Prowadzenie firmy to duży obowiązek, który wiąże się nie tylko z koniecznością znajomości branży, w jakiej się działa, ale także innych branż, mających bezpośredni wpływ na przedsiębiorstwo. Najważniejszą z nich jest księgowość. Im większa marka, tym więcej osób z doświadczeniem w branży może zatrudnić. Jednak w obecnych czasach jest również inne rozwiązanie, coraz chętniej stosowane. Chodzi o outsourcing, obejmujący także usługi z zakresu accounts payable. Co kryje się pod tym pojęciem? Dlaczego warto korzystać z usług firmy zewnętrznej? Tego dowiesz się z naszego artykułu.
Accounts payable – co to jest?
Jest to jeden z trzech najpopularniejszych działów w księgowości w firmach z sektorów Shared Services Center (SSC), a także Business Process Outsourcing (BPO). Accounts payable to nic innego, jak księgowość zobowiązań. Zadania wykonywane przez ten dział polegają przede wszystkim na kontroli poprawności danych, co ma przełożyć się na terminowe płatności za faktury. W ramach tego działu rejestruje się dokumenty w specjalnym systemie lub też od razu w przeznaczonym do tego środowisku ERP. Istnieją już także automatyczne procesy rozliczeń, które pozwalają na to, aby pracownik musiał tylko sprawdzać poprawność wszystkich informacji, takich jak data wystawienia faktury, kwota podatku VAT czy też kwota całkowita.
W ramach outsourcingu accounts payable wykonywana jest także dystrybucja faktur po ich zarejestrowaniu. Istnieje wiele różnych struktur, które są do tego wykorzystywane. Można je z powodzeniem dostosować do indywidualnych potrzeb każdej firmy. Co więcej, dochodzi również do kodowania faktur kosztowych. To niezwykle ważny etap, ponieważ pozwala na przypisanie wydatku do odpowiedniego konta. W konsekwencji zapewni to przejrzystość całego procesu, a także zgodność z normami prawnymi związanymi z rachunkowością. Oczywiście oprócz tego dochodzi również do przypisania kosztów do miejsca ich powstawania.
Kolejnym aspektem, który wchodzi w skład accounts payable, jest księgowanie faktur zamówieniowych. To często żmudny proces, który wymaga wielu godzin porównywania i kontrolowania, czy wszystko na pewno się zgadza.
Wszystkie te wyżej wymienione działania dla wielu firm mogą okazać się zbyt pracochłonne, co jest całkowicie normalne. Właśnie dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie zwrócenie się o pomoc do firmy zewnętrznej. Zajmie się ona accounts payable w ramach outsourcingu. Dzięki temu nie trzeba będzie zatrudniać dodatkowych osób, które posiadają odpowiednie kompetencje, co wiązałoby się po pierwsze z większymi kosztami, a po drugie z poświęceniem czasu na sam proces rekrutacji i proces wdrożeniowy.
Accounts payable? Outsourcing to najlepsze rozwiązanie!
Największą zaletą outsourcingu accounts payable jest fakt, że wszystkimi działaniami zajmuje się zewnętrzna firma. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi czynnie brać udziału w księgowaniu każdej faktury w systemie czy sprawdzać zgodności wprowadzonych danych z dokumentami. Co więcej, zewnętrzne jednostki chcąc zadbać o własną reputację, pilnują skrupulatności oraz poprawności wykonywanych działań. Warto także dodać, że dzięki temu wszelkiego rodzaju dane wrażliwe nie trafią w ręce nieupoważnionych osób. Będą one kierowane bezpośrednio do odpowiednich pracowników zajmujących się daną częścią księgowości.
Oprócz tego, accounts payable w ramach outsourcingu pozwoli skupić się księgowym w firmie na innych, ważniejszych obowiązkach. Ich praca związana z fakturowaniem może się ograniczać tylko i wyłącznie do weryfikacji dokumentu, jednak bez konieczności kodowania go. Warto także podkreślić, że tego typu współpraca pozwoli upewnić się, że firma zapłaci jedynie za te towary, które faktycznie zamówiła. Wszystkie procesy odbywają się elektronicznie. Właśnie dlatego accounts payable w ramach outsourcingu jest doskonałym rozwiązaniem!
