Blog

Czym jest Intrastat?

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi wymianę handlową z innymi państwami członkowskimi, z pewnością przynajmniej raz spotkał się z określeniem Intrastat. Wyjaśniamy co kryje się pod tym pojęciem i odpowiadamy na inne nurtujące pytania z nim związane.

Intrastat to system statystyczny przeznaczony do gromadzenia danych na temat transakcji wewnątrzwspólnotowych. W Unii Europejskiej funkcjonuje od 1993 roku, w Polsce natomiast obecny jest od momentu wejścia do struktur Wspólnoty. System odpowiedzialny jest za zbieranie informacji na temat towarów przesyłanych w obrębie krajów członkowskich, które nie są objęte opłatą celną. Deklaracja zawiera wszystkie informacje istotne dla określenia pochodzenia oraz miejsca docelowego towarów, a także ich wartości i charakteru. W ten sposób przypomina nieco deklarację celną. Składana co miesiąc dla przedmiotów przywożonych i wywożonych (osobne dokumenty) zaciągana jest do systemu, który generuje z tych informacji statystyki dotyczące skali wymiany handlowej między poszczególnymi państwami członkowskimi.

Czy każdy musi składać deklarację Intrastat?

Deklaracja Intrastat nie jest konieczna w przypadku każdego przedsiębiorcy prowadzącego handel międzynarodowy w obrębie Unii Europejskiej. Obowiązek ten spoczywa na osobach fizycznych i prawnych oraz jednostkach organizacyjnych, które nie posiadają osobowości prawnej, a także podatnikach VAT dokonujących wymiany handlowej z innymi państwami UE, którzy przekroczyli progi (podstawowe lub szczegółowe) ustalone przez Główny Urząd Statystyczny. Każdy przedsiębiorca może zatem zostać zobowiązanym do złożenia deklaracji Intrastat, jeśli w ciągu roku podatkowego przekroczony zostanie któryś z wymienionych przez GUS progów.

Jak i kiedy złożyć deklarację do systemu statystycznego Intrastat?

Organem przyjmującym deklaracje przedsiębiorców działających w obrębie kraju jest Izba Celna w Szczecinie. Wnioski można składać za pośrednictwem sieci przy pomocy specjalnego formularza dostępnego na stronie PUESC (Platformy Usług Elektronicznych Służby Celnej). Konieczność złożenia wniosku w formie pisemnej przewiduje się tylko w wyjątkowych przypadkach. Formularz należy przesyłać do 10. dnia miesiąca następującego po dokonaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych – czyli podobnie, jak ma to miejsce w przypadku innych deklaracji, do których składania zobowiązany jest polski przedsiębiorca.

Platforma Amazon

Popularną platformą, która umożliwia nawiązanie kontaktu z rynkiem zagranicznym, jest Amazon. Jej wsparcie logistyczne okazuje się bardzo cennym narzędziem handlu. Przedsiębiorcy, którzy chcą rozwijać działalność w tym kierunku, powinni przemyśleć współpracę z amerykańskim gigantem na podstawie jednego z proponowanych modeli: FBM lub FBA. Czym różnią się one od siebie i czym kierować się dokonując między nimi wyboru?

FBM – pełna kontrola nad przesyłką

Fulfillment By Merchant, w skrócie FBM, to model dedykowany sprzedawcom, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad przekazywaniem towaru do odbiorcy. Amazon jest jedynie pośrednikiem w tym procesie – nie ingeruje w to, co dzieje się z przesyłką. Wsparcie w ramach FBM obejmuje jedynie możliwość korzystania z platformy do planowania sprzedaży,
kontrolowania procesów logistycznych oraz wykorzystania dodatkowych narzędzi, które ułatwią przygotowanie towaru do przesyłki. Innymi słowy, odpowiedzialność za produkt spoczywa na sprzedawcy. Sklepy online chętnie korzystają z takiego wsparcia, ponieważ zyskują wgląd w to, co dzieje się z towarem.

FBA – sprzedaż i logistyka w jednym

Istnieją jednak sklepy internetowe, które z przyjemnością oddałyby wszystkie działania w ręce zewnętrznej firmy. Dla nich właśnie powstał model FBA (Fulfillment By Amazon). Zasadnicza różnica polega na tym, że to nie sprzedawca, ale Amazon odpowiada za przygotowanie oraz rozsyłanie towarów. Rozwiązanie to jest wygodne pod wieloma względami. Przede wszystkim, odpowiedzialność za produkt przechodzi w ręce Amazona. Sprzedawca nie musi też organizować dodatkowej przestrzeni do przechowywania towarów.

Czy istnieje trzecie rozwiązanie?

FBM oraz FBA to nie jedyne rozwiązania oferowane przez Amazon. Przedsiębiorcy, szczególnie ci działający w branży sezonowej, mogą zdecydować się na usługę Seller-fulfilled Prime. Jest to możliwe po uzyskaniu specjalnego statusu upoważniającego ich do korzystania z oznaczenia swoich produktów logiem „Prime”. W tym przypadku sprzedawca sam przygotowuje przesyłkę (jak ma to miejsce w modelu FBM) i przekazuje ją do Amazona, a jednocześnie korzysta z przywilejów, jakie dają benefity programu Prime.

Księgowość dla sprzedaży w modelu FBM oraz FBA

Bez względu na wybór modelu sprzedażowego, korzystanie ze wsparcia Amazona w handlu międzynarodowym może wiązać się z naliczaniem dodatkowych stawek VAT obowiązujących w danym kraju. Przedsiębiorcy działający w branży e-commerce, którzy myślą o poszerzeniu obszaru sprzedaży internetowej, powinni zadbać więc nie tylko o dobór wygodnego modelu sprzedaży, ale także dostosowanie księgowości do transgranicznego profilu biznesu. Nieocenione pod tym względem może okazać się wsparcie naszych specjalistów w zakresie księgowości międzynarodowej.

Na czym polegają zmiany w VAT OSS?

Unijne zmiany mają na celu uproszczenie działań podatkowych podejmowanych przez firmy prowadzące działalność internetową. Niosą one za sobą szereg ułatwień, dzięki którym rozliczanie VAT ma okazać się prostsze niż dotychczas. Warto wiedzieć, że w ramach dyrektywy do systemu VAT OSS wciągnięte zostają również firmy zajmujące się dostarczaniem towarów na zasadzie B2C. Główna zmiana polega na sposobie składania deklaracji VAT – będzie to jeden dokument przedstawiany w kraju, w którym mieści się siedziba przedsiębiorstwa. Rozliczenie uwzględniać będzie wszystkie transakcje dokonane w obrębie Wspólnoty. Dotychczas sprzedaż B2C wymagała osobnej rejestracji VAT po przekroczeniu określonego progu w kraju, do którego docierał produkt. Po zmianie nie będzie to już konieczne; przedsiębiorca będzie mógł złożyć jednolite rozliczenie VAT, które uwzględni wszystkie dokonane transakcje zagraniczne.

Jak zmiana w systemie VAT OSS wpłynie na Amazon?

Proponowane ujednolicenie rozliczenia VAT może w sporym stopniu wpłynąć na sprzedaż realizowaną poprzez Amazon. Przedsiębiorcy współpracujący z platformą będą mogli korzystać z tego rozwiązania, o ile ich towary przechowywane są w magazynach zlokalizowanych w obrębie Unii Europejskiej. W przeciwnym razie (a zatem jeśli produkty znajdują się w krajach nienależących do Wspólnoty) konieczne okaże się wykazanie przesunięcia towarów w osobnej rejestracji VAT dla transakcji zagranicznych. Dotyczy to zatem głównie tych sprzedawców, którzy współpracują z Amazonem w modelu FBA.

Zmiany w systemie VAT OSS odroczone w czasie

Kraje członkowskie mają jeszcze czas, aby przystosować się do zmian – ich wdrożenie zaplanowano na lipiec 2021 roku. Nowa formuła miała zostać wprowadzona wraz z początkiem roku 2021, jednak obecna sytuacja gospodarcza zmusiła Komisję Europejską do przesunięcia pierwotnego terminu. Dzięki temu państwa UE zyskały dodatkowy czas na
dostosowanie się do nowej dyrektywy, czyli zaadaptowanie sprzedażowych portali internetowych pod nową formę składania deklaracji VAT.

Wciąż nie jest jednak do końca pewne, czy zmiany w rozliczaniu VAT dla sprzedawców online wejdą w życie w lipcu. Komisja Europejska musi najpierw otrzymać od państw członkowskich informację na temat krajowych wymogów dotyczących płacenia podatków z tytułu transakcji zagranicznych. Wiele krajów może również nie zdążyć z przygotowaniem się na zmiany. Należy zatem czekać na rozwój wypadków oraz stale śledzić doniesienia na temat systemu VAT OSS.

Usługi księgowe dla sprzedawców online

Amazon daje przedsiębiorcom ogromne możliwości sprzedaży produktów na wielu światowych rynkach. Ilość sklepów internetowych chcących skorzystać z tej możliwości stale rośnie. Działalność online wymaga jednak nie tylko świetnej znajomości narzędzi internetowych, ale także dokładnie prowadzonej rachunkowości. W ramach księgowości dla sprzedawców korzystających z Amazon FBA realizujemy rozliczenia międzynarodowe.

Naszym głównym zadaniem jest wspieranie biznesów chcących rozwijać działalność także w oparciu o globalną sieć. Wymaga to od nas nie tylko elastyczności, ale także doskonałej znajomości rynku online. Stanowimy wsparcie zarówno dla doświadczonych sprzedawców, jak i tych, którzy dopiero myślą o założeniu sklepu internetowego. Wspieramy biznesy w rejestracji do VAT, w imieniu klientów składamy deklaracje VAT, a także udzielamy niezbędnych informacji w tym zakresie.

W związku z usługami dla sprzedawców online:

• Realizujemy szeroko pojęte doradztwo uwzględniające specyfikę środowiska Amazon FBA oraz działalności biznesowej prowadzonej online.
• Sporządzamy pełną księgowość o charakterze międzynarodowym z jednego miejsca w Polsce.
• Prowadzimy kompleksową, szczegółową księgowość dla sklepów internetowych.
• Dzielimy się wiedzą na temat księgowości oraz podatku VAT pod kątem przedsiębiorców Amazon FBA.
• Rejestrujemy firmy do Urzędów Skarbowych i rozliczamy VAT (składamy deklaracje VAT w imieniu klientów).
• Prowadzimy księgowość zgodnie ze statystykami handlu towarami pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej (Intrastat).
• Monitorujemy sytuację finansową firmy i raportujemy informacje finansowe.
• Proponujemy wsparcie przy sporządzaniu VAT i rozliczaniu faktur w transakcjach międzynarodowych.

Zakres naszej działalności na tym się jednak nie kończy; oferujemy pełne wsparcie w księgowości oraz kontroli sklepów internetowych. Branża eCommerce wymaga stosowania nieco innych rozwiązań w zakresie finansowania, zwłaszcza jeśli oparta zostaje na Amazon FBA.
Jako jedna z nielicznych firm outsourcingowych dysponujemy specjalistyczną wiedzą w tym zakresie: uwzględniamy zmienność środowiska internetowego, rozumiemy mechanizm działania platform sprzedażowych i stosowanych przez nie narzędzi, dbamy o bezpieczeństwo, rzetelność oraz dokładność dokumentacji finansowej. Doradzamy firmom, które zdecydowały się na sprzedaż online w oparciu o Amazon FBA, EFN, CE oraz PAN-EU, z uwzględnieniem specyfiki każdego z tych modeli.

Obsługa księgowości międzynarodowej

Firmy działające na skalę międzynarodową muszą wziąć pod uwagę wiele zmiennych dotyczących sporządzania sprawozdań finansowych oraz wystawiania i płacenia faktur VAT. Każdy kraj ma wypracowane osobne rozporządzenia, dlatego jeszcze przed założeniem oddziału firmy za granicą lub spółki z zagranicznym kontrahentem, konieczne jest zapoznanie się z wymogami w zakresie finansów. Księgowość międzynarodowa to standardowe usługi związane ze sporządzaniem ksiąg rachunkowych, prowadzeniem działów kadrowo-płacowych czy reprezentowaniem firmy przed instytucjami finansowymi. Uwzględnia ona też przepisy księgowe i podatkowe obowiązujące w danym miejscu. Do tego skupia się na wyjaśnianiu różnic w sposobach rozliczania działalności oraz monitorowaniu sytuacji finansowej w kraju i za granicą. Dużym wsparciem dla firm międzynarodowych jest także obsługa w zakresie podatku VAT (zarówno podczas rejestrowania firmy, jak i składania deklaracji VAT).

Księgowość międzynarodowa: wsparcie dla firm

Specjaliści zajmujący się księgowością międzynarodową posiadają wiedzę niezbędną do doradzania w kwestii finansów międzynarodowych. Znajomość przepisów podatkowych, obsługa płac czy fakturowanie VAT na rynku zagranicznym może przysporzyć sporo stresu. Outsourcing działań w zakresie księgowości międzynarodowej to ułatwienie, które zrzuca z przedsiębiorcy ciężar odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości i pozwala skupić się na prowadzeniu oraz rozwijaniu biznesu.

Rozliczenie podatku za granicą – odrzuć mity, poznaj fakty

Do właściwego rozliczenia podatku firmy działającej na kilku rynkach, należy podejść w sposób kompleksowy. Faktem jest, że wiedza nie tylko w zakresie prawa podatkowego obowiązującego w Polsce, ale także międzynarodowych zasad rozliczania PIT, jest tu niezbędna. Istotne jest także, aby właściwie określić rezydencję podatkową – czyli miejsce dopełniania obowiązków finansowych. Należy wziąć przy tym pod uwagę także rezydencję w danym kraju oraz charakter interesów gospodarczych. Dopiero dokładne ustalenie tych kwestii pozwoli jasno doprecyzować, do których ustaleń podatkowych należy się odnieść, aby prawidłowo przygotować rozliczenie. Warto rozeznać się także w kwestii podwójnego opodatkowania. Znajomość prawa podatkowego krajów, w których prowadzona jest działalność, pozwoli rozwiać wątpliwości związane z rozliczaniem się w dwóch różnych miejscach. Wszelkie wątpliwości można rozwiać przy wsparciu doświadczonego księgowego, który doskonale zna niuanse międzynarodowych przepisów podatkowych i który może dokonać analizy płatności, rozpoznania przychodów czy zwolnień podatkowych w oparciu o międzynarodowy model rozliczaniu podatków.

Czym jest Amazon FBA?

Amazon FBA (Amazon Fulfillment By Amazon) to usługa, która umożliwia sprzedaż produktów na całym świecie przy wsparciu logistycznym firmy Amazon. W ramach współpracy ze sklepami internetowymi może zajmować się zarówno pakowaniem i wysyłką, jak i późniejszą obsługą przesyłek. Zaletą takiego rozwiązania jest dostęp do największych rynków na świecie, a tym samym zwiększenie sprzedaży i poszerzenie jej o eksport. Sprzedawcy nie muszą martwić się organizowaniem własnej przestrzeni magazynowej ani terminowością dostawy towarów. Najważniejszą zaletą takiego rozwiązania jest jednak przerzucenie odpowiedzialności za wysyłkę oraz przygotowanie produktu ze sprzedawcy na dostawcę. Zmienia to nie tylko sposób działania sklepów internetowych, ale także kwestie związane z finansami. Biznes online, który chce korzystać z możliwości sprzedaży towarów na rynku międzynarodowym, powinien brać pod uwagę, że charakter prowadzonej księgowości również ulega zmianie.

Jak działa Amazon FBA?

Sprzedaż przy wsparciu Amazon FBA ma dziś ogromne znaczenie dla eksportu. Dzięki rozbudowanej sieci logistycznej platforma może świadczyć usługi dla branży eCommerce w korzystny i łatwy do wdrażania sposób. Centra logistyczne Amazon przyjmują produkty do magazynów, a następnie rozpoczynają procedurę, która ma na celu wysyłkę towarów za granicę. W skład świadczonych w ten sposób usług wchodzi m.in. przyjmowanie, katalogowanie, składowanie, kompletowanie, pakowanie oraz wysyłanie produktów. Amazon przejmuje również obsługę klienta w danym kraju – wszelkie informacje dotyczące przesyłki przekazywane są w preferowanym przez kupującego języku.

Wsparcie księgowe dla sprzedawców online

Przedsiębiorstwa chcące prowadzić sklep internetowy przy wsparciu amerykańskiej firmy muszą dostosować się nie tylko do międzynarodowego charakteru działalności eCommerce, ale także do innych procedur finansowych. Zwłaszcza otwarcie na nowe, zagraniczne rynku zbytu, może wiązać się z innymi stawkami VAT obowiązującymi w poszczególnych krajach. W tym miejscu zaczyna się nasza rola: wspieramy nie tylko przedsiębiorstwa prowadzące księgowość tradycyjną, ale także branże skupiające się na sprzedaży online. Posiadamy wiedzę niezbędną do tego, aby wspierać biznesy rozwijające działalność w sieci oraz opierające się na sprzedaży przez platformę Amazon FBA.

Zarządzanie wydatkami

Master daty dóbr i usług wraz z innymi katalogami danych zawierają informacje o kontach, centrach kosztowych, płatnikach, a czasem i więcej informacji, które są konieczne to zakodowania transakcji. Jeżeli ten proces zintegrowany jest z automatycznym zatwierdzaniem faktur odpowiadającym zamówieniom i dostawom, faktury mogą zostać zakodowane i zatwierdzone bez żadnej pracy ręcznej, z wyjątkiem sporadycznego zarządzania master datą. Inne codzienne procesy, takie jak wpisywanie i wysyłanie zamówień, wraz z rejestrowaniem dostaw dostarczą wszelkie inne potrzebne dane. Natomiast, jeżeli dodatkowo wprowadzona jest elektroniczna wysyłka faktur i zamówień (w formacie EDI, nie PDF czy innym podobnym formacie), cały proces jest całkowicie zautomatyzowany.

Przeciwieństwem procesu automatycznego jest ręczne kodowanie i zatwierdzanie faktur otrzymanych w wersji papierowej lub w formacie PDF. Zwykle jest to wprowadzone przy użyciu narzędzi workflow (faktura jest skanowana, a następnie przekazywana elektronicznie), co gwarantuje pewną płynność, jednakże nie jest ona równa automatycznemu, bezbłędnemu i całkiem efektywnemu przetwarzaniu faktur. Zaleca się jak największe zminimalizowanie wkładu pracy ręcznej w kodowanie i zatwierdzanie. Ryzyko nadużyć również jest wyższe w przypadku procesów ręcznych, ze względu na to, że odpowiednio uprawniony pracownik może z łatwością „przepychać” faktury.

Kodowanie i zatwierdzanie pewnych wydatków, tak jak te związane z rozrywką czy podróżami służbowymi może okazać się szczególnie trudnym wyzwaniem. Koszty gastronomiczne i konferencyjne na przykład często nie podlegają niższemu opodatkowaniu, więc na jednej fakturze mogą znajdować się różne stawki VAT. Trudno jest uniknąć pracy ręcznej w przypadku kodowania takich faktur. Zwykle najlepiej jest przetwarzać je w ramach zarządzania wydatkami, a nie wraz ze zobowiązaniami czy zamówieniami.

Rejestracja i zatwierdzanie dostawców

Wiele organizacji celuje w zmniejszenie liczby dostawców, a co ważniejsze, zmniejszenie liczby nowych dostawców do zarejestrowania. Rejestracja nowych dostawców jest czasochłonnym i kosztownym procesem. Organizacje z reguły próbują kontrolować i weryfikować wprowadzanie nowych dostawców, aby upewnić się, że spełniają oni wymagania dotyczące warunków płatności czy ogólnie rozumianej wiarygodności.

W przypadku niektórych organizacji, nowi dostawcy rejestrowani są wraz z otrzymaniem od nich faktury. Chociaż proces ten jest bardzo popularny, przedsiębiorca ryzykuje zaakceptowanie niekorzystnych warunków, lub czasem nawet fałszywych czy błędnych faktur. Zdarzyć mogą się również problemy związane z podatkiem VAT, jeżeli dostawca nie zostanie odpowiednio zarejestrowany. W bardzo pechowych sytuacjach, dostawcy mogą również znajdować się na tak zwanych „czarnych listach”. Takie listy zwykle zawierają dostawców, którzy działają w sposób nieetyczny, pod wieloma względami, na przykład poprzez nadużycia finansowe, uchylanie się od podatków czy wykorzystanie pracy małoletnich.

Całkowicie wykonalnym jest wprowadzenie jednocześnie zorganizowanego procesu rejestracji dostawców oraz dynamicznego procesu ad-hoc. Zorganizowany proces aplikuje się do znanych dostawców, których ilość dóbr czy usług jest znacząca. Niezorganizowany proces stosowany jest w przypadkach drobnych wydatków i najlepiej wykorzystywany jest w zakresie zarządzania wydatkami, aby nie redukować efektywności zarządzania zamówieniami czy zobowiązaniami.

Zorganizowany proces wprowadzania nowych dostawców składa się z etapów, które gwarantują, że zatwierdzeni dostawcy stosują się do polityki organizacji w zakresie handlu, oraz ich ogólną adekwatność. Jeżeli dana organizacja używa platformy zamówieniowej takiej jak BasWare czy Ariba, proces wprowadzania dostawców jest integralną częścią tej platformy. Na taki proces zwykle składa się negocjowanie warunków z dostawcą, sprawdzanie zdolności kredytowej oraz czarnych list, jak również szacowanie cen czy prognoz.

Jeżeli chodzi o pozostałe zamówienia, niezorganizowany proces może okazać się efektywny. Stosowany jest on zwykle w przypadku mniejszych oraz bardziej bieżących wydatków. Przykładami są szkolenia, konferencje, artykuły biurowe czy upominki. Tym zajmuje się dział zarządzania wydatkami, zwyczajowo z uwzględnieniem płatności kartą kredytową. Warunki zapłaty dla płatności kartą kredytową są zwykle bardziej korzystne (=dłuższe) niż te dla płatności wykonywanych po otrzymaniu faktury. Dzięki wykorzystaniu procesu zarządzania wydatkami, te płatności nie zaburzają naturalnego ciągu zarządzania zamówieniami czy zobowiązaniami. Mimo tego, dostawcy opłaconych w ten sposób dóbr czy usług, wciąż powinni zostać odpowiednio zweryfikowany, aby upewnić się, że są oni, dla przykładu, poprawnie zarejestrowani w urzędzie skarbowym. W wielu państwach składanie miesięcznych deklaracji VAT zobowiązuje przedsiębiorstwa do przedłożenia danych transakcyjnych, dlatego zarejestrowanie pełnych informacji o dostawcach, nawet w przypadku płatności kartą czy płatności jednorazowych może okazać się konieczne.

Kontrolowanie rejestracji dostawców oraz warunków handlowych ich dotyczących jest kluczowe dla optymalnego przepływu gotówki w firmie oraz zmaksymalizowania zysków.

Płatności/pliki płatności

Często pomijanym etapem procesu P2P jest sama płatność. Dobrym pomysłem jest wrócenie uwagi na wszystkie płatności, nie tylko te związane z tradycyjną metodą zakupu dóbr i usług. Te płatności to m.in. podatki, pensje, opłaty i rachunki.

Proces regulowania płatności może być bardzo skomplikowany, jeżeli duża ich liczba jest regulowana ręcznie, poza zoptymalizowanym procesem. Pojawia się również duże ryzyko związane z bezpieczeństwem transakcji. Częstym problemem jest upewnienie się, że zatwierdzona płatność w istocie dociera do prawidłowego odbiorcy.

Większość dużych organizacji pracuje z tak zwanymi plikami płatności, które tworzone są w systemie księgowania. Docelowo, wszystkie płatności dokonywane są za pomocą tychże plików, a liczba tych plików i cykli płatności jest zminimalizowana do jednego na tydzień, lub nawet mniej. Plik płatności tworzony jest przez system księgowania poprzez zebranie wszystkich zatwierdzonych faktur, których termin płatności przypada na określoną datę. Jednakże, zwykle organizacje nie uiszczają wszystkich należności za pomocą tych plików. Ręczne płatności dokonywane są dla zaliczek, pilnych płatności i tych płatności, których bank nie może przetworzyć w pliku. Do tej ostatniej grupy należą na przykład faktury krajowe w walucie.

Ważnym elementem płatności jest ich bezpieczeństwo. Plik płatności to z reguły plik tekstowy utworzony przez wspomniany system oraz przesłany do banku. Plikiem tym można zarządzać przy odpowiedniej wiedzy. Można na przykład zmienić numer rachunku. Aby uniknąć takich sytuacji, można zastosować różne rozwiązania: jeżeli jest to możliwe, można przesłać plik bezpośrednio z systemu do banku, zmienić format pliku czy na bieżąco kontrolować płatności. Jeżeli płatności nie są uiszczone, dostawcy na pewno skontaktują się z powodu braku zapłaty.

Bezpieczeństwo płatności ręcznych jest równie trudne do zagwarantowania. Ważnym jest odpowiedni podział obowiązków, tak aby uniknąć sytuacji, w której to ten sam pracownik rejestruje dostawców, faktury oraz dokonuje płatności. Wszystkie te zadania powinny być wykonywane przez różne osoby. Zalecanym jest korzystanie z narzędzi workflow aby kontrolować wezwania do zapłaty oraz ich zatwierdzenie. Należy unikać komunikacji poprzez pocztę elektroniczną. Jednym z najbardziej znanych przykładów oszustw jest wysyłanie fałszywych wiadomości E-mail, które wyglądają jak gdyby zostały wysłane przez członka zarządu proszącego księgowego o zrealizowanie płatności (CEO-fraud). Dzięki narzędziom workflow, znacznie łatwiej uniknąć jest takich oszustw.

Wygodną metodą dokonywania płatności jest polecenie zapłaty. Polecenie zapłaty to płatność, która jest automatycznie pobierana z konta płatnika przez dostawcę, kiedy upłynie jej termin zapłaty. Płatnik uprzednio musi wyrazić zgodę na takie zarządzenie płatnościami przez dostawcę. Jest dużo rodzajów polecenia zapłaty, jednakże nie będziemy ich dalej zgłębiać. Wiele z nich jest lokalnych, tak jak włoskie RIBA czy skandynawskie Autogiro. Najważniejszą metodą w Europie jest polecenie zapłaty SEPA, które jest mniej kosztowną alternatywą dla tradycyjnych krajowych i międzynarodowych poleceń zapłaty.

Wprowadzenie tego rodzaju płatności zależy od polityki firmy. Zezwolenie dostawcom na pobieranie opłat z rachunku wymaga zaufania, ale także ogranicza możliwość kontroli płatności wychodzących. Mogą zdarzyć się sytuacje, w których konieczne jest opóźnienie płatności z powodów związanych z przepływe gotówki czy konfliktem. Niektórzy dostawcy wymagają od klientów zezwolenia na polecenie zapłaty. Są to z reguły dostawcy o silnej pozycji na rynku, porównywalnej do monopolu. Przykładem są firmy użyteczności publicznej, ubezpieczalnie czy organizacje rządowe.

Zarządzanie wydatkami

Pod uwagę należy wziąć wiele zmiennych, np. czy faktura powinna zostać zaksięgowana i zapłacona przez dział zobowiązań czy też w ramach zarządzania wydatkami służbowymi oraz jak wyczerpujący powinien być proces sporządzania zamówienia. Inną niejednoznaczną kwestią są wydatki w ramach podróży służbowych – czy powinny być przetwarzane w ramach działu HR, czy należy stworzyć dla nich odrębny proces. Równie ważna jest przyjęta polityka firmy w kwestiach takich jak akceptacja nowych dostawców, składanie zamówień i zarządzanie wydatkami.

Przyjmowanie Faktur i Rachunków

Konsolidacja i automatyzacja sposobu napływania i rejestrowania faktur i rachunków jest pierwszym krokiem w kierunku ulepszenia całokształtu procesu zarządzania wydatkami. Standardowo faktury i rachunki napływają do firmy w różnej formie; papierowej, jako pliki pdf, elektronicznie bezpośrednio od dostawcy oraz elektronicznie za pośrednictwem operatora lub z możliwością pobrania z dedykowanego portalu online.

Najmniej efektywną i niezawodną drogą napływania i sposobem rejestrowania faktur i rachunkówjest przyjmowanie ich w wersji papierowej. 10-15 lat temu przewidywano rychłe odejście od papierowych dokumentów, lecz prognozy te się nie spełniły i dokumenty w formie papierowej są niemal równie powszechne obecnie co niegdyś. Przyczynił się do tego fakt, że pomimo dobrych intencji, nie stworzony został żaden ekosystem sprzyjający rozwojowi fakturowania elektronicznego. Najłatwiejszą formą przesyłania faktur pomiędzy dwoma niezależnymi firmami nadal pozostaje tradycyjna droga wysyłki fizycznych dokumentów. Jeszcze łatwiejszą drogą dystrybucji wydaje się być wysyłanie emailem dokumentów zapisanych jako pdf, co również jest popularnym i nieco bardziej efektywnym rozwiązaniem. Niemniej jednak, faktura w formacie pdf nie jest tożsama z fakturą elektroniczną. Faktura elektroniczna sporządzona jest w określonym formacie kompatybilnym z oprogramowaniem do jej precyzyjnego odczytu. Faktura w formacie pdf również może zostać odczytana przez system, jednak z utratą dokładności i rzetelności w porównaniu do faktury elektronicznej. Kwestią problemową w przejściu na fakturowanie elektroniczne jest konieczność ujednolicenia formatu i kanału przesyłki dokumentów między nadawcą a odbiorcą, co wiąże się jednocześnie z odpowiednią konfiguracją rozwiązań technologicznych i dodatkowymi kosztami.

Jakie kroki można przedsięwziąć, aby zapewnić najbardziej efektywny sposób napływu faktur i rachunków? Jeśli jest się dużym i wpływowym kupcem, można pokusić się o nakłonienie wszystkich swoich dostawców do dołączenia do jednej platformy elektronicznego fakturowania. Niewiele firm posiada jednak tak silną pozycję. Równocześnie, nawet dla tego rodzaju przedsiębiorstw nie jest to dobra taktyka biznesowa, ponieważ skutkuje ona selekcją dostawców na podstawie ich gotowości do dostosowania się do narzuconych rozwiązań, zamiast na podstawie konkurencyjności ich oferty. Najlepszą metodą jest znalezienie rozwiązania zapewniającego dostawcom pewne pole manewru, niemniej jednak stanowczo zachęcającego do korzystania z rozwiązań fakturowania elektronicznego. Niektórzy dystrybutorzy usług oferujących fakturowanie elektroniczne zapewniają też zgodność operacyjną, dzięki której dana firma może przesłać dokumenty w jedno miejsce, niezależnie od ich formy. Dystrybutor następnie przekazuje je w odpowiedniej postaci do ich miejsca docelowego. Dla dostawców, którzy nie chcą przyjąć rozwiązań fakturowania elektronicznego, lub współpraca z nimi ma charakter jedno– lub kilkurazowy, opłaca się udostępnić możliwość skorzystania z przesyłania faktur w formacie pdf drogą mailową. Reasumując: warto spróbować przekonać i zachęcić swoich dostawców do przejścia na fakturowanie elektroniczne, przy jednoczesnym pozostawieniu furtki w postaci akceptowania faktur w formacie pdf. Niemniej jednak, należy usilnie odwodzić od posiłkowania się dokumentami papierowymi.

Przedsiębiorstwa korzystające z platform zaopatrzeniowych mogą zazwyczaj skorzystać z wystawiania faktur poprzez elektroniczne przetworzenie zamówienia. Oznacza to, że w momencie, gdy zamówienie zostanie zrealizowane (co zazwyczaj oznacza moment, w którym towar jest dostarczony zgodnie z zamówieniem), wówczas platforma generuje uwierzytelnioną fakturę, którą przekazuje do zapłaty do systemu księgowego. Efektywność takiego rozwiązania zależna jest od właściwych ustawień systemowych oraz od tego w jakim stopniu dostawy pokrywają się z zamówieniami. Wśród wielu różnych platform zaopatrzeniowych wyróżnić można Ariba, Jaegger, BasWare, Oracle czy Coupa. Tego typu platformy działają w pewnym stopniu jak sklepy internetowe, w których uwierzytelnieni dostawcy przedstawiają katalogi swoich produktów, w oparciu, o które klienci mogą składać zamówienia. Istnieją także platformy takie jak Tradeshift, które umożliwiają firmom ograniczenie się do wysyłania za ich pośrednictwem faktur, bez konieczności zamieszczania swoich katalogów produktów czy korzystania z rozwiązań dotyczących zamówień.

Samofakturowanie jest kolejnym ciekawym rozwiązaniem. W ramach niego, dostawca i klient muszą nawiązać umowę, która określa procedurę ich postępowania. Samofakturowanie polega na wystawianiu faktur przez klienta w oparciu o udokumentowane i potwierdzone wywiązanie się ze zobowiązań przez dostawcę. Najważniejszą zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność czasu, zapewnione spełnienie wymogów systemowych oraz fakt, że proces odbywa się zazwyczaj automatycznie. Jako że opracowanie systemu samofakturowania wymaga nakładów czasu i środków pieniężnych, rozwiązanie to zazwyczaj jest odpowiednie w odniesieniu do większych, stałych dostawców.Wydatki podczas delegacji służbowych lub innego rodzaju koszty poniesione przez pracowników dokonane poza standardową procedurą zakupów również muszą zostać zarejestrowane i rozliczone na podstawie faktur lub rachunków. Tradycyjnie proces ten odbywał się w oparciu o papierowe faktury lub paragony, które pracownik dostarczał księgowym w celu ich rozliczenia i zarchiwizowania. Obecnie wiele firm korzysta z rozwiązań, których funkcje umożliwiają uwierzytelnianie oraz księgowanie wydatków na podstawie przesłanych skanów lub zdjęć dokumentów. Przykładami takich narzędzi do użytku firmowego są Expensify, Concur i Webexpenses. Oferują one, między innymi, funkcje planowania i raportowania kosztów podróży służbowych, odczyt faktur za pomocą optycznego czytnika znaków (ocr) oraz integrowanie ich z systemami księgowymi.

Powyższe przykłady dowodzą, że faktury mogą być przyjmowane i rejestrowane na różne sposoby. Wybranie którejś z wymienionych metod jest ważną decyzją dla organizacji; czy warto udostępnić dostawcom wszystkie metody, czy zawęzić wachlarz możliwości? Zarówno elastyczność korzystania z wielu metod, jak i obniżenie kosztów dzięki ograniczeniu ilości dostępnych narzędzi ma szereg plusów i minusów.