Każdy płatnik składek może zostać poddany kontroli ZUS, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, wysokość przychodu czy wielkość zatrudnienia. Po nieco „uśpionej” działalności kontrolerów ZUS w czasach pandemii, od 2022 wzrasta liczba kontroli, które w większości przypadków zakończyły się wykryciem nieprawidłowości. Podczas przeprowadzonych kontroli w 2023 roku, aż w 94% przypadków stwierdzono nieprawidłowości, a kwota ustalonych nieprawidłowości finansowych w zakresie składek i świadczeń wyniosła ogółem 489 mln złotych.
Kontrola ZUS
Zapewne każdy z płatników zastanawia się w jaki sposób Zakład Ubezpieczeń Społecznych typuje firmy do kontroli. Decyzje o kontrolach oparte są na analizie bardzo dużej ilości danych, które zapisane są na kontach płatników składek i ubezpieczonych. ZUS korzysta ze specjalnego oprogramowania, które przeprowadza analizę ryzyka naruszenia przepisów. Większe firmy, które naruszają przepisy, prędzej czy później zostaną wytypowane przez program do przeprowadzenia kontroli.
W 2023 roku ZUS najczęściej kontrolował obszary takie jak:
- Wykonywania pracy na rzecz własnego pracodawcy – art. 8 ust. 2a Ustawy ZUS
- Zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych (umowa zlecenie i działalność gospodarcza, dwie umowy zlecenia) – art. 9 Ustawy ZUS
- Błędne ustalanie podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – art. 18 Ustawy ZUS
- Brak zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych (mimo posiadania tytułu do objęcia ubezpieczeniami) oraz brak deklarowania podstaw wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne – art. 36 ust. 1 w związku z art. 18 Ustawy ZUS
Oprócz wyżej wymienionych obszarów inspektorzy ZUS zwracają również szczególną uwagę na:
- Pozorność zatrudnienia
- Oddelegowywanie pracowników
- Umowy cywilnoprawne (również studentów)
- System kafeteryjny
- Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
- Outsourcing pracowników
- Umowy o dzieło
- Zasiłek chorobowy
- Pomoc udzielona przez ZUS w ramach tzw. Tarczy Antykryzysowej
W jaki sposób przygotować się do kontroli ZUS?
O jakie dokumenty będzie pytał kontroler ZUS?
- listy płac oraz karty wynagrodzeń z wybranych okresów
- akta osobowe pracowników
- umowy zlecenia wraz z oświadczeniami zleceniobiorców oraz potwierdzenie bycia uczniem/studentem
- wyciągi bankowe potwierdzające wypłatę wynagrodzeń
- dokumenty księgowe wraz z planem kont
- dokumenty statutowe firmy, regulaminy
- dokumenty dotyczące wniosków złożonych na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacjami kryzysowymi
Gdzie odbywa się kontrola?
Kontrola odbywa się w siedzibie płatnika składek lub tam gdzie prowadzi on działalność. Może być przeprowadzona w innym miejscu, w którym płatnik składek przechowuje dokumentację, pod warunkiem, że płatnik składek się na to zgodzi. Może również odbyć się w siedzibie ZUS.
Jak długo trwa kontrola?
- Jeżeli płatnik nie jest przedsiębiorcą – kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc. Jeśli trzeba pozyskać dowody ze źródeł osobowych, opinię z innych instytucji, kontrola nie powinna trwać dłużej niż dwa miesiące.
- Jeżeli płatnik składek jest przedsiębiorcą, to w jednym roku kalendarzowym kontrola nie może przekraczać:
- jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
- jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
- jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
- jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.
Kontrola kończy się przekazaniem protokołu kontroli przygotowanym w dwóch egzemplarzach.
