towary lub usługi konsumentom w UE (schemat pozaunijny lub importu);
- platformy handlowe: podmioty ułatwiające sprzedaż towarów przez internet, uznawane za „dostawców z urzędu” dla celów VAT.
Warunkiem jest przekroczenie progu 10 000 EUR w sprzedaży transgranicznej lub dobrowolne przystąpienie do OSS.
Jak wygląda rejestracja OSS?
Aby zarejestrować się do procedury OSS w Polsce, należy:
- wypełnić formularz VIU-R i złożyć go elektronicznie do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście;
- po pozytywnej weryfikacji otrzymać potwierdzenie rejestracji.;
- rejestracja staje się skuteczna od pierwszego dnia kwartału następującego po kwartale, w którym dokonano zgłoszenia.;
- po rejestracji podatnik otrzymuje dostęp do portalu OSS (np. w Polsce przez e-Urząd Skarbowy).
Proces trwa zwykle 2-4 tygodnie, a rejestracja zaczyna obowiązywać od pierwszego dnia kolejnego kwartału.
Częstotliwość i terminy deklaracji OSS
Przedsiębiorcy korzystający z procedury OSS są zobowiązani do składania kwartalnych deklaracji VAT (formularz VIU-DO) do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału okresu rozliczeniowego (np. I kwartał: do 30 kwietnia). Deklaracje należy składać elektronicznie, nawet jeśli w danym kwartale nie dokonano żadnych transakcji (tzw. deklaracja zerowa).
Płatności OSS
Wpłaty VAT w ramach procedury unijnej oraz nieunijnej (OSS) i procedury importu (IOSS) dokonuje się na specjalnych zasadach. Po złożeniu deklaracji VAT podatnik otrzymuje jednostkowy, unikatowy numer referencyjny (UNR). Wpłaty podatku należy dokonać w walucie EUR na rachunek bankowy Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (urząd podaje osobne rachunki dla płatności krajowych o dla płatności z zagranicy).
Kary za uchybienia w OSS
Kary za nieprawidłowości w OSS (np. nieterminowe deklaracje, brak płatności) nakładają państwa konsumpcji, zgodnie z ich przepisami. Powtarzające się (trzy kolejne) niezłożenie deklaracji po przypomnieniach skutkuje wykluczeniem z OSS na 2 lata. W Polsce kary za niezłożenie deklaracji OSS mogą wynosić od 430 zł do 86 000 zł (art. 56 § 4 KKS), a za nieterminową płatność VAT naliczane są odsetki (16,5% rocznie w 2025 r.). W innych krajach UE kary różnią się, np. w Niemczech do 25 000 EUR za uchybienia administracyjne. Wykluczenie z OSS zmusza firmę do rejestracji VAT w każdym kraju konsumpcji.
Podsumowując, procedura OSS znacząco upraszcza rozliczanie VAT dla firm działających transgranicznie, ale wymaga ścisłego przestrzegania terminów i lokalnych stawek. Profesjonalne wsparcie i oprogramowanie pomagają uniknąć kar i optymalizować procesy.
