Wykonywanie pracy za granicą może odbywać się w ramach podróży służbowej (potocznie nazywaną delegacją) lub oddelegowania. O podróży służbowej mówimy wówczas, gdy pracownik wykonuje zadania poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy na polecenie pracodawcy. Za odbycie podróży służbowej przysługuje pokrycie kosztów z nią związanych, m.in. wypłata diet. Podróż służbowa ma charakter incydentalny. Czym innym będzie oddelegowanie pracownika, które co do zasady wiąże się z dłuższą w czasie zmianą miejsca pracy, z reguły na okres powyżej 3 miesięcy.
Wynagrodzenie pracownika oddelegowanego
W ramach oddelegowania pracownikowi przysługują jedynie świadczenia związane ze stosunkiem pracy. Wynagrodzenie otrzymywane w kraju, do którego został oddelegowany pracownik, nie może być niższe niż prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej obowiązujące w danym roku kalendarzowym. W przypadku oddelegowania należy stosować przepisy prawne państwa przyjmującego, a warunki zatrudnienia pracownika nie mogą być gorsze, niż obowiązujące w kraju w którym ma pracować.
Rozróżnienie podróży służbowej i oddelegowania ma istotne konsekwencje w kontekście ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Na mocy określonego w § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego podstawa wymiaru składek społecznych pracowników delegowanych do pracy za granicę nie może być niższa od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2025 r. wynagrodzenie to wynosi 8 673 zł. Zgodnie z powołanym przepisem z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączona jest część wynagrodzenia w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu. Ustalona w ten sposób podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne nie może być niższa niż kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Jeżeli natomiast pracownik uzyska w danym miesiącu przychód niższy niż 8 673 zł wówczas rozporządzenie składkowe nie ma zastosowania a podstawę wymiaru składek społecznych będzie stanowił przychód faktycznie uzyskany w danym miesiącu.
Przepisy PIT wskazują, że wolna od podatku dochodowego jest część przychodów osób mających miejsce zamieszkania na terytorium Polski, które spełniają łącznie dwa warunki:
- przebywają czasowo za granicą oraz
- uzyskują przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy.
Zwolnienie z podatku obejmuje każdy dzień pobytu za granicą w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach rozporządzenia o podróżach służbowych.
Delegowanie pracownika za granicę wiąże się z konkretnymi konsekwencjami podatkowymi i ubezpieczeniowymi – zarówno w zakresie ZUS i PIT. Zastosowanie odpowiednich rozporządzeń i przepisów jest w tym przypadku konieczne, aby prawidłowo naliczyć wynagrodzenie dla pracownika.
