Praca zdalna nie miała dotychczas unormowań w kodeksie pracy czy innych aktach prawnych. Jednak w dobie pandemii zupełnie zmieniła swoją rolę i znaczenie. Prowadzone procedury legislacyjne zakończyły się nowelizacją kodeksu pracy, podpisaną 27 stycznia 2023 r. przez Prezydenta RP i opublikowaną w Dzienniku Ustaw 6 lutego 2023 r.
Regulacje dotyczące pracy zdalnej i hybrydowej
Zgodnie z zapisami ustawy, możliwe stało się świadczenie pracy wyłącznie w formie zdalnej całkowitej lub hybrydowej. Nowe przepisy wprowadzają obowiązek zawarcia porozumienia pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową co do określenia zasad wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli zgoda nie zostanie osiągnięta, należy ustanowić regulamin, po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Według wprowadzonej definicji, praca zdalna oznacza wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wyznaczonym przez pracownika oraz uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania zatrudnionego oraz z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Do obowiązków pracodawcy należą:
- dostarczenie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych materiałów i narzędzi pracy, a także zapewnienie instalacji, serwisu i konserwacji urządzeń technicznych,
- zorganizowanie pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej,
- pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych i innych wydatków bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
- ustalenie wysokości ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie materiałów niezapewnionych przez pracodawcę np. prywatnego laptopa.
Zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów energii elektrycznej i Internetu może zostać zastąpiony ryczałtem odpowiadającym ich przewidywalnej wysokości. Powinien on zostać dopasowany do różnych grup pracowników, niezależnie od wymiaru zatrudnienia (pełny/ niepełny etat) oraz formy współpracy – praca w pełni zdalna lub hybrydowa. Zwroty kosztów wypłacane przez pracodawcę zwolnione są z obciążeń publicznoprawnych, takich jak ZUS i PIT.
Praca zdalna w kodeksie pracy
Pracodawca ma prawo cofnąć wcześniej wydane polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Dotyczy to również sytuacji, w której nastąpiły zmiany warunków lokalowych i technicznych, uniemożliwiające dalsze wykonywanie pracy zdalnej. Nowelizacja przepisów przewiduje również, że w przypadku uzgodnienia sposobu współpracy w trakcie zatrudnienia, zarówno pracownik, jak i pracodawca może wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do tradycyjnej formy pracy w zakładzie. Termin nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Należy również pamiętać, że pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej pracownicy w ciąży oraz zatrudnionemu wychowującemu dziecko do 4. roku życia, sprawującemu opiekę nad innym członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności oraz rodzicowi dziecka dysponującego odpowiednią opinią o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia. Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie 7 kwietnia 2023 roku.
