W momencie gdy wychodzisz ze sprzedażą poza Polskę, sam produkt i logistyka to za mało. Musisz zdecydować, jak poukładać rozliczenia podatkowe w różnych krajach. Na tym etapie pojawia się temat VAT OSS i lokalnej rejestracji VAT.
Nie chodzi o wybór „albo–albo”. W praktyce łączysz oba rozwiązania: korzystasz z VAT OSS tam, gdzie to możliwe, a lokalne numery VAT wykorzystujesz tam, gdzie wymagają tego przepisy i model działania Twojego e-commerce. Dzięki temu budujesz system rozliczeń, który nadąża za rozwojem Twojej sprzedaży, zamiast ją ograniczać.
Czym jest VAT OSS?
VAT OSS (One Stop Shop) to system, który pozwala Ci rozliczać VAT od sprzedaży do konsumentów w innych krajach UE za pomocą jednego, zbiorczego rozliczenia. Zamiast rejestrować się osobno w każdym państwie, w którym masz klientów, korzystasz z elektronicznego portalu w jednym kraju, tzw. państwie identyfikacji.
System VAT OSS zastąpił wcześniejszy MOSS (Mini One Stop Shop) i ma szerszy zakres. Obejmuje trzy schematy: non-Union, Union oraz importowy (IOSS). Dzięki temu możesz objąć OSS-em zarówno usługi, jak i sprzedaż towarów na odległość, w zależności od tego, gdzie masz siedzibę i jak sprzedajesz.
W praktyce wygląda to tak, że rejestrujesz się do odpowiedniego schematu OSS w jednym państwie. Następnie składasz tam elektroniczne deklaracje VAT OSS (co kwartał lub co miesiąc – zależnie od schematu) i wykazujesz w nich sprzedaż do klientów z innych krajów UE. Ten urząd przekazuje dalej informacje i należny VAT do właściwych państw konsumpcji.
VAT OSS – dobrowolny system, konkretne obowiązki
Korzystanie z VAT OSS jest dobrowolne, ale jeśli się na niego zdecydujesz, musisz zgłaszać w nim wszystkie transakcje, które podlegają danemu schematowi. Nie można dowolnie decydować, że część sprzedaży będzie rozliczana w ramach OSS, a część lokalnie.
Ważne jest też to, że VAT OSS nie zastępuje Twoich standardowych obowiązków w kraju siedziby. Nadal składasz „zwykłą” deklarację VAT w swoim państwie, a deklaracja OSS jest dodatkiem, który obejmuje tylko transakcje kwalifikujące się do systemu.
Bez VAT OSS musisz rejestrować się do VAT w każdym państwie, w którym sprzedajesz towary lub usługi do konsumentów. OSS pozwala Ci tego uniknąć, upraszcza rozliczenia i ogranicza liczbę kontaktów z zagranicznymi urzędami skarbowymi, przy zachowaniu zgodności z przepisami w całej Unii Europejskiej.
Kiedy potrzebna jest lokalna rejestracja VAT?
VAT OSS nie zastępuje krajowych obowiązków podatkowych. To tylko dodatkowy schemat, który obejmuje wybrane transakcje B2C, a pozostałe nadal rozliczasz w „zwykłych” deklaracjach VAT w danym państwie.
Lokalna rejestracja VAT jest Ci potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy:
- masz siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności w danym kraju – sprzedaż do konsumentów w tym państwie rozliczasz w lokalnej deklaracji, bo takie transakcje nie mogą być raportowane w schemacie unijnym OSS;
- przechowujesz towary i sprzedajesz je jako dostawy krajowe z magazynu w danym kraju – takie transakcje mają charakter lokalny i nie kwalifikują się do OSS, więc wymagają lokalnego numeru VAT;
- świadczysz usługi B2C, dla których miejsce opodatkowania przypada na państwo, w którym posiadasz siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności (np. z lokalnego oddziału) – te usługi musisz wykazać w krajowej deklaracji VAT, a nie w OSS;
- realizujesz transakcje spoza zakresu OSS, takie jak część dostaw towarów spoza UE, towary akcyzowe czy sprzedaż B2B – tu zawsze obowiązują standardowe zasady rejestracji i raportowania w danym kraju.
W efekcie możesz równolegle korzystać z VAT OSS do sprzedaży transgranicznej B2C i jednocześnie możesz być zarejestrowany do VAT tam, gdzie prowadzisz realną działalność.
Hybrydowy model rozliczeń – kiedy to najlepsze rozwiązanie?
Hybrydowy model oznacza, że część sprzedaży rozliczasz przez VAT OSS, a część w lokalnych deklaracjach VAT. W praktyce łączysz więc uproszczony system unijny z klasycznymi rozliczeniami w państwach, w których jesteś zarejestrowany/a.
Model hybrydowy jest konieczny, gdy OSS nie obejmuje wszystkich Twoich transakcji. Dzieje się tak np. gdy masz siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w kilku krajach. Korzystasz z lokalnych magazynów albo realizujesz dostawy i usługi, które trzeba wykazać w krajowej deklaracji VAT, a nie w OSS.
Taki układ jest dla Ciebie szczególnie korzystny, gdy rozwijasz sprzedaż B2C w UE, ale równolegle obsługujesz sprzedaż krajową lub B2B w różnych państwach. OSS przejmuje wtedy rozliczenia transgraniczne, a lokalne deklaracje obejmują dostawy krajowe i inne transakcje spoza zakresu systemu.
Jeśli prowadzisz szerszą działalność, np. sprzedajesz towary z magazynów w kilku krajach, korzystasz z importowego IOSS dla przesyłek do 150 euro. Równoczesne prowadzenie klasycznej sprzedaży krajowej sprawia, że hybrydowy model staje się de facto standardem. Najważniejsze jest to, żebyś miał/a jasny podział: które transakcje raportujesz w OSS, a które w lokalnych deklaracjach, zgodnie z zasadami każdego państwa.
Różnice między krajami – dlaczego jeden model nie wystarczy?
Każde państwo członkowskie UE, a także kraje spoza wspólnoty, stosują własne przepisy dotyczące rejestracji VAT, progów sprzedaży i zasad raportowania. Dlatego hybrydowe podejście do rozliczeń VAT OSS i lokalnych rejestracji jest często nie tylko korzystne, ale wręcz konieczne:
- Niemcy – to kierunek ekspansji dla polskich e-commerce. Każdy sprzedawca, który przechowuje towary na terytorium Niemiec (np. w ramach Amazon FBA), musi zarejestrować się lokalnie do VAT już od pierwszej transakcji. Nie obowiązuje tu żaden próg sprzedaży dla firm zagranicznych. Dodatkowo niemiecki fiskus wymaga prowadzenia ewidencji w języku niemieckim.
- Hiszpania – kraj o zerowym progu rejestracyjnym dla zagranicznych podmiotów. Nawet pojedyncza sprzedaż lokalna, realizowana z hiszpańskiego magazynu, wymaga numeru VAT ES. Dodatkowo obowiązuje tu system elektronicznego raportowania SII (Immediate Information Supply), który wymaga bieżącego przekazywania danych o transakcjach.
- Norwegia – mimo że nie należy do UE, jest atrakcyjnym rynkiem zbytu. Obowiązek rejestracji VAT powstaje po przekroczeniu 50 000 NOK rocznej sprzedaży. Przedsiębiorcy spoza Norwegii muszą ustanowić lokalnego przedstawiciela podatkowego. W tym przypadku procedura VAT-OSS nie ma zastosowania, dlatego rozliczenia odbywają się zgodnie z norweskimi przepisami krajowymi.
Takie różnice powodują, że przedsiębiorstwa prowadzące sprzedaż transgraniczną nie mogą polegać wyłącznie na jednym systemie. Hybrydowy model pozwala im działać elastycznie, dostosowywać się do wymogów poszczególnych administracji podatkowych i jednocześnie utrzymywać porządek w raportowaniu.
Podsumowanie
VAT OSS i lokalna rejestracja VAT to elementy jednej układanki. Dzięki nim możesz obsłużyć sprzedaż transgraniczną B2C, a także działalność prowadzoną lokalnie w poszczególnych krajach.
Jeśli działasz na kilku rynkach, naturalnie wchodzisz w model hybrydowy. Część obrotu wykazujesz w deklaracjach OSS, a część w lokalnych rozliczeniach zgodnie z zasadami danego państwa. To zapewnia Ci porządek w danych, przewidywalność i mniejsze ryzyko sporów z administracją.
Warto, żebyś traktował/a wybór modelu rozliczeń jak decyzję strategiczną, a nie tylko techniczny obowiązek. Dobrze zaprojektowane połączenie VAT OSS i lokalnych rejestracji sprawia, że księgowość nadąża za skalą Twojej sprzedaży, zamiast być dla niej barierą operacyjną.
Literatura
European Commission, Directorate-General for Taxation and Customs Union, Guide to the VAT One Stop Shop (applicable from 1 July 2021), Brussels, March 2021.
