Blog

Praca zdalna nie miała dotychczas unormowań w kodeksie pracy czy innych aktach prawnych. Jednak w dobie pandemii zupełnie zmieniła swoją rolę i znaczenie. Prowadzone procedury legislacyjne zakończyły się nowelizacją kodeksu pracy, podpisaną 27 stycznia 2023 r. przez Prezydenta RP i opublikowaną w Dzienniku Ustaw 6 lutego 2023 r.

Regulacje dotyczące pracy zdalnej i hybrydowej

Zgodnie z zapisami ustawy, możliwe stało się świadczenie pracy wyłącznie w formie zdalnej całkowitej lub hybrydowej. Nowe przepisy wprowadzają obowiązek zawarcia porozumienia pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową co do określenia zasad wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli zgoda nie zostanie osiągnięta, należy ustanowić regulamin, po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Według wprowadzonej definicji, praca zdalna oznacza wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wyznaczonym przez pracownika oraz uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania zatrudnionego oraz z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Do obowiązków pracodawcy należą:

• dostarczenie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych materiałów i narzędzi pracy, a także zapewnienie instalacji, serwisu i konserwacji urządzeń technicznych,
• zorganizowanie pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych i innych wydatków bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
• ustalenie wysokości ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie materiałów niezapewnionych przez pracodawcę np. prywatnego laptopa.

Zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów energii elektrycznej i Internetu może zostać zastąpiony ryczałtem odpowiadającym ich przewidywalnej wysokości. Powinien on zostać dopasowany do różnych grup pracowników, niezależnie od wymiaru zatrudnienia (pełny/ niepełny etat) oraz formy współpracy – praca w pełni zdalna lub hybrydowa. Zwroty kosztów wypłacane przez pracodawcę zwolnione są z obciążeń publicznoprawnych, takich jak ZUS i PIT.

Praca zdalna w kodeksie pracy

Pracodawca ma prawo cofnąć wcześniej wydane polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Dotyczy to również sytuacji, w której nastąpiły zmiany warunków lokalowych i technicznych, uniemożliwiające dalsze wykonywanie pracy zdalnej. Nowelizacja przepisów przewiduje również, że w przypadku uzgodnienia sposobu współpracy w trakcie zatrudnienia, zarówno pracownik, jak i pracodawca może wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do tradycyjnej formy pracy w zakładzie. Termin nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Należy również pamiętać, że pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej pracownicy w ciąży oraz zatrudnionemu wychowującemu dziecko do 4. roku życia, sprawującemu opiekę nad innym członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności oraz rodzicowi dziecka dysponującego odpowiednią opinią o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia. Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie 7 kwietnia 2023 roku.

Sytuacja gospodarcza i polityczna – nie tylko w Polsce ale także na całym świecie – wciąż jest niestabilna i wymaga podejmowania decyzji, które pozwolą przetrwać ten wymagający czas.
Rozporządzenie o płacy minimalnej w 2023 roku to odpowiedź polskiego rządu na rosnące ceny dóbr i usług, na które wielu z nas zwyczajnie dziś nie stać. Dokument został przyjęty przez Radę Ministrów 13 września 2022 roku i dotyczy minimalnego wynagrodzenia wraz z nową stawką godzinową dla umów cywilnoprawnych. Rozporządzenie weszło w życie 1 stycznia 2023 – co to oznacza dla każdego z nas? O tym dowiecie się w naszym artykule!

Rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2023

Najważniejszą informacją dla każdego z nas jest fakt, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie – i to w dwóch etapach. Pierwszy z nich ma moc prawną od czasu wejścia w życie rozporządzenia, czyli 1 stycznia 2023 roku. Od tego dnia, wysokość minimalnego wynagrodzenia wynosi 3490 zł brutto. Oznacza to, że w porównaniu z rokiem 2022, wartość najniższej pensji wzrośnie o 480 zł, czyli 15,9%. Drugi etap podwyżek rozpocznie się od 1 lipca 2023, kiedy najniższa pensja krajowa będzie wynosiła 3600 zł brutto. W porównaniu z rokiem 2022 będzie to wzrost wynoszący 19,6% w kwocie 590 zł.

Rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2023 roku

Podwyżce ulega nie tylko wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, ale także stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych. Ona również będzie wzrastała dwuetapowo. W pierwszej kolejności, od 1 stycznia 2023 roku wzrosła do 22,80 zł brutto za godzinę — czyli o 3,10 zł lub 15,7% w porównaniu z 2022 rokiem. Drugi etap podwyżek przypadnie na 1 lipca 2023, kiedy stawka godzinowa wzrośnie do 23,50 zł brutto – jest to 3,80 zł i jednocześnie 19,3% w porównaniu z rokiem 2022.

Dlaczego wzrasta wysokość minimalnej stawki godzinowej oraz wynagrodzenia za pracę?

Wpływ na zmiany stawek mają nie tylko wojna na Ukrainie czy wysoka stopa inflacji. Zgodnie z szacunkami Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, w sierpniu 2022 roku stopa bezrobocia w Polsce osiągnęła poziom 4,9 proc. Rząd, wraz z Rozporządzeniem, wprowadza podwyżki, które mają pomóc przetrwać ten trudny czas i umożliwić oszczędzanie. Należy jednak pamiętać, że wszystkie podane wyżej kwoty są kwotami brutto, co oznacza, że nie jest to rzeczywista kwota, jaką otrzymają na swoje konta najmniej zarabiający Polacy. Od podanych wysokości pensji należy jeszcze odjąć społeczne i zdrowotne składki ZUS.
Jak możemy przeczytać na stronie Rządu RP, od 1 lipca 2023 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie w porównaniu do 2015 r. o 1850 zł, czyli o niecałe 106%. Dzięki podwyżkom stawek i najniższego wynagrodzenia ok. 3 mln osób otrzyma wyższą pensję.

Jakie mogą być efekty wzrostu wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę i stawki godzinowej?

Pracownicy zarabiający najmniej będą grupą, która najbardziej odczuje korzyści z wprowadzanych na podstawie Rozporządzenia zmian w 2023 roku. Należy jednak pamiętać, że wyższa pensja dla najmniej zarabiających pracowników to także konieczność podnoszenia wysokości wynagrodzenia pracowników, którzy oczekują proporcjonalnego
wyrównania z wysokością najniższej płacy. Jest to zatem związane z większymi kosztami samych przedsiębiorców, co w efekcie może przełożyć się na redukcję zatrudnienia i falę zwolnień. Szczególne znaczenie ma to w momencie trudnej sytuacji gospodarczej, która jest aktualnie niezwykle niestabilna i wiele firm zwyczajnie nie będzie stać na to, by zaoferować wszystkim swoim pracownikom wyższego wynagrodzenia. Szczególnie w związku z rosnącymi opłatami za prąd, gaz, a nawet wodę czy pozostałe media, a także wynajem lokali i budynków, w których prowadzą swoją działalność.

Które z nowych regulacji podatkowych wprowadzonych, Państwa zdaniem, w 2022 roku są najbardziej dokuczliwe, a które najbardziej przyjazne dla przedsiębiorców? I dlaczego? Na te pytania odpowiada Ewa Polakowska, Operational Manager w EFF.

Ocena zmian podatkowych

„Niewątpliwie podatkowym antybohaterem 2022 roku jest Polski Ład w obszarze podatku dochodowego od osób fizycznych, który wprowadził niesamowity chaos. W niektórych przypadkach pracownicy działów płac wciąż głową się, jak prawidłowo naliczyć wynagrodzenia, a wielu Polaków wciąż nie wie do końca, jak podatek ostatecznie zapłaci za ten rok, gdyż okaże się to dopiero przy rocznym rozliczeniu. Trudno w tej sytuacji sensownie planować swoje wydatki, podczas gdy przy rosnących cenach i ratach kredytów tysiące rodaków liczy każdą wydaną i zaoszczędzoną złotówkę.

Pozytywnie oceniam uproszczenia w podatku VAT, które weszły w życie pod koniec 2021, jak i kolejne planowane od 2023, czyli pakiety Slim VAT 2 i 3, które zdejmują z podatników część uciążliwości związanych z rozliczaniem VAT oraz ułatwiają i przyspieszają zwroty podatku. Na zmianach skorzystają szczególnie mniejsze firmy, które dzięki wyższemu limitowi sprzedaży zyskają status małego podatnika i związane z tym znaczące uproszczenia. A mniej biurokracji to niższe wydatki.

Warto odnotować, że 2022 jest pierwszym pełnym rokiem obowiązywania nowych przepisów VAT dla branży e-commerce, które weszły w życie w całej Unii Europejskiej w połowie ubiegłego roku. Obserwujemy rosnącą liczbę polskich firm, które handlują na skalę międzynarodową i korzystają z rozwiązania VAT OSS, które znacząco upraszcza międzynarodowe rozliczenia VAT i pozwala uniknąć uciążliwego rejestrowania się do podatku VAT w wielu krajach. Bardzo dobrze, że w tak trudnych czasach weszło w życie rozwiązanie podatkowe tak bardzo sprzyjające rozwojowi biznesu.

Cieszy mnie zapowiadana nowelizacja przepisów dotyczących podatku od osób prawnych, w szczególności odłożenie wejścia w życie przepisów o podatku minimalnym oraz uchylenie regulacji o ukrytej dywidendzie.

Dla wielu firmy utrzymanie rentowności i wypłacalności jest obecnie ogromnym wyzwaniem, a dodatkowe obciążenia podatkowe mogłyby być przysłowiowym gwoździem do trumny. Chociaż w tym przypadku mamy raczej do czynienia z wycofaniem się z wcześniejszych złych pomysłów, niż z wprowadzaniem zmian sprzyjających podatnikom.

Niestety w naszym kraju bolączką bywają nie tyle same przepisy, co sposób ich wprowadzania. Jak wiadomo, rozwojowi biznesu sprzyja stabilności i przewidywalność, a zmienność przepisów podatkowych jest w Polsce tak duża, że trudno jest zaplanować cokolwiek z odpowiednim wyprzedzeniem. Długoterminowy rozwój, w tym inwestowanie, czy zaciąganie kredytów, wymaga planowania i przewidywania na kilka lat wprzód. Moim zdaniem polskie władze przy uchwalaniu zmian podatkowych wciąż zbyt mało biorą pod uwagę czas i koszty dostosowania systemów informatycznych, co prowadzi niejednokrotnie do pospiesznego wdrażania zmian ogromnym kosztem lub wręcz nie jest możliwe wdrożenie zmian w terminie z powodu braku dostępności wystarczającej liczby specjalistów IT. Prowadzi to do chaosu i niepotrzebnego stresu. Przykładem jest chociażby obowiązkowa e-faktura (KSeF), której termin wprowadzenia był kilkukrotnie przesuwany, aż w końcu Rada UE nie zgodziła się na wprowadzenie tego rozwiązania wcześniej, niż w 2024 r.

Z tych powodów polskim przedsiębiorcom często trudno jest odnaleźć się w gąszczu nieustannych zmian regulacyjnych. Wspieramy ich w tym, jak możemy, ale życzylibyśmy sobie aby państwo polskie wprowadzało nowe przepisy z większą rozwagą i szacunkiem dla swoich przedsiębiorców i podatników.”

Wraz ze zmianami, jakie weszły w życie z Nowym Ładem, Ministerstwo Finansów zdecydowało się również na modyfikację PIT-2, który można składać już od nowego roku. Formularz oznaczony numerem 9 znacząco różni się od druku, jaki wypełniali pracownicy jeszcze niedawno. O najważniejszych zmianach, jakie mogą wpłynąć na wysokość miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, przeczytacie w naszym artykule.

Najważniejsze zmiany w nowym PIT-2

Pierwszą zmianą, która zwraca uwagę osób wypełniających formularz, jest sama jego długość. Od 2023 roku jest to trzystronicowy druk, w którym zawarto wszystkie oświadczenia i wnioski dla dochodów uzyskanych od 1 stycznia.

Kolejną zmianą jest także to, że z PIT-2 mogą skorzystać już nie tylko osoby zatrudnione na umowę o pracę, ale także te realizujące swoje obowiązki zawodowe w ramach umowy zlecenia lub o dzieło, a także pracujące na kontraktach lub członkowie zarządu.

Co więcej, nowością jest także fakt, że PIT-2 od 2023 roku może być składany więcej niż tylko jednemu płatnikowi, jak miało to miejsce w ubiegłych latach. Maksymalnie formularz można złożyć zatem u trzech pracodawców i choć nie jest on obowiązkowy, jeśli osoba zatrudniona zdecyduje się na złożenie druku 9, pracodawca nie może odmówić jego przyjęcia.

PIT-2 na umowie zlecenie

Jak wspomnieliśmy we wstępie, od nowego roku z 9. formularza mogą skorzystać nie tylko osoby zatrudnione w ramach umowy o pracę, ale także te działające na umowie zlecenie. Jest to duża zmiana, z której skorzysta wiele osób niemających do tej pory takiej możliwości. W ich przypadku, w ramach comiesięcznych rozliczeń, nie uwzględniano kwoty zmniejszającej podatek. Następowało to dopiero po rozliczeniu PIT, gdy Urząd Skarbowy zwracał im tę sumę.

Od nowego roku zleceniodawcy mogą upoważnić zleceniobiorcę do stosowania 1/12 kwoty zmniejszającej podatek lub 1/24 w przypadku, gdy łączony jest etat z umową zleceniem.

PIT-2 u więcej niż jednego pracodawcy

W przypadku, gdy jesteśmy zatrudnieni wyłącznie u jednego pracodawcy, w części C formularza wystarczy zaznaczyć wyłącznie pole ½ kwoty zmniejszającej podatek. Jeśli jednak realizujemy zlecenia dla więcej niż jednego przedsiębiorcy, mamy możliwość podzielenia kwoty wolnej od podatku między dwóch lub nawet trzech pracodawców.

Każdego roku przysługuje nam 3600 zł rocznie – jest to stała kwota wolna od podatku dla każdego pracownika. Miesięcznie możemy wykorzystać maksymalnie 1/12 (300 zł). Składając PIT-2 u dwóch płatników należy zatem każdego z nich upoważnić do realizowania 1/24 kwoty wolnej. Gdy składamy formularz 9. w trzech przedsiębiorstwach, możemy upoważnić ich wszystkich do stosowania 1/36 kwoty zmniejszającej. Będąc zatrudnionym z trzech miejscach, możemy również zdecydować się na złożenie wniosku wyłącznie u jednego lub u dwóch pracodawców — zawsze tak, aby łączna kwota wolna od podatku wynosiła 300 zł miesięcznie.

PIT-2A – dla kogo?

Co więcej, PIT-2 dotyczy wyłącznie podatników, którzy uzyskują dochody w ramach pracy lub umów cywilnoprawnych. Dla pozostałych dochodów obowiązuje druk PIT-2A, który skierowany jest do osób otrzymujących rentę lub emeryturę z zagranicy czy otrzymujących stypendium. Dotyczy on także członków spółdzielni otrzymujących oprocentowanie wkładów pieniężnych, skazanych lub aresztowanych, jednocześnie uzyskujących dochody z pracy. Ponadto dotyczy osób otrzymujących świadczenia integracyjne, świadczenia pieniężne z tytułu odbywania praktyk absolwenckich lub stażu uczniowskiego, świadczenia z Funduszu Pracy, świadczenie z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub żołnierzy otrzymujących świadczenia pieniężne wynikające z przepisów o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych RP.

Warto również wiedzieć, że złożony we wcześniejszych latach druk PIT-2 nie musi zostać ponownie złożony w nowym roku. Będzie to dla nas jednak korzystne w sytuacji, gdy przeprowadziliśmy się do innej miejscowości i musimy dojeżdżać do miejsca pracy, chcemy skorzystać z ulg dla małżonków lub samotnych rodziców, lub ulgi na powrót, ulgi 4+ bądź ulgi
dla pracujących seniorów (jeśli wcześniej nie złożyliśmy takiego wniosku).

Zgodnie z najnowszymi wytycznymi opublikowanymi przez portugalskie organy skarbowe (Autoridade Tributaria e Adueneira, czyli AT), faktury i inne stosowne dokumenty podatkowe muszą zawierać dwuwymiarowy kod kreskowy (kod QR) oraz niepowtarzalny kod dokumentu ATCUD (Sequential Number Validation Code).

Niepowtarzalny kod dokumentu – ATCUD

Polityka ta ma na celu ograniczenie szarej strefy, oszustw i uchylania się od płacenia podatków oraz poprawę przepływu faktur i transakcji pomiędzy podatnikami. Wszystkie portugalskie firmy (lub firmy zarejestrowane do portugalskiego podatku VAT) wystawiające faktury elektroniczne będą musiały zmodyfikować swoje systemy, aby były zgodne z nowymi normami prawnymi.

Kod dokumentu ATCUD musi być umieszczany na wszystkich fakturach i innych dokumentach podatkowych przesyłanych pomiędzy podmiotami zarejestrowanymi do portugalskiego VAT.
Niezależnie od metody, w tym zarówno faktur elektronicznych, jak i drukowanych, w jakiej są one dostarczane klientowi, kody ATCUD muszą być czytelne. Faktury papierowe i pliki PDF z podpisanymi podpisami będą mogły zawierać jedynie kod QR.

Kod ATCUD musi znajdować się na każdej stronie dokumentów wielostronicowych. Kod QR może znajdować się na pierwszej lub ostatniej stronie.

HMRC ogłosił nowy system kar oraz odsetek VAT, który zastąpi poprzedni system dopłat domyślnych (tzw. Default Surcharge). Zmiana będzie dotyczyła okresów sprawozdawczych rozpoczynających się 1 stycznia 2023 roku. W porównaniu do poprzedniego systemu, kary zostaną podzielone na 2 rodzaje: za spóźnione składanie deklaracji VAT oraz za dokonywanie spóźnionych płatności. Poniżej przedstawiamy nowy schemat naliczania kar dla obydwu przypadków.

Kara wynikająca ze spóźnionej deklaracji VAT

Będzie ona wymierzana według ustalonego systemu punktowego. Za każde opóźnienie w złożeniu deklaracji VAT, podatnik otrzyma 1 punkt karny. Po przekroczeniu poniższych progów, HMRC nałoży 200 GBP kary. Każda kolejna spóźniona deklaracja będzie się wiązała z otrzymaniem równie wysokiej kary (tj. 200 GBP).

Okres, po którym istnieje możliwość redukcji zebranych punktów do 0*, to kolejno:

• przy deklaracji składanej rocznie i progu kar wynoszącym 2 punkty, okres wynosi 24 miesiące;
• przy deklaracji składanej kwartalnie i progu kar wynoszącym 4 punkty, okres wynosi 12 miesięcy;
• przy deklaracji składanej miesięcznie i progu kar wynoszącym 5 punktów, okres wynosi 6 miesięcy.

*Pod warunkiem, że we wskazanym okresie wszystkie deklaracje zostaną złożone w terminie oraz podatnik upewni się, że HMRC otrzymało wszystkie zaległe deklaracje z poprzednich 24 miesięcy

Kara wynikająca ze spóźnionej płatności VAT

Będzie ona zależna od okresu po jakim podatnik uregulował swoje zobowiązanie VAT.

• przy okresie zaległości do 15 dni – HMRC nie nałoży kary (jeśli w tym czasie VAT zostanie zapłacony w całości lub podatnik uzgodni plan spłaty z urzędem);
• przy okresie zaległości od 16 do 30 dni – HMRC nałoży 2% kary (liczonej od wysokości podatku należnego);
• przy okresie zaległości 31 dni i więcej – kara wzrośnie do 4% (pierwsza kara nałożona w 15 dniu oraz kolejna kara nałożona w 30 dniu). HMRC nałoży drugą karę, naliczaną dziennie w wysokości 4% rocznie przez cały czas kiedy saldo będzie zaległe. Przestanie ona być naliczana w momencie, kiedy podatnik ureguluje zaległe saldo w całości bądź uzgodni plan spłaty z urzędem.

HMRC potwierdziło również, że przez pierwszy rok obowiązywania nowych zasad, nie będzie naliczał pierwszej kary wynikającej z opóźnionej płatności. Oznacza to, że jeśli podatnik ureguluje swoje zobowiązanie podatkowe w ciągu 30 dni po terminie płatności, urząd nie nałoży kary. Należy jednak pamiętać, że wyjątek ten będzie obowiązywał do 31 grudnia 2023 roku.

Oficjalne wytyczne dotyczące nowego systemu kar można znaleźć tutaj.

VAT UE to numer identyfikacyjny nadawany podatnikom na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. W Polsce jest to numer NIP poprzedzony prefiksem PL, uzyskiwany przez rejestrację na formularzu VAT-R. Bez niego nie sprzedasz towaru do innego państwa Unii ze stawką zero procent, a przy zakupie zapłacisz podatek, którego nie odliczysz.

VAT UE – co to jest

Numer VAT UE nie jest odrębnym numerem nadawanym od zera. To ten sam NIP, którym firma posługuje się w kraju, uzupełniony dwuliterowym kodem państwa. Polski podatnik o numerze NIP 1234567890 w transakcjach unijnych występuje jako PL1234567890.

Numer służy do jednoznacznej identyfikacji stron transakcji w systemie unijnym. Administracje skarbowe wymieniają między sobą dane o obrotach, a numer VAT UE jest kluczem, który łączy sprzedaż wykazaną w jednym państwie z zakupem wykazanym w drugim. Rozbieżność między tymi zapisami jest jednym z najczęstszych powodów kontroli.

W praktyce spotkasz kilka nazw tego samego numeru: NIP europejski, NIP unijny, numer VAT UE albo VAT ID. Wszystkie oznaczają to samo.

Kto musi zarejestrować się do VAT UE

Obowiązek rejestracji dotyczy podatników, którzy:

• dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czyli sprzedają towar do innego państwa Unii,
• dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, czyli kupują towar z innego państwa Unii,
• świadczą usługi dla podatników z innych państw Unii, gdy miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy,
• nabywają usługi od podatników z innych państw Unii, rozliczane w mechanizmie odwrotnego obciążenia.

Zgłoszenia dokonujesz przed pierwszą taką transakcją, nie po niej. Rejestracja z datą wsteczną jest możliwa, ale wiąże się z korektami i ryzykiem zakwestionowania stawki zero procent.

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT

Zwolnienie podmiotowe z VAT nie wyłącza obowiązku rejestracji do VAT UE. Podatnik zwolniony musi zarejestrować się, gdy wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczy w roku podatkowym 50 000 zł.

Poniżej tego progu rejestracja jest dobrowolna, ale często opłacalna. Bez numeru VAT UE zagraniczny sprzedawca doliczy do faktury swój lokalny podatek, którego polski przedsiębiorca zwolniony nie odliczy. Rejestracja do VAT UE nie powoduje utraty zwolnienia podmiotowego w transakcjach krajowych.

Jak uzyskać numer VAT UE

Numer nadaje naczelnik urzędu skarbowego na podstawie zgłoszenia VAT-R. Szczegółową procedurę, wraz z wypełnieniem właściwych części formularza i terminami, opisujemy w osobnym tekście o tym, jak uzyskać NIP europejski krok po kroku.

W skrócie: składasz VAT-R z zaznaczoną informacją o zamiarze rozpoczęcia transakcji wewnątrzwspólnotowych, a po rejestracji Twój NIP zostaje aktywowany w systemie VIES z prefiksem PL. Zgłoszenie jest wolne od opłat.

Jak sprawdzić numer VAT UE kontrahenta

Do weryfikacji służy system VIES, prowadzony przez Komisję Europejską. Wpisujesz kod kraju i numer, a system potwierdza, czy podmiot jest zarejestrowany na potrzeby transakcji unijnych.

Weryfikacja nie jest formalnością. Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów posiadanie ważnego numeru VAT UE nabywcy jest warunkiem zastosowania stawki zero procent. Jeśli numer okaże się nieaktywny, urząd może zakwestionować stawkę i naliczyć podatek według stawki krajowej.

Dlatego przy nowych kontrahentach warto:

• sprawdzić numer w VIES przed pierwszą transakcją,
• zachować potwierdzenie weryfikacji z datą,
• powtarzać sprawdzenie przy stałej współpracy, bo rejestracja może zostać wykreślona.

Obowiązki sprawozdawcze po rejestracji

Rejestracja do VAT UE nakłada obowiązki wykraczające poza zwykłe rozliczenie krajowe.

Informację VAT-UE składasz wyłącznie za okresy, w których wystąpiły transakcje wewnątrzwspólnotowe. Za miesiąc bez takich transakcji nie składasz nic. Co istotne, informację składa się miesięcznie także wtedy, gdy rozliczasz VAT kwartalnie.

Terminowe złożenie informacji VAT-UE jest warunkiem materialnym stawki zero procent przy dostawach wewnątrzwspólnotowych. Spóźnienie lub pominięcie transakcji może skutkować utratą prawa do tej stawki, chyba że opóźnienie zostanie należycie wyjaśnione.

Jak poprawić błąd w informacji VAT-UE

Pomyłki koryguje się przez złożenie informacji korygującej za okres, w którym błąd wystąpił. Korekta dotyczy najczęściej:

• błędnego numeru VAT UE kontrahenta,
• pominiętej transakcji,
• nieprawidłowej wartości dostawy lub nabycia,
• ujęcia transakcji w niewłaściwym okresie.

Korektę składasz niezwłocznie po wykryciu błędu. Przy pominiętej dostawie warto ją złożyć, zanim rozbieżność wykryje administracja skarbowa kraju nabywcy, bo wtedy sprawa wraca do polskiego urzędu jako zapytanie w ramach wymiany informacji.

Najczęstsze pytania

Czym różni się NIP od NIP europejskiego?

Niczym poza prefiksem. NIP europejski to ten sam numer NIP z dodanym kodem kraju, aktywowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Czy rejestracja do VAT UE jest płatna?

Nie, zgłoszenie VAT-R nie podlega opłacie skarbowej.

Czy muszę mieć VAT UE, kupując usługi z zagranicy?

Formalnie obowiązek dotyczy nabywania usług rozliczanych w miejscu siedziby nabywcy. W praktyce bez numeru zagraniczny usługodawca doliczy swój lokalny podatek, którego nie odliczysz.

Co znaczy, że numer VAT UE jest nieaktywny w VIES?

Że podmiot nie jest obecnie zarejestrowany na potrzeby transakcji unijnych. Nie wolno wtedy stosować stawki zero procent, a transakcję trzeba rozliczyć na zasadach ogólnych.

Czy podatnik zwolniony z VAT może mieć numer VAT UE?

Tak. Zwolnienie podmiotowe w transakcjach krajowych nie koliduje z rejestracją do VAT UE i nie powoduje jego utraty.

Czy informację VAT-UE składa się przy braku transakcji?

Nie. Za okresy bez transakcji wewnątrzwspólnotowych nie ma obowiązku składania informacji.

Rejestracja i rozliczenia VAT w kilku krajach

Numer VAT UE wystarcza do transakcji wewnątrzwspólnotowych, ale nie zastępuje rejestracji lokalnej. Jeśli przekraczasz limity sprzedaży wysyłkowej, magazynujesz towar w innym kraju albo świadczysz usługi opodatkowane na miejscu, potrzebujesz numeru VAT w tym państwie.

Zajmujemy się rejestracją i rozliczeniami VAT dla firm działających w kilkunastu krajach europejskich, od zgłoszenia po comiesięczne deklaracje lokalne. Sprawdź naszą ofertę rozliczeń VAT albo skontaktuj się z nami, jeśli chcesz omówić konkretny rynek.

Unia Europejska jest unią gospodarczą, dzięki czemu w wielu przypadkach przepisy prawne związane z prowadzeniem firmy zostały ujednolicone. Oczywiście wciąż istnieje wiele zasad, które pozostały niezmienione, stąd widoczne są znaczne różnice m.in. w rozliczaniu się podmiotów. Należy o tym pamiętać szczególnie wtedy, kiedy sami planujemy otwarcie biznesu na terenie np. Niemiec. Dlatego też przyjrzyjmy się bliżej różnicom między polskimi normami a tymi u naszego zachodniego sąsiada.

Księgowość w Niemczech – na co uważać?

Choć może dla niektórych jest to oczywiste, to często największym problemem jest sam język. Zarówno w języku polskim, jak i niemieckim są takie wyrażenia, które trudno przetłumaczyć adekwatnie. Stąd może wynikać dużo nieścisłości, szczególnie na samym początku działalności. Dodatkowo warto pamiętać, że każdy land może mieć inne przepisy podatkowe. Dlatego też warto dokładnie zapoznać się i z normami prawnymi kraju, i z normami danego landu.

Ogólnymi różnicami między polską a niemiecką księgowością są:

• Definicja roku obrotowego – w kraju ze stolicą w Berlinie rok obrotowy może trwać 12 miesięcy, a więc tyle, co rok kalendarzowy. co ciekawe, może on ulec skróceniu, za to nigdy wydłużeniu. Krótsze lata mają związek m.in. z otwarciem działalności, z jej zamknięciem, a nawet i z jej sprzedażą. W Polsce natomiast rok obrotowy trwa najczęściej 12 miesięcy i nie może być krótszy. Są jednak wyjątkowe sytuacje, kiedy to może dojść do jego wydłużenia.
• Zasady i terminy składania sprawozdań finansowych – w naszym kraju możliwe jest zwolnienie z prowadzenia pełnej księgowości, a także sporządzania sprawozdań. Takim przepisom podlegają płatnicy, których przychody nie przekroczyły 2 000 000 euro. Co więcej, muszą to być jednocześnie spółki cywilne oraz jawne osób fizycznych, a także spółki partnerskie rozliczające się osobno lub liniowo. Natomiast w Niemczech sprawozdania muszą sporządzać wszystkie spółki kapitałowe, osobowe oraz jednoosobowe działalności gospodarcz-e, które wykazały zyski na poziomie ponad 60 000 euro przez cały rok kalendarzowy. W przypadku dwóch ostatnich wymienionych podmiotów mają one 12 miesięcy od zakończenia roku obrotowego na złożenie sprawozdania. W przypadku spółek kapitałowych ten czas uzależniony jest od ich wielkości – małe mają 6 miesięcy, a średnie i duże 3 miesiące. W Polsce pracownicy księgowi mają do trzech miesięcy od zakończenia roku, aby przygotować odpowiednie dokumenty.
• Terminy przechowywania dokumentacji – niemieckie prawo stanowi, że przechowywanie dokumentacji księgowej w niektórych przypadkach może trwać nawet do 10 lat. W Polsce należy przechowywać wszelkie pisma do pięciu lat od zamknięcia roku podatkowego.
• Nieadekwatność pojęć Kapitalrücklage i Gewinnrücklage w stosunku do pojęć kapitał rezerwowy i zapasowy.
• Rejestracja VAT w Niemczech – nie każda działalność będzie wymagała rejestracji VAT w Niemczech. Jednak, jeśli będzie ona związana z budownictwem, sprzedażą z magazynu na terenie naszych zachodnich sąsiadów, sprzedażą wysyłkową z Polski, sprzedażą towarów na terenie landów lub transportem osób przez ich teren, wtedy konieczne będzie odprowadzenie podatku za granicą. W pozostałych przypadkach możliwe będzie rozliczanie się fakturami ze stawką 0% VAT.

Jak widać różnic jest wiele i są one niezwykle istotne. Właśnie dlatego zastanawiając się nad otworzeniem działalności na terenie Niemiec, warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy znają doskonale przepisy zarówno polskie, jak i zagraniczne. Dzięki temu nie trzeba będzie się martwić o to, czy przepisy zostały poprawnie zinterpretowane – księgowością zajmie się zewnętrzna firma posiadająca doświadczenie w tego typu działaniach. Co więcej, jej pracownicy mają obowiązek bycia na bieżąco ze wszystkimi wprowadzanymi zmianami zarówno w prawie niemieckim, jak i naszym, rodzimym. Jeśli więc zależy Ci na prowadzeniu firmy w kraju ze stolicą w Berlinie, to koniecznie rozważ współpracę z fachowcami!

Prowadzenie firmy to duży obowiązek, który wiąże się nie tylko z koniecznością znajomości branży, w jakiej się działa, ale także innych branż, mających bezpośredni wpływ na przedsiębiorstwo. Najważniejszą z nich jest księgowość. Im większa marka, tym więcej osób z doświadczeniem w branży może zatrudnić. Jednak w obecnych czasach jest również inne rozwiązanie, coraz chętniej stosowane. Chodzi o outsourcing, obejmujący także usługi z zakresu accounts payable. Co kryje się pod tym pojęciem? Dlaczego warto korzystać z usług firmy zewnętrznej? Tego dowiesz się z naszego artykułu.

Accounts payable – co to jest?

Jest to jeden z trzech najpopularniejszych działów w księgowości w firmach z sektorów Shared Services Center (SSC), a także Business Process Outsourcing (BPO). Accounts payable to nic innego, jak księgowość zobowiązań. Zadania wykonywane przez ten dział polegają przede wszystkim na kontroli poprawności danych, co ma przełożyć się na terminowe płatności za faktury. W ramach tego działu rejestruje się dokumenty w specjalnym systemie lub też od razu w przeznaczonym do tego środowisku ERP. Istnieją już także automatyczne procesy rozliczeń, które pozwalają na to, aby pracownik musiał tylko sprawdzać poprawność wszystkich informacji, takich jak data wystawienia faktury, kwota podatku VAT czy też kwota całkowita.

W ramach outsourcingu accounts payable wykonywana jest także dystrybucja faktur po ich zarejestrowaniu. Istnieje wiele różnych struktur, które są do tego wykorzystywane. Można je z powodzeniem dostosować do indywidualnych potrzeb każdej firmy. Co więcej, dochodzi również do kodowania faktur kosztowych. To niezwykle ważny etap, ponieważ pozwala na przypisanie wydatku do odpowiedniego konta. W konsekwencji zapewni to przejrzystość całego procesu, a także zgodność z normami prawnymi związanymi z rachunkowością. Oczywiście oprócz tego dochodzi również do przypisania kosztów do miejsca ich powstawania.

Kolejnym aspektem, który wchodzi w skład accounts payable, jest księgowanie faktur zamówieniowych. To często żmudny proces, który wymaga wielu godzin porównywania i kontrolowania, czy wszystko na pewno się zgadza.

Wszystkie te wyżej wymienione działania dla wielu firm mogą okazać się zbyt pracochłonne, co jest całkowicie normalne. Właśnie dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie zwrócenie się o pomoc do firmy zewnętrznej. Zajmie się ona accounts payable w ramach outsourcingu. Dzięki temu nie trzeba będzie zatrudniać dodatkowych osób, które posiadają odpowiednie kompetencje, co wiązałoby się po pierwsze z większymi kosztami, a po drugie z poświęceniem czasu na sam proces rekrutacji i proces wdrożeniowy.

Accounts payable? Outsourcing to najlepsze rozwiązanie!

Największą zaletą outsourcingu accounts payable jest fakt, że wszystkimi działaniami zajmuje się zewnętrzna firma. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi czynnie brać udziału w księgowaniu każdej faktury w systemie czy sprawdzać zgodności wprowadzonych danych z dokumentami. Co więcej, zewnętrzne jednostki chcąc zadbać o własną reputację, pilnują skrupulatności oraz poprawności wykonywanych działań. Warto także dodać, że dzięki temu wszelkiego rodzaju dane wrażliwe nie trafią w ręce nieupoważnionych osób. Będą one kierowane bezpośrednio do odpowiednich pracowników zajmujących się daną częścią księgowości.

Oprócz tego, accounts payable w ramach outsourcingu pozwoli skupić się księgowym w firmie na innych, ważniejszych obowiązkach. Ich praca związana z fakturowaniem może się ograniczać tylko i wyłącznie do weryfikacji dokumentu, jednak bez konieczności kodowania go. Warto także podkreślić, że tego typu współpraca pozwoli upewnić się, że firma zapłaci jedynie za te towary, które faktycznie zamówiła. Wszystkie procesy odbywają się elektronicznie. Właśnie dlatego accounts payable w ramach outsourcingu jest doskonałym rozwiązaniem!

Kim jest AP accountant

AP accountant, czyli księgowy zobowiązań, odpowiada za obsługę faktur kosztowych od momentu ich wpływu do firmy aż do zapłaty. W strukturach centrów usług wspólnych to jedno z najczęściej obsadzanych stanowisk księgowych.

Zakres obowiązków obejmuje:

• weryfikację i rejestrację faktur zakupowych w systemie ERP,
• kodowanie kosztów i przypisywanie ich do właściwych kont oraz centrów kosztowych,
• dopasowywanie faktur do zamówień i dokumentów przyjęcia towaru,
• obsługę procesu akceptacji i przygotowanie płatności,
• wyjaśnianie rozbieżności z dostawcami i działami wewnętrznymi,
• uzgadnianie sald kont zobowiązań i raportowanie na zamknięcie okresu.

Jakie kompetencje są potrzebne

Wbrew nazwie stanowiska pełne wykształcenie księgowe nie zawsze jest wymagane. Na poziomie juniorskim liczą się przede wszystkim dokładność, umiejętność pracy z dużą liczbą dokumentów i znajomość języka obcego, w którym prowadzona jest obsługa danego rynku.

Pracodawcy najczęściej oczekują:

• znajomości języka angielskiego, a przy obsłudze konkretnych krajów także niemieckiego, francuskiego lub języków skandynawskich,
• praktycznej obsługi Excela i doświadczenia w systemie ERP, najczęściej SAP lub Oracle,
• podstaw rachunkowości i rozumienia mechanizmu VAT,
• umiejętności komunikacji z dostawcami, bo znaczna część pracy to wyjaśnianie niezgodności.

Ścieżka kariery i wynagrodzenie

Typowa ścieżka prowadzi od stanowiska juniorskiego przez samodzielnego księgowego zobowiązań do roli seniora lub team leadera, a następnie do zarządzania procesem albo przejścia do obszaru pokrewnego, na przykład accounts receivable czy kontrolingu.

Na wysokość wynagrodzenia wpływają przede wszystkim:

• język obsługi – stanowiska wymagające niemieckiego lub języków nordyckich są wyceniane wyżej niż anglojęzyczne,
• poziom doświadczenia i samodzielność w obsłudze pełnego procesu,
• lokalizacja centrum usług, z wyraźną różnicą między Warszawą a mniejszymi ośrodkami,
• zakres odpowiedzialności, w tym udział w zamknięciach okresu i kontakt z audytorem.

Aktualne widełki dla poszczególnych poziomów najlepiej sprawdzać w raportach płacowych firm rekrutacyjnych, ponieważ zmieniają się co roku wraz z sytuacją na rynku pracy w sektorze usług wspólnych.

AP accountant a specjalista P2P

Nazwy bywają używane wymiennie, ale nie znaczą tego samego. AP accountant koncentruje się na fakturach i zobowiązaniach. Specjalista P2P obsługuje szerszy proces, od zapotrzebowania i zamówienia aż do płatności, obejmujący także współpracę z zakupami. Różnice opisujemy dokładniej w artykule o tym, jak działa proces purchase to pay.

W praktyce w mniejszych organizacjach jedna osoba łączy oba zakresy, a w dużych centrach usług wspólnych funkcje są rozdzielone między osobne zespoły.