Blog

Obsługa księgowości międzynarodowej

Firmy działające na skalę międzynarodową muszą wziąć pod uwagę wiele zmiennych dotyczących sporządzania sprawozdań finansowych oraz wystawiania i płacenia faktur VAT. Każdy kraj ma wypracowane osobne rozporządzenia, dlatego jeszcze przed założeniem oddziału firmy za granicą lub spółki z zagranicznym kontrahentem, konieczne jest zapoznanie się z wymogami w zakresie finansów. Księgowość międzynarodowa to standardowe usługi związane ze sporządzaniem ksiąg rachunkowych, prowadzeniem działów kadrowo-płacowych czy reprezentowaniem firmy przed instytucjami finansowymi. Uwzględnia ona też przepisy księgowe i podatkowe obowiązujące w danym miejscu. Do tego skupia się na wyjaśnianiu różnic w sposobach rozliczania działalności oraz monitorowaniu sytuacji finansowej w kraju i za granicą. Dużym wsparciem dla firm międzynarodowych jest także obsługa w zakresie podatku VAT (zarówno podczas rejestrowania firmy, jak i składania deklaracji VAT).

Księgowość międzynarodowa: wsparcie dla firm

Specjaliści zajmujący się księgowością międzynarodową posiadają wiedzę niezbędną do doradzania w kwestii finansów międzynarodowych. Znajomość przepisów podatkowych, obsługa płac czy fakturowanie VAT na rynku zagranicznym może przysporzyć sporo stresu. Outsourcing działań w zakresie księgowości międzynarodowej to ułatwienie, które zrzuca z przedsiębiorcy ciężar odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości i pozwala skupić się na prowadzeniu oraz rozwijaniu biznesu.

Rozliczenie podatku za granicą – odrzuć mity, poznaj fakty

Do właściwego rozliczenia podatku firmy działającej na kilku rynkach, należy podejść w sposób kompleksowy. Faktem jest, że wiedza nie tylko w zakresie prawa podatkowego obowiązującego w Polsce, ale także międzynarodowych zasad rozliczania PIT, jest tu niezbędna. Istotne jest także, aby właściwie określić rezydencję podatkową – czyli miejsce dopełniania obowiązków finansowych. Należy wziąć przy tym pod uwagę także rezydencję w danym kraju oraz charakter interesów gospodarczych. Dopiero dokładne ustalenie tych kwestii pozwoli jasno doprecyzować, do których ustaleń podatkowych należy się odnieść, aby prawidłowo przygotować rozliczenie. Warto rozeznać się także w kwestii podwójnego opodatkowania. Znajomość prawa podatkowego krajów, w których prowadzona jest działalność, pozwoli rozwiać wątpliwości związane z rozliczaniem się w dwóch różnych miejscach. Wszelkie wątpliwości można rozwiać przy wsparciu doświadczonego księgowego, który doskonale zna niuanse międzynarodowych przepisów podatkowych i który może dokonać analizy płatności, rozpoznania przychodów czy zwolnień podatkowych w oparciu o międzynarodowy model rozliczaniu podatków.

Czym jest Amazon FBA?

Amazon FBA (Amazon Fulfillment By Amazon) to usługa, która umożliwia sprzedaż produktów na całym świecie przy wsparciu logistycznym firmy Amazon. W ramach współpracy ze sklepami internetowymi może zajmować się zarówno pakowaniem i wysyłką, jak i późniejszą obsługą przesyłek. Zaletą takiego rozwiązania jest dostęp do największych rynków na świecie, a tym samym zwiększenie sprzedaży i poszerzenie jej o eksport. Sprzedawcy nie muszą martwić się organizowaniem własnej przestrzeni magazynowej ani terminowością dostawy towarów. Najważniejszą zaletą takiego rozwiązania jest jednak przerzucenie odpowiedzialności za wysyłkę oraz przygotowanie produktu ze sprzedawcy na dostawcę. Zmienia to nie tylko sposób działania sklepów internetowych, ale także kwestie związane z finansami. Biznes online, który chce korzystać z możliwości sprzedaży towarów na rynku międzynarodowym, powinien brać pod uwagę, że charakter prowadzonej księgowości również ulega zmianie.

Jak działa Amazon FBA?

Sprzedaż przy wsparciu Amazon FBA ma dziś ogromne znaczenie dla eksportu. Dzięki rozbudowanej sieci logistycznej platforma może świadczyć usługi dla branży eCommerce w korzystny i łatwy do wdrażania sposób. Centra logistyczne Amazon przyjmują produkty do magazynów, a następnie rozpoczynają procedurę, która ma na celu wysyłkę towarów za granicę. W skład świadczonych w ten sposób usług wchodzi m.in. przyjmowanie, katalogowanie, składowanie, kompletowanie, pakowanie oraz wysyłanie produktów. Amazon przejmuje również obsługę klienta w danym kraju – wszelkie informacje dotyczące przesyłki przekazywane są w preferowanym przez kupującego języku.

Wsparcie księgowe dla sprzedawców online

Przedsiębiorstwa chcące prowadzić sklep internetowy przy wsparciu amerykańskiej firmy muszą dostosować się nie tylko do międzynarodowego charakteru działalności eCommerce, ale także do innych procedur finansowych. Zwłaszcza otwarcie na nowe, zagraniczne rynku zbytu, może wiązać się z innymi stawkami VAT obowiązującymi w poszczególnych krajach. W tym miejscu zaczyna się nasza rola: wspieramy nie tylko przedsiębiorstwa prowadzące księgowość tradycyjną, ale także branże skupiające się na sprzedaży online. Posiadamy wiedzę niezbędną do tego, aby wspierać biznesy rozwijające działalność w sieci oraz opierające się na sprzedaży przez platformę Amazon FBA.

Zarządzanie wydatkami

Master daty dóbr i usług wraz z innymi katalogami danych zawierają informacje o kontach, centrach kosztowych, płatnikach, a czasem i więcej informacji, które są konieczne to zakodowania transakcji. Jeżeli ten proces zintegrowany jest z automatycznym zatwierdzaniem faktur odpowiadającym zamówieniom i dostawom, faktury mogą zostać zakodowane i zatwierdzone bez żadnej pracy ręcznej, z wyjątkiem sporadycznego zarządzania master datą. Inne codzienne procesy, takie jak wpisywanie i wysyłanie zamówień, wraz z rejestrowaniem dostaw dostarczą wszelkie inne potrzebne dane. Natomiast, jeżeli dodatkowo wprowadzona jest elektroniczna wysyłka faktur i zamówień (w formacie EDI, nie PDF czy innym podobnym formacie), cały proces jest całkowicie zautomatyzowany.

Przeciwieństwem procesu automatycznego jest ręczne kodowanie i zatwierdzanie faktur otrzymanych w wersji papierowej lub w formacie PDF. Zwykle jest to wprowadzone przy użyciu narzędzi workflow (faktura jest skanowana, a następnie przekazywana elektronicznie), co gwarantuje pewną płynność, jednakże nie jest ona równa automatycznemu, bezbłędnemu i całkiem efektywnemu przetwarzaniu faktur. Zaleca się jak największe zminimalizowanie wkładu pracy ręcznej w kodowanie i zatwierdzanie. Ryzyko nadużyć również jest wyższe w przypadku procesów ręcznych, ze względu na to, że odpowiednio uprawniony pracownik może z łatwością „przepychać” faktury.

Kodowanie i zatwierdzanie pewnych wydatków, tak jak te związane z rozrywką czy podróżami służbowymi może okazać się szczególnie trudnym wyzwaniem. Koszty gastronomiczne i konferencyjne na przykład często nie podlegają niższemu opodatkowaniu, więc na jednej fakturze mogą znajdować się różne stawki VAT. Trudno jest uniknąć pracy ręcznej w przypadku kodowania takich faktur. Zwykle najlepiej jest przetwarzać je w ramach zarządzania wydatkami, a nie wraz ze zobowiązaniami czy zamówieniami.

Rejestracja i zatwierdzanie dostawców

Wiele organizacji celuje w zmniejszenie liczby dostawców, a co ważniejsze, zmniejszenie liczby nowych dostawców do zarejestrowania. Rejestracja nowych dostawców jest czasochłonnym i kosztownym procesem. Organizacje z reguły próbują kontrolować i weryfikować wprowadzanie nowych dostawców, aby upewnić się, że spełniają oni wymagania dotyczące warunków płatności czy ogólnie rozumianej wiarygodności.

W przypadku niektórych organizacji, nowi dostawcy rejestrowani są wraz z otrzymaniem od nich faktury. Chociaż proces ten jest bardzo popularny, przedsiębiorca ryzykuje zaakceptowanie niekorzystnych warunków, lub czasem nawet fałszywych czy błędnych faktur. Zdarzyć mogą się również problemy związane z podatkiem VAT, jeżeli dostawca nie zostanie odpowiednio zarejestrowany. W bardzo pechowych sytuacjach, dostawcy mogą również znajdować się na tak zwanych „czarnych listach”. Takie listy zwykle zawierają dostawców, którzy działają w sposób nieetyczny, pod wieloma względami, na przykład poprzez nadużycia finansowe, uchylanie się od podatków czy wykorzystanie pracy małoletnich.

Całkowicie wykonalnym jest wprowadzenie jednocześnie zorganizowanego procesu rejestracji dostawców oraz dynamicznego procesu ad-hoc. Zorganizowany proces aplikuje się do znanych dostawców, których ilość dóbr czy usług jest znacząca. Niezorganizowany proces stosowany jest w przypadkach drobnych wydatków i najlepiej wykorzystywany jest w zakresie zarządzania wydatkami, aby nie redukować efektywności zarządzania zamówieniami czy zobowiązaniami.

Zorganizowany proces wprowadzania nowych dostawców składa się z etapów, które gwarantują, że zatwierdzeni dostawcy stosują się do polityki organizacji w zakresie handlu, oraz ich ogólną adekwatność. Jeżeli dana organizacja używa platformy zamówieniowej takiej jak BasWare czy Ariba, proces wprowadzania dostawców jest integralną częścią tej platformy. Na taki proces zwykle składa się negocjowanie warunków z dostawcą, sprawdzanie zdolności kredytowej oraz czarnych list, jak również szacowanie cen czy prognoz.

Jeżeli chodzi o pozostałe zamówienia, niezorganizowany proces może okazać się efektywny. Stosowany jest on zwykle w przypadku mniejszych oraz bardziej bieżących wydatków. Przykładami są szkolenia, konferencje, artykuły biurowe czy upominki. Tym zajmuje się dział zarządzania wydatkami, zwyczajowo z uwzględnieniem płatności kartą kredytową. Warunki zapłaty dla płatności kartą kredytową są zwykle bardziej korzystne (=dłuższe) niż te dla płatności wykonywanych po otrzymaniu faktury. Dzięki wykorzystaniu procesu zarządzania wydatkami, te płatności nie zaburzają naturalnego ciągu zarządzania zamówieniami czy zobowiązaniami. Mimo tego, dostawcy opłaconych w ten sposób dóbr czy usług, wciąż powinni zostać odpowiednio zweryfikowany, aby upewnić się, że są oni, dla przykładu, poprawnie zarejestrowani w urzędzie skarbowym. W wielu państwach składanie miesięcznych deklaracji VAT zobowiązuje przedsiębiorstwa do przedłożenia danych transakcyjnych, dlatego zarejestrowanie pełnych informacji o dostawcach, nawet w przypadku płatności kartą czy płatności jednorazowych może okazać się konieczne.

Kontrolowanie rejestracji dostawców oraz warunków handlowych ich dotyczących jest kluczowe dla optymalnego przepływu gotówki w firmie oraz zmaksymalizowania zysków.

Płatności/pliki płatności

Często pomijanym etapem procesu P2P jest sama płatność. Dobrym pomysłem jest wrócenie uwagi na wszystkie płatności, nie tylko te związane z tradycyjną metodą zakupu dóbr i usług. Te płatności to m.in. podatki, pensje, opłaty i rachunki.

Proces regulowania płatności może być bardzo skomplikowany, jeżeli duża ich liczba jest regulowana ręcznie, poza zoptymalizowanym procesem. Pojawia się również duże ryzyko związane z bezpieczeństwem transakcji. Częstym problemem jest upewnienie się, że zatwierdzona płatność w istocie dociera do prawidłowego odbiorcy.

Większość dużych organizacji pracuje z tak zwanymi plikami płatności, które tworzone są w systemie księgowania. Docelowo, wszystkie płatności dokonywane są za pomocą tychże plików, a liczba tych plików i cykli płatności jest zminimalizowana do jednego na tydzień, lub nawet mniej. Plik płatności tworzony jest przez system księgowania poprzez zebranie wszystkich zatwierdzonych faktur, których termin płatności przypada na określoną datę. Jednakże, zwykle organizacje nie uiszczają wszystkich należności za pomocą tych plików. Ręczne płatności dokonywane są dla zaliczek, pilnych płatności i tych płatności, których bank nie może przetworzyć w pliku. Do tej ostatniej grupy należą na przykład faktury krajowe w walucie.

Ważnym elementem płatności jest ich bezpieczeństwo. Plik płatności to z reguły plik tekstowy utworzony przez wspomniany system oraz przesłany do banku. Plikiem tym można zarządzać przy odpowiedniej wiedzy. Można na przykład zmienić numer rachunku. Aby uniknąć takich sytuacji, można zastosować różne rozwiązania: jeżeli jest to możliwe, można przesłać plik bezpośrednio z systemu do banku, zmienić format pliku czy na bieżąco kontrolować płatności. Jeżeli płatności nie są uiszczone, dostawcy na pewno skontaktują się z powodu braku zapłaty.

Bezpieczeństwo płatności ręcznych jest równie trudne do zagwarantowania. Ważnym jest odpowiedni podział obowiązków, tak aby uniknąć sytuacji, w której to ten sam pracownik rejestruje dostawców, faktury oraz dokonuje płatności. Wszystkie te zadania powinny być wykonywane przez różne osoby. Zalecanym jest korzystanie z narzędzi workflow aby kontrolować wezwania do zapłaty oraz ich zatwierdzenie. Należy unikać komunikacji poprzez pocztę elektroniczną. Jednym z najbardziej znanych przykładów oszustw jest wysyłanie fałszywych wiadomości E-mail, które wyglądają jak gdyby zostały wysłane przez członka zarządu proszącego księgowego o zrealizowanie płatności (CEO-fraud). Dzięki narzędziom workflow, znacznie łatwiej uniknąć jest takich oszustw.

Wygodną metodą dokonywania płatności jest polecenie zapłaty. Polecenie zapłaty to płatność, która jest automatycznie pobierana z konta płatnika przez dostawcę, kiedy upłynie jej termin zapłaty. Płatnik uprzednio musi wyrazić zgodę na takie zarządzenie płatnościami przez dostawcę. Jest dużo rodzajów polecenia zapłaty, jednakże nie będziemy ich dalej zgłębiać. Wiele z nich jest lokalnych, tak jak włoskie RIBA czy skandynawskie Autogiro. Najważniejszą metodą w Europie jest polecenie zapłaty SEPA, które jest mniej kosztowną alternatywą dla tradycyjnych krajowych i międzynarodowych poleceń zapłaty.

Wprowadzenie tego rodzaju płatności zależy od polityki firmy. Zezwolenie dostawcom na pobieranie opłat z rachunku wymaga zaufania, ale także ogranicza możliwość kontroli płatności wychodzących. Mogą zdarzyć się sytuacje, w których konieczne jest opóźnienie płatności z powodów związanych z przepływe gotówki czy konfliktem. Niektórzy dostawcy wymagają od klientów zezwolenia na polecenie zapłaty. Są to z reguły dostawcy o silnej pozycji na rynku, porównywalnej do monopolu. Przykładem są firmy użyteczności publicznej, ubezpieczalnie czy organizacje rządowe.

Zarządzanie wydatkami

Pod uwagę należy wziąć wiele zmiennych, np. czy faktura powinna zostać zaksięgowana i zapłacona przez dział zobowiązań czy też w ramach zarządzania wydatkami służbowymi oraz jak wyczerpujący powinien być proces sporządzania zamówienia. Inną niejednoznaczną kwestią są wydatki w ramach podróży służbowych – czy powinny być przetwarzane w ramach działu HR, czy należy stworzyć dla nich odrębny proces. Równie ważna jest przyjęta polityka firmy w kwestiach takich jak akceptacja nowych dostawców, składanie zamówień i zarządzanie wydatkami.

Przyjmowanie Faktur i Rachunków

Konsolidacja i automatyzacja sposobu napływania i rejestrowania faktur i rachunków jest pierwszym krokiem w kierunku ulepszenia całokształtu procesu zarządzania wydatkami. Standardowo faktury i rachunki napływają do firmy w różnej formie; papierowej, jako pliki pdf, elektronicznie bezpośrednio od dostawcy oraz elektronicznie za pośrednictwem operatora lub z możliwością pobrania z dedykowanego portalu online.

Najmniej efektywną i niezawodną drogą napływania i sposobem rejestrowania faktur i rachunkówjest przyjmowanie ich w wersji papierowej. 10-15 lat temu przewidywano rychłe odejście od papierowych dokumentów, lecz prognozy te się nie spełniły i dokumenty w formie papierowej są niemal równie powszechne obecnie co niegdyś. Przyczynił się do tego fakt, że pomimo dobrych intencji, nie stworzony został żaden ekosystem sprzyjający rozwojowi fakturowania elektronicznego. Najłatwiejszą formą przesyłania faktur pomiędzy dwoma niezależnymi firmami nadal pozostaje tradycyjna droga wysyłki fizycznych dokumentów. Jeszcze łatwiejszą drogą dystrybucji wydaje się być wysyłanie emailem dokumentów zapisanych jako pdf, co również jest popularnym i nieco bardziej efektywnym rozwiązaniem. Niemniej jednak, faktura w formacie pdf nie jest tożsama z fakturą elektroniczną. Faktura elektroniczna sporządzona jest w określonym formacie kompatybilnym z oprogramowaniem do jej precyzyjnego odczytu. Faktura w formacie pdf również może zostać odczytana przez system, jednak z utratą dokładności i rzetelności w porównaniu do faktury elektronicznej. Kwestią problemową w przejściu na fakturowanie elektroniczne jest konieczność ujednolicenia formatu i kanału przesyłki dokumentów między nadawcą a odbiorcą, co wiąże się jednocześnie z odpowiednią konfiguracją rozwiązań technologicznych i dodatkowymi kosztami.

Jakie kroki można przedsięwziąć, aby zapewnić najbardziej efektywny sposób napływu faktur i rachunków? Jeśli jest się dużym i wpływowym kupcem, można pokusić się o nakłonienie wszystkich swoich dostawców do dołączenia do jednej platformy elektronicznego fakturowania. Niewiele firm posiada jednak tak silną pozycję. Równocześnie, nawet dla tego rodzaju przedsiębiorstw nie jest to dobra taktyka biznesowa, ponieważ skutkuje ona selekcją dostawców na podstawie ich gotowości do dostosowania się do narzuconych rozwiązań, zamiast na podstawie konkurencyjności ich oferty. Najlepszą metodą jest znalezienie rozwiązania zapewniającego dostawcom pewne pole manewru, niemniej jednak stanowczo zachęcającego do korzystania z rozwiązań fakturowania elektronicznego. Niektórzy dystrybutorzy usług oferujących fakturowanie elektroniczne zapewniają też zgodność operacyjną, dzięki której dana firma może przesłać dokumenty w jedno miejsce, niezależnie od ich formy. Dystrybutor następnie przekazuje je w odpowiedniej postaci do ich miejsca docelowego. Dla dostawców, którzy nie chcą przyjąć rozwiązań fakturowania elektronicznego, lub współpraca z nimi ma charakter jedno– lub kilkurazowy, opłaca się udostępnić możliwość skorzystania z przesyłania faktur w formacie pdf drogą mailową. Reasumując: warto spróbować przekonać i zachęcić swoich dostawców do przejścia na fakturowanie elektroniczne, przy jednoczesnym pozostawieniu furtki w postaci akceptowania faktur w formacie pdf. Niemniej jednak, należy usilnie odwodzić od posiłkowania się dokumentami papierowymi.

Przedsiębiorstwa korzystające z platform zaopatrzeniowych mogą zazwyczaj skorzystać z wystawiania faktur poprzez elektroniczne przetworzenie zamówienia. Oznacza to, że w momencie, gdy zamówienie zostanie zrealizowane (co zazwyczaj oznacza moment, w którym towar jest dostarczony zgodnie z zamówieniem), wówczas platforma generuje uwierzytelnioną fakturę, którą przekazuje do zapłaty do systemu księgowego. Efektywność takiego rozwiązania zależna jest od właściwych ustawień systemowych oraz od tego w jakim stopniu dostawy pokrywają się z zamówieniami. Wśród wielu różnych platform zaopatrzeniowych wyróżnić można Ariba, Jaegger, BasWare, Oracle czy Coupa. Tego typu platformy działają w pewnym stopniu jak sklepy internetowe, w których uwierzytelnieni dostawcy przedstawiają katalogi swoich produktów, w oparciu, o które klienci mogą składać zamówienia. Istnieją także platformy takie jak Tradeshift, które umożliwiają firmom ograniczenie się do wysyłania za ich pośrednictwem faktur, bez konieczności zamieszczania swoich katalogów produktów czy korzystania z rozwiązań dotyczących zamówień.

Samofakturowanie jest kolejnym ciekawym rozwiązaniem. W ramach niego, dostawca i klient muszą nawiązać umowę, która określa procedurę ich postępowania. Samofakturowanie polega na wystawianiu faktur przez klienta w oparciu o udokumentowane i potwierdzone wywiązanie się ze zobowiązań przez dostawcę. Najważniejszą zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność czasu, zapewnione spełnienie wymogów systemowych oraz fakt, że proces odbywa się zazwyczaj automatycznie. Jako że opracowanie systemu samofakturowania wymaga nakładów czasu i środków pieniężnych, rozwiązanie to zazwyczaj jest odpowiednie w odniesieniu do większych, stałych dostawców.Wydatki podczas delegacji służbowych lub innego rodzaju koszty poniesione przez pracowników dokonane poza standardową procedurą zakupów również muszą zostać zarejestrowane i rozliczone na podstawie faktur lub rachunków. Tradycyjnie proces ten odbywał się w oparciu o papierowe faktury lub paragony, które pracownik dostarczał księgowym w celu ich rozliczenia i zarchiwizowania. Obecnie wiele firm korzysta z rozwiązań, których funkcje umożliwiają uwierzytelnianie oraz księgowanie wydatków na podstawie przesłanych skanów lub zdjęć dokumentów. Przykładami takich narzędzi do użytku firmowego są Expensify, Concur i Webexpenses. Oferują one, między innymi, funkcje planowania i raportowania kosztów podróży służbowych, odczyt faktur za pomocą optycznego czytnika znaków (ocr) oraz integrowanie ich z systemami księgowymi.

Powyższe przykłady dowodzą, że faktury mogą być przyjmowane i rejestrowane na różne sposoby. Wybranie którejś z wymienionych metod jest ważną decyzją dla organizacji; czy warto udostępnić dostawcom wszystkie metody, czy zawęzić wachlarz możliwości? Zarówno elastyczność korzystania z wielu metod, jak i obniżenie kosztów dzięki ograniczeniu ilości dostępnych narzędzi ma szereg plusów i minusów.

Rozliczenia VAT

W systemie podatkowym firmy pełnią rolę swoistego poborcy podatkowego na rzecz rządu. Nakładają podatek VAT na swoich klientów, po czym uzbierane fundusze przekazują państwu. Istnieje kilka obszarów podatkowych równie skomplikowanych i naszpikowanych potencjalnymi pułapkami co temat podatku VAT. Różne produkty i usługi wyceniane są w różny sposób. W zależności od szeregu okoliczności, podatek VAT można odliczyć całkowicie, częściowo lub – wcale. W handlu międzynarodowym występują odmienne interpretacje w zakresie podatku VAT, w zależności czy sprzedaż dotyczy firm czy klientów indywidualnych. W niektórych krajach raporty generowane są na podstawie transakcji, co wymusza wdrożenie oprogramowania umożliwiającego takie rozwiązania. To tylko wyrywek komplikacji, jakie niesie za sobą złożoność tematu podatku VAT. Koniecznym jest dobre poznanie swoich partnerów biznesowych i upewnienie się, że są oni zarejestrowani do VAT. Faktury muszą być sporządzane według konkretnych wytycznych. Nawet dla wielkich przedsiębiorstw wyzwaniem jest zapewnienie wewnątrzfirmowych rozwiązań i środków, niezbędnych do bycia na bieżąco ze zmianami w przepisach prawnych i obowiązkach sprawozdawczych.

Poza wyżej wspomnianymi zawiłościami dotyczącymi VAT compliance, istnieje też szereg praktycznych przeszkód związanych z obsługą kwestii związanych z VAT we własnym zakresie. Podejście do pozornie normalnych zagadnień, typu urlopy, zwolnienia lekarskie czy fluktuacja pracowników, częstokroć wymaga uciekania się do uciążliwych i drogich rozwiązań. Pracodawca niejednokrotnie może obserwować nadwyżkę lub niewystarczającą ilość pracowników w szeregach swojej firmy. Powierzając profesjonalistom działalność związaną z VAT compliance, można zmniejszyć koszty przy jednoczesnym zwiększeniu jakości wykonywanej pracy w tym zakresie.

Raportowanie i składanie deklaracji VAT w zagranicznych jurysdykcjach jest często niemożliwe z poziomu samodzielnej firmy, gdy wymagany jest lokalny dostęp do miejscowych systemów raportowania. Często wymagana jest także dokumentacja w urzędowym języku danego kraju. Rzetelna firma outsourcingowa rozwiąże tego typu problemy w Państwa imieniu, posługując się własnym zapleczem rozwiązań, lub też współpracując z siecią partnerów biznesowych. Znalezienie pośrednika za granicą na własną rękę jest trudnym zadaniem. Koszty i nieprecyzyjna komunikacja są niejednokrotnie źródłem dalszych problemów. Dodatkowe wysokie koszty wiążą się też z zatrudnieniem przedstawiciela podatkowego, jako że każda firma spoza Unii Europejskiej potrzebuje przedstawiciela wewnątrz UE i odwrotnie.

Powierzając VAT compliance zewnętrznej firmie, macie Państwo możliwość optymalizacji rozliczania VAT z pomocą systemów rachunkowości. Dzięki ich konfiguracji można ograniczyć pracę manualną oraz koszty z nią związane. Nieumiejętnie skonfigurowane systemy księgowe potrafią błędnie rozliczać i naliczać podatek, powodując straty finansowe dla firmy. Wiele z tych systemów nie jest też wyposażonych w rozwiązania umożliwiające raportowanie i monitorowanie operacji. Poprawnie działający system oszczędza czas, pieniądze, a także minimalizuje ryzyko błędu. Pozwala także pracownikom na skupienie się na innych kwestiach, takich jak chociażby kontroling finansowy, zamiast monitorowania operacji podlegających VAT. Umożliwia to także rekrutowanie personelu nastawionego na pracę z procesami o wartości dodanej zamiast kontroli pracy czysto manualnej.

Większość firm wykazuje zainteresowanie w kwestii zmniejszenia ryzyka w obrębie procesów dotyczących podatku VAT. Nieodzowne w osiągnięciu całkowitej kontroli nad ryzykiem jest zrozumienie pełnego zakresu działań danej firmy w kwestiach podatkowych, począwszy od konfiguracji danych podstawowych, po fakturowanie, płatności i składanie deklaracji VAT. Przy pomocy specjalistów z zakresu VAT, mogą Państwo wypracować stałe schematy działań i przeprowadzać okresowe testy jakości. Podjęcie tych działań umożliwia zminimalizowanie występowania okresowych błędów systemu lub błędów ad-hoc, które mogą skutkować karami pieniężnymi lub upośledzeniem płynności finansowej. Obowiązki związane z podatkiem VAT i innymi podatkami mogą być rozdysponowane pomiędzy pracowników różnych działów, np. finansowego, IT, łańcucha dostaw, logistyki, zasobów ludzkich. Warto spojrzeć na firmę z zewnątrz, by móc ocenić całkowite ryzyko podatkowe i wdrożone w firmie procesy.

EFF świadczy kompleksową obsługę w zakresie podatku VAT i usług outsourcingowych. Oferujemy usługi w zakresie VAT compliance, takie jak rejestracja do VAT i składanie deklaracji VAT w większości miejsc na świecie, oraz konsultacje podatkowe dotyczące VAT i usługi z zakresu zarządzania ryzykiem. Z pomocą EFF będą Państwo w stanie rozwiązywać kwestie praktyczne oraz zoptymalizować i zredukować ryzyko w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi podatku VAT. Eksperci pracujący w EFF są w stanie zapewnić ciągłość i wydajność procesów w Państwa firmie.

Praca zdalna

Zgodnie z naszym wewnętrznym regulaminem, pracownik EFFa ma możliwość pracować z domu 40 dni w roku, a w razie potrzeby może wnioskować o więcej takich dni. Jednak dopiero stan epidemii wymusił po raz pierwszy sytuację, dzięki której mieliśmy okazję przekonać się wszyscy, że globalne zamknięcie ksiąg rachunkowych z domu jest możliwe i potwierdzić, że wszystkie procesy związane z obsługą także naszych zewnętrznych klientów, spoza grupy kapitałowej DUNI GROUP, odbywają się w zasadzie bez zakłóceń.

W ostatnim czasie nie przeprowadzamy wielu rekrutacji, ponieważ obecna sytuacja nie wymusza na nas takich działań. Firma uznawana jest za wiarygodną, cenioną przez klientów i pracowników, stąd rotacja utrzymuje się na niskim poziomie. Aktualnie, w dalszym ciągu na naszym pokładzie pracuje prawie 80 osób. Niska rotacja oznacza dla nas stabilny i zgrany zespół. Nadal utrzymujemy program stażowy (zespół 10 studentów), co może w tych trudnych czasach nie jest takie oczywiste, ponieważ wiemy, że wiele firm rozstaje się z pracownikami na umowę zlecenie. Zespół stażystów wspiera wszystkie nasze główne procesy w zakresie zobowiązań, należności i księgi głównej, a ich pracę koordynuje jeden z team leaderów, rozdzielając odpowiednio zadania i monitorując czas pracy za pomocą e-Time w ramach wdrożonego w zeszłym roku SAP Success Factors. Naszym studentom przekazujemy sprzęt do pracy z domu, zdalnie wszystkie potrzebne dostępy do systemów, a zadania – za pomocą aplikacji Microsoft Teams, zintegrowanej z naszym systemem informatycznym. Współdzielenie specjalnie dedykowanych skrzynek pocztowych jest również niezwykle pomocne do właściwego rozdzielania zadań, podglądu ich liczby, śledzenia postępów i otrzymywania feedbacku.

Rekrutaja zdalna

Dzięki nowoczesnej technologii nic nie stoi na przeszkodzie, byśmy mogli w razie potrzeby rekrutować zdalnie również pracowników do naszych rozwijających się nowych działów: VAT compliance (zajmujących się rejestrowaniem spółek z branży e-commerce do VAT i składaniem deklaracji), czy działu payroll (międzynarodowy dział płac i kadr) w ramach usług świadczonych naszym zewnętrznym klientom.

Czas pandemii to czas wielu sprawdzianów – w tym przypadku, zarówno dla Duni EFF jako pracodawcy, jak i dla naszych pracowników. Optymizm teraz jest nam wyjątkowo potrzebny. To czas, który potwierdził efektywność pracy naszych zespołów i z tego jesteśmy najbardziej dumni. Od lat stawiamy na komunikację w naszej firmie. Kultura organizacyjna EFF jest bliska założeń, na jakich opierają się tzw. turkusowe organizacje, które stawiają człowieka w centrum, budując atmosferę zaufania, partnerstwa i życzliwości. Pielęgnujemy mocno takie wartości jak: szacunek, oddanie, współpraca
i profesjonalizm i staramy się w takiej atmosferze budować relacje z wszystkimi naszymi pracownikami, jak również klientami. Doskonale wiemy, że praca na home office wymaga większej samodyscypliny
i obustronnego zaufania. Te zasady są nam od dawna znane, a czas pandemii tylko pozwala nam jeszcze intensywniej doświadczać tego, do czego nasi pracownicy byli właściwie już przygotowywani.
Jedną z cenniejszych inicjatyw, podjętych przez naszych pracowników jest dzielenie się doświadczeniami z codziennej pracy zdalnej. Okazuje się, że co kraj to obyczaj. Dla każdego przerwa
w pracy oznacza coś innego. Wymieniamy się pomysłami, jak zaaranżować przestrzeń biurową w domu i wykorzystać przerwę w pracy. Czerpiemy inspiracje z różnych zakątków świata. Jedni uzupełniają kalorie, inni je tracą, stojąc na głowie czy medytując, a jeszcze inni korzystają z pięknej pogody za oknem delektując się kubkiem kawy na własnym tarasie czy balkonie.

Zarządzanie zespołami rozproszonymi w wirze pracy zdalnej jest wspomagane dodatkowymi inicjatywami o charakterze mniej formalnym jak np. Virtual Kitchen. To codzienne półgodzinne spotkania wirtualne przy kawie dla wszystkich chętnych pracowników. W pierwszej fazie przejścia całego biura na home office były wpisane do naszych kalendarzy dwa razy dziennie, o godz. 9:00 i godz. 14:00. Miały na celu odtworzyć rytuał naszych wspólnych spotkań w kuchni, przy okazji śniadań, obiadów, czy zwykłej przerwy na kawę, która jest bardzo powszechna w szwedzkich organizacjach: tzw fika – small talk przy kawie, który często w naszym wypadku dotyczy spraw zawodowych. Bo czasem po prostu szybciej i milej jest porozmawiać bezpośrednio i ruszyć z pracą dalej.

Czasy się zmieniają, wymuszając nowe zasady pracy, ale nie zmienia się nasza kultura, w której pracownik i stabilność zatrudnienia są najważniejsze.