Prowadzenie firmy to duży obowiązek, który wiąże się nie tylko z koniecznością znajomości branży, w jakiej się działa, ale także innych branż, mających bezpośredni wpływ na przedsiębiorstwo. Najważniejszą z nich jest księgowość. Im większa marka, tym więcej osób z doświadczeniem w branży może zatrudnić. Jednak w obecnych czasach jest również inne rozwiązanie, coraz chętniej stosowane. Chodzi o outsourcing, obejmujący także usługi z zakresu accounts payable. Co kryje się pod tym pojęciem? Dlaczego warto korzystać z usług firmy zewnętrznej? Tego dowiesz się z naszego artykułu.
Accounts payable – co to jest?
Jest to jeden z trzech najpopularniejszych działów w księgowości w firmach z sektorów Shared Services Center (SSC), a także Business Process Outsourcing (BPO). Accounts payable to nic innego, jak księgowość zobowiązań. Zadania wykonywane przez ten dział polegają przede wszystkim na kontroli poprawności danych, co ma przełożyć się na terminowe płatności za faktury. W ramach tego działu rejestruje się dokumenty w specjalnym systemie lub też od razu w przeznaczonym do tego środowisku ERP. Istnieją już także automatyczne procesy rozliczeń, które pozwalają na to, aby pracownik musiał tylko sprawdzać poprawność wszystkich informacji, takich jak data wystawienia faktury, kwota podatku VAT czy też kwota całkowita.
W ramach outsourcingu accounts payable wykonywana jest także dystrybucja faktur po ich zarejestrowaniu. Istnieje wiele różnych struktur, które są do tego wykorzystywane. Można je z powodzeniem dostosować do indywidualnych potrzeb każdej firmy. Co więcej, dochodzi również do kodowania faktur kosztowych. To niezwykle ważny etap, ponieważ pozwala na przypisanie wydatku do odpowiedniego konta. W konsekwencji zapewni to przejrzystość całego procesu, a także zgodność z normami prawnymi związanymi z rachunkowością. Oczywiście oprócz tego dochodzi również do przypisania kosztów do miejsca ich powstawania.
Kolejnym aspektem, który wchodzi w skład accounts payable, jest księgowanie faktur zamówieniowych. To często żmudny proces, który wymaga wielu godzin porównywania i kontrolowania, czy wszystko na pewno się zgadza.
Wszystkie te wyżej wymienione działania dla wielu firm mogą okazać się zbyt pracochłonne, co jest całkowicie normalne. Właśnie dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie zwrócenie się o pomoc do firmy zewnętrznej. Zajmie się ona accounts payable w ramach outsourcingu. Dzięki temu nie trzeba będzie zatrudniać dodatkowych osób, które posiadają odpowiednie kompetencje, co wiązałoby się po pierwsze z większymi kosztami, a po drugie z poświęceniem czasu na sam proces rekrutacji i proces wdrożeniowy.
Accounts payable? Outsourcing to najlepsze rozwiązanie!
Największą zaletą outsourcingu accounts payable jest fakt, że wszystkimi działaniami zajmuje się zewnętrzna firma. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi czynnie brać udziału w księgowaniu każdej faktury w systemie czy sprawdzać zgodności wprowadzonych danych z dokumentami. Co więcej, zewnętrzne jednostki chcąc zadbać o własną reputację, pilnują skrupulatności oraz poprawności wykonywanych działań. Warto także dodać, że dzięki temu wszelkiego rodzaju dane wrażliwe nie trafią w ręce nieupoważnionych osób. Będą one kierowane bezpośrednio do odpowiednich pracowników zajmujących się daną częścią księgowości.
Oprócz tego, accounts payable w ramach outsourcingu pozwoli skupić się księgowym w firmie na innych, ważniejszych obowiązkach. Ich praca związana z fakturowaniem może się ograniczać tylko i wyłącznie do weryfikacji dokumentu, jednak bez konieczności kodowania go. Warto także podkreślić, że tego typu współpraca pozwoli upewnić się, że firma zapłaci jedynie za te towary, które faktycznie zamówiła. Wszystkie procesy odbywają się elektronicznie. Właśnie dlatego accounts payable w ramach outsourcingu jest doskonałym rozwiązaniem!
Kim jest AP accountant
AP accountant, czyli księgowy zobowiązań, odpowiada za obsługę faktur kosztowych od momentu ich wpływu do firmy aż do zapłaty. W strukturach centrów usług wspólnych to jedno z najczęściej obsadzanych stanowisk księgowych.
Zakres obowiązków obejmuje:
- weryfikację i rejestrację faktur zakupowych w systemie ERP,
- kodowanie kosztów i przypisywanie ich do właściwych kont oraz centrów kosztowych,
- dopasowywanie faktur do zamówień i dokumentów przyjęcia towaru,
- obsługę procesu akceptacji i przygotowanie płatności,
- wyjaśnianie rozbieżności z dostawcami i działami wewnętrznymi,
- uzgadnianie sald kont zobowiązań i raportowanie na zamknięcie okresu.
Jakie kompetencje są potrzebne
Wbrew nazwie stanowiska pełne wykształcenie księgowe nie zawsze jest wymagane. Na poziomie juniorskim liczą się przede wszystkim dokładność, umiejętność pracy z dużą liczbą dokumentów i znajomość języka obcego, w którym prowadzona jest obsługa danego rynku.
Pracodawcy najczęściej oczekują:
- znajomości języka angielskiego, a przy obsłudze konkretnych krajów także niemieckiego, francuskiego lub języków skandynawskich,
- praktycznej obsługi Excela i doświadczenia w systemie ERP, najczęściej SAP lub Oracle,
- podstaw rachunkowości i rozumienia mechanizmu VAT,
- umiejętności komunikacji z dostawcami, bo znaczna część pracy to wyjaśnianie niezgodności.
Ścieżka kariery i wynagrodzenie
Typowa ścieżka prowadzi od stanowiska juniorskiego przez samodzielnego księgowego zobowiązań do roli seniora lub team leadera, a następnie do zarządzania procesem albo przejścia do obszaru pokrewnego, na przykład accounts receivable czy kontrolingu.
Na wysokość wynagrodzenia wpływają przede wszystkim:
- język obsługi – stanowiska wymagające niemieckiego lub języków nordyckich są wyceniane wyżej niż anglojęzyczne,
- poziom doświadczenia i samodzielność w obsłudze pełnego procesu,
- lokalizacja centrum usług, z wyraźną różnicą między Warszawą a mniejszymi ośrodkami,
- zakres odpowiedzialności, w tym udział w zamknięciach okresu i kontakt z audytorem.
Aktualne widełki dla poszczególnych poziomów najlepiej sprawdzać w raportach płacowych firm rekrutacyjnych, ponieważ zmieniają się co roku wraz z sytuacją na rynku pracy w sektorze usług wspólnych.
AP accountant a specjalista P2P
Nazwy bywają używane wymiennie, ale nie znaczą tego samego. AP accountant koncentruje się na fakturach i zobowiązaniach. Specjalista P2P obsługuje szerszy proces, od zapotrzebowania i zamówienia aż do płatności, obejmujący także współpracę z zakupami. Różnice opisujemy dokładniej w artykule o tym, jak działa proces purchase to pay.
W praktyce w mniejszych organizacjach jedna osoba łączy oba zakresy, a w dużych centrach usług wspólnych funkcje są rozdzielone między osobne zespoły.
